Strategi Mengatasi Kerugian Proyek Gedung : Procurement Subkontraktor (Planning Process)

Pada tulisan sebelumnya telah dipetakan penyebab kerugian proyek pada kelompok biaya subkontraktor. Penyebab tersebut dapat dijadikan checklist dalam membuat rencana strategi dalam mengatasi kerugian proyek pada aspek ini. Pada tulisan ini dibahas strategi -strategi berdasarkan pengalaman pada proses planning aspek procurement.

 

Strategi-strategi yang direncanakan dikelompokkan berdasarkan proses yang ada pada procurement. Proses procurement berdasarkan PMBOK dibagi dalam beberapa tahap, yaitu:

  1. Procurement Planning. Proses ini menentukan apa dan kapan melakukan pengadaan atau pembelian.
  2. Solicitation Planning. Mendokumentasikan kebutuhan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber yang potensial.
  3. Solicitation. Perolehan penawaran, bids, atau proposal sesuai keperluan.
  4. Source Selection. Memilih rekanan dari beberapa yang potensial
  5. Contract Administration. Mengelola relasi dengan rekanan.
  6. Contract Closeout. Penyelesaian dan penutupan kontrak.

Proses-proses pada Procurement Proyek berdasarkan PMBOK

Terdapat beberapa langkah strategis yang dianggap telah mampu untuk membuat kinerja biaya proyek lebih baik dari sebelumnya berdasarkan pengalaman dan pengamatan. Pada tulisan ini dibahas strategi pada proses planning procurement.

Procurement Planning

  • Melakukan “make” atau mengadakan sendiri item pekerjaan yang dirasa dapat memberikan keuntungan lebih tinggi dan dapat dikelola dengan mudah dari item pekerjaan yang biasa dikerjakan oleh subkontraktor. Contoh sederhana adalah pada pekerjaan alat-alat M/E. Pengadaan alat M/E sebenarnya mudah dan pihak supplier sering memberikan discount yang cukup besar.
  • Mensubkontraktorkan pekerjaan yang dirasa kurang dapat dikelola dan memiliki risiko yang tinggi. Ini istilahnya dalam PMBOK adalah “buy”. Mensubkontraktorkan pekerjaan tersebut akan membuat biaya lebih murah karena mengalihkan pekerjaan yang dirasa kurang mampu untuk dikelola kepada pihak yang lebih mampu akan sangat menekan risiko yang terjadi. Jadi harus dipertimbangkan item pekerjaan rugi yang biasanya dikerjakan sendiri untuk disubkontraktorkan dengan catatan di atas.
  • Menggunakan lebih dari satu subkontraktor pada suatu pekerjaan spesialis karena alasan tingginya tingkat kompleksitas pekerjaan subkontraktor. Strategi ini dilakukan untuk mengecilkan tingginya kompleksitas pekerjaan yang ada.
  • Memotong jalur rantai supply material yang diambil alih. Rantai yang panjang akan membuat harga semakin tinggi karena masing-masing pihak pasti akan mengambil keuntungan atas jasanya. Masalah ini lebih detil dibahas dalam strategi procurement material.
  • Menentukan jenis kontrak yang sesuai. Jenis kontrak yang tepat akan membuat alokasi risiko yang tepat pula. Risiko harus dialokasikan sesuai kepada pihak yang paling mampu untuk mengatasinya. Kontrak adalah media untuk mengalokasikan risiko yang terjadi. Belum tentu jenis kontrak lump sum adalah yang terbaik. Bisa saja jenis kontrak yang lain akan lebih menguntungkan. Ini tergantung kondisi yang ada. Contoh pada suatu pekerjaan yang dimana volume pekerjaan sulit dipastikan. Ketidakpastian ini akan menjadi suatu risiko yang dipertimbangkan oleh subkontraktor. Mereka akan membuat risk contigency atas risiko ini yang seringkali over estimate. Dengan analisis yang matang mengenai probabilitas masalah ini, dapat saja kontrak dibuat unit price.
  • Mengkaji trend harga berdasarkan waktu sebagai dasar menentukan waktu yang tepat untuk melakukan procurement. Kajian ini akan menentukan kapan harus mengikat harga. Momentum waktu akan memegang peranan penting. Pada dasarnya hargg diikat lebih cepat karena alasan inflasi harga akan lebih murah jika diikat lebih dini. Namun, dengan mempertimbangkan aspek yang lain, harga dapat saja lebih murah. Strategi ini harus mempertimbangkan master schedule proyek. Penerapan strategi ini jangan sampai menghambat pelaksanaan proyek. Semuanya harus optimal berdasarkan waktu. Diperlukan data pasar dan trend nya serta data master schedule proyek dalam menentukan kapan procurement harus dilakukan.
  • Melakukan tender subkontraktor yang lebih awal. Hal ini akan memberikan waktu yang memadai dalam melakukan evaluasi dan negosiasi sehingga hasil yang didapat akan lebih baik.
  • Menggunakan sistem Kontrak payung. Sistem kontrak payung akan membuat skala pekerjaan jadi lebih besar sehingga harga dapat ditekan dibawah rata-rata.
  • Menggunakan petugas procurement yang memiliki pengetahuan dan kemampuan yang handal dalam negosiasi serta attitude yang baik. Menugaskan personil dengan kriteria tersebut akan mampu menekan biaya kerugian proyek karena mampu menganalisis dan mengevaluasi penawaran, mencari alternatif yang memadai, mampu bernegosiasi dengan baik dan tidak membuat “kebocoran”.

 

Solicitation Planning

  • Memperjelas dan mendetilkan lingkup pekerjaan, spesifikasi, dan volume pekerjaan sesuai dokumen kontrak. Kadang-kadang kontraktor harus memperjelas item yang kurang jelas dan berpotensi menimbulkan ambiguitas. Kejelasan lingkup sangat penting dalam memastikan biaya proyek. Ketidakjelasan yang dialihkan seringkali membuat konflik, keterlambatan dan ketidakpercayaan dari pihak subkontraktor. Sehingga sebelum melakukan lelang pekerjaan subkontraktor, pemberi tugas harus lebih mendetilkan lingkup pekerjaan tersebut sedemikian ketidakjelasan dapat ditekan semaksimal mungkin.
  • Mencari alternatif spesifikasi yang paling kompetitif dalam batasan syarat teknis yang ada. Dalam syarat spesifikasi biasanya memberikan lebih dari satu alternatif spesifikasi yang setara. Alternatif spesifikasi memungkinkan pihak penyedia jasa untuk mendapatkan harga yang paling kompetitif sehingga harga kontrak dapat ditekan. Menggunakan single spesifikasi akan memicu monopoli yang pada akhirnya menimbulkan biaya yang tinggi.
  • Mencari informasi lain terkait alternatif spesifikasi yang tidak tercantum dalam syarat spesifikasi teknis namun memiliki kualitas dan kehandalan yang minimal sama atau bahkan lebih tinggi namun memiliki harga yang lebih kompetitif. Perlu disadari adalah bahwa tidak ada design yang sempurna. Semakin banyak informasi akan memberikan data spesifikasi yang lebih baik dan lebih kompetitif. Untuk ini perlu komunikasi yang intens dan terbuka dengan pihak proyek yang terkait terutama perencana dan atau Owner.
  • Membuat skema pembayaran sedemikian secara cash flow tidak menyebabkan negatif cash flow pada saat pelaksanaan oleh subkontraktor. Negatif cash flow jelas menyebabkan bunga bank yang pada akhirnya akan menjadi dasar mark up dalam penawaran subkontraktor yang seringkali over estimate atau lebih besar dari yang seharusnya. Kalaupun kondisi kurang memungkinkan maka adanya negatif cash flow harus ditekan semaksimal mungkin. Jadi sebaiknya dibuat simulasi cash flow pada masing-masing pekerjaan subkontraktor. Lalu diusahakan agar tidak terjadi negatif cash flow dalam bentuk uang muka, pembayaran pertama atau skema pembayaran via bank seperti SKBDN , KMK atau yang lain. Uang muka dan pembayaran pertama haruslah dalam angka yang sesuai berdasarkan rencana cash flow. Uang muka tidak selalu harus tetap 10%. Bisa saja memberikan uang muka 5% jika dengan itu cash flow tidak negatif. Ini sangat situasional.
  • Jika pembayaran dilakukan via bank, maka carilah skema dengan fee yang paling kecil. Fee merupakan dasar mark up penawaran subkontraktor. Semakin kecil fee maka akan semakin kecil pula faktor mark up.
  • Memberikan kepastian pembayaran. Adanya kepastian akan menurunkan persepsi tingginya negatif cash flow yang berujung pada tingginya bunga bank yang harus dicadangkan.
  • Mengusahakan waktu pelaksanaan yang optimal. Tidak terlalu lama dan tidak terlalu cepat. Masa pelaksanaan yang terlalu lama akan membuat biaya overhead subkontraktor meningkat, dan masa pelaksanaan yang terlalu singkat akan meningkatkan biaya lembur. Jadi harus optimal dan tepat waktunya.
  • Bekerja sama dalam hal pemakaian fasilitas pelaksanaan bersama seperti listrik, kantor sementara, alat kerja, dan yang lain tanpa menghambat pelaksanaan proyek. Kerja sama ini akan menekan biaya transportasi pengadaan fasilitas. Akan terjadi double cost apabila tidak dilakukan kerja sama ini.
  • Mengkoordinir pekerjaan penunjang yang harus dikerjakan seperti kebersihan dan safety serta security. Kontraktor sebaiknya mengkoordinir kebersihan atau housekeeping, safety, dan security. Ini juga dalam rangka menekan double cost. Koordinasi ini harus disampaikan saat tander subkontraktor agar didapat kejelasan mengenai biayanya.
  • Membuat kriteria penilaian subkontraktor yang komprehensif dan memadai. Seringkali kriteria penilaian adalah yang paling murah tanpa memperhatikan aspek yang lain. Perlu diketahui adalah bahwa paling murah bukan berarti paling untung. Paling murah tanpa pertimbangan yang lain akan menjadi hidden cost dalam pelaksanaan proyek.
  • Menyampaikan prosedur birokrasi pada saat sebelum disampaikan penawaran harga. Ini dikomunikasikan tertulis dan sebaiknya dikonfirmasikan pada saat aanwijing.
  • Mengasuransikan dampak force majeure seperti huru-hara atas faktor ketidakstabilan sosial, politik, dan keamanan. Asuransi ini harus dilakukan oleh kontraktor dan dipastikan lingkup asuransi ini. Informasi mengenai masalah ini harus disampaikan kepada para calon subkontraktor agar tidak lagi mencadangkan biaya atas risiko tersebut.
  • Mempercepat keputusan pemenang dan segera memberikan uang muka kepada subkontraktor. Hal ini dilakukan jika terjadi ketidakpastian ekonomi yang cukup tinggi sedemikian mempengaruhi harga penawaran.
  • Mencari data kondisi cuaca dan membuat trendnya secara bulanan. Data ini akan berguna untuk mengurangi persepsi yang terlalu berlebihan mengenai faktor cuaca. Persepsi yang berlebihan akan membuat asumsi produktifitas menjadi kecil dan akhirnya menimbulkan biaya yang tinggi.
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Biaya, Manajemen Pengadaan, Manajemen Risiko and tagged , , , , , , . Bookmark the permalink.

One Response to Strategi Mengatasi Kerugian Proyek Gedung : Procurement Subkontraktor (Planning Process)

  1. umar says:

    thanks …sip banget solusinya

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>