Pentingnya Menilai Enterprise Enviromental Factor

Enterprise Enviromental Factors adalah kondisi dimana tidak dalam kendali tim proyek yang mempengaruhi, membatasi, atau mengarahkan jalannya proyek. Faktor ini dipertimbangkan menjadi input pada banyak proses planning termasuk project management plan yang dapat mempengaruhi hasil akhir yang positif atau negatif.

Faktor-faktor ini tentunya harus diidentifikasi dan dicatat menjadi salah satu dokumen penting proyek. Faktor tersebut dapat bervariasi secara lebar. Dalam PMBOK tidak dirinci penjelasan terhadap faktor-faktor ini. Namun dapat dipersepsikan berdasarkan pengalaman mengerjakan di proyek. Berikut penjelasan dan contoh dari beberapa faktor tersebut:

  • Organizational culture, structure, and governance. Merupakan situasi organisasi berupa budaya, struktur, dan penguasaan bagi pelaksana proyek baik secara internal dan eksternal. Penilaian atas budaya yang positif misalnya adalah budaya kerja keras dan profesional. Sedangkan yang negatif seperti lemahnya garis kepemimpinan, ketidakjelasan, cari muka, birokratis yang berbelit-belit. Struktur organisasi seperti bentuk yang efisien atau gemuk.
  • Geographic distribution of facilities and resources. Merupakan sebaran lokasi atas sumberdaya dan fasilitas yang akan digunakan dalam pelaksanaan proyek. Contohnya adalah sumber material utama seperti semen, besi tulangan, kayu untuk bekisting, lokasi rental alat berat. Jika proyek berada di remote area, harus dipetakan lokasi sumber daya tersebut. Termasuk fasilitas yang dibutuhkan oleh proyek seperti lokasi test material.
  • Goverment or industry standart. Ini berupa peraturan, code, standart produk, standart kualitas, kualitas pekerja, dan lainnya. Code, standart, dan peraturan adalah yang terkait secara spesifik dengan proyek yang akan dilaksanakan. Ini harus teridentifikasi saat memulai perencanaan manajemen proyek (project management plan).
  • Infrastructure. Seperti fasilitas eksisting, peralatan, kondisi sarana dan prasarana yang terkait dengan pelaksanaan proyek seperti jalan, jembatan, dan lainnya. Hal ini terutama terkait dengan proses transportasi saat mobilisasi dan demobilisasi material dan peralatan dari dan ke lokasi proyek. Penilaian dilakukan dengan cara survey.
  • Existing human resources. Merupakan kondisi kemampuan sumber daya manusia. Seperti keahlian, disiplin, pengetahuan (design, pengembangan, legal, kontrak, pengadaan). Faktor ini dinilai untuk mengetahui kekuatan tim saat proyek akan dimulai. Sehingga diketahui kekuatan dan kelemahan tim sebagai bahan pengembangan tim dan pengambilan kebijakan untuk perencanaan.
  • Personnel administration. Seperti petunjuk kepegawaian, review kinerja karyawan, catatan training, kebijakan overtime dan penghargaan, dan time tracking. Faktor ini terkait dengan dan melengkapi penilaian faktor existing human resources.
  • Marketplace condition. Merupakan kondisi pasar dimana dan disaat proyek dilaksanakan. Hal ini dapat berupa identifikasi kondisi supply-demand, praktik ekonomi yang tidak baik seperti monopoli, kartel, dll. Di Indonesia, seringkali terjadi praktik ekonomi kartel dan monopoli yang cukup mempengaruhi biaya proyek. Kondisi dan prediksi ekonomi juga harus menjadi pertimbangan sebagai bagian dari analisis risiko terkait biaya.
  • Stakeholder risk tolerances. Merupakan batasan toleransi risiko yang masih diakomodir oleh stakeholder.
  • Political climate. Merupakan kondisi politik saat proyek dilaksanakan yang fokus pada aspek kestabilan dan keamanan yang merupakan hal yang paling penting dalam iklim politik. Proyek yang merupakan wujud suatu investasi, membutuhkan situasi yang stabil dan aman dalam proses pelaksanaannya.
  • Organization’s established communicaton channels. Merupakan jalur komunikasi organisasi yang telah ditetapkan.
  • Commercial databases. Adalah suatu database yang terkait dengan aspek komersial seperti database vendor, harga satuan pekerjaan termasuk historisnya. Data ini dibutuhkan terutama dalam perencanaan biaya proyek dan risiko yang terkait biaya.
  • Project management information system. Merupakan sistem informasi manajemen proyek yang telah ada dan disiapkan oleh perusahaan atau organisasi.

Faktor-faktor di atas tidak mutlak, dalam arti kemungkinan sebagian tidak diperlukan dan mungkin juga dapat bertambah. Namun sebagai petunjuk awal, faktor-faktor di atas dapat menjadi rujukan.

Adapun fungsi atas tersedianya data enterprice envorimental factors di atas dapat dilihat pada gambar berikut:

Terlihat bahwa enterprice enviromental factors selalu ada dalam tiap tahap dari Integration Management yang menunjukkan pentingnya penilaian dan pemahaman atas aspek ini.

Dengan memperhatikan begitu banyaknya faktor yang mempengaruhi project management plan, maka direkomendasikan untuk melakukan suatu audit, survey atau assesment atas faktor-faktor tersebut yang lalu dibuatkan suatu resume dalam dokumen khusus. Disarankan untuk membuat semacam template standart atas masing-masing faktor untuk memudahkan dalam pengisiannya.

Resume kondisi tersebut sebaiknya didiskusikan dalam bainstorming proyek oleh personil inti proyek, dengan maksud agar faktor-faktor tesebut dapat dipahami dengan baik dan menjadi dasar penting bagi tim proyek.

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Integrasi and tagged , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>