Lesson Learn Dalam PMBOK

Project Lesson Learned merupakan salah satu key benefit hasil proses Close Project or Phase pada Integration Management berdasarkan PMBOK. Lesson learned juga merupakan bagian dari knowledge management dalam suatu organisasi. Suatu perusahaan besar terutama yang bidang bisnisnya adalah konstruksi, sudah semestinya memiliki prosedur standart terkait Lesson Learned ini.

Dalam PMBOK, project lesson learned ditemukan pada area Integration Management, khususnya pada bagian organizational process assets. Diagram berikut menunjukkan keberadaannya.

Organizational Process Assests

Pada bagian input terdapat organizational process assests. Ini berupa perencanaan, proses, kebijakan, prosedur dan knowledge base yang spesifik untuk dan digunakan oleh organisasi. Dapat termasuk di dalamnya adalah artifact, practice, atau pengetahuan dari beberapa atau keseluruhan organisasi yang terkait dalam proyek yang dapat digunakan untuk melaksanakan atau mengendalikan proyek. Aset proses dapat termasuk organization’s knowledge base seperti lesson learned dan informasi historis. Dapat juga termasuk schedule lengkap, data risiko, dan lainnya. Aset proses organisasi adalah input pada kebanyakan proses perencanaan. Aset ini dapat dikelompokkan menjadi (1) Proses atau prosedur, dan (2) Corporate knowledge base.

 

Corporate Knowledge Base

Apa saja yang termasuk dalam corporate knowledge base? Berikut adalah beberapa hal yang termasuk di dalamnya:

  • Configuration management knowledge base, yang berisi versi atau baseline atas keseluruhan standart, kebijakan, prosedur, dan semua dokumen proyek standart.
  • Financial database, yang berisi informasi seperti jam kerja pekerja, biaya yang terjadi, budget, dan data kerugian proyek.
  • Historical information and lesson learned knowledge base, dapat berupa dokumen dan laporan proyek, semua dokumen dan informasi penutupan proyek, informasi terkait performance dan proses penentuan proyek, informasi mengenai aktifitas manajemen risiko.
  • Issue and defect management databases, yang berisi issue dan defect status, pengendalian informasi, penyelesaian issue dan defect, dan hasil item tindakan.
  • Process measuement database, yang digunakan untuk mengumpulkan dan membuat pengukuran data pada proses dan produk.
  • Project files from previous project, seperti lingkup, biaya, schedule, dan baseline pengukuran performance, kalender proyek, project schedule network diagram, risk register, planned response actions, dan defined risk impact.

 

Menurut PMBOK, ketika menutup proyek, Project Manager melakukan review keseluruhan informasi sebelumnya dari fase penutupan sebelumnya untuk memastikan bahwa pekerjaan proyek telah selesai dan proyek telah mencapai objective nya. Proses ini melingkupi semua aktifitas terencana yang diperlukan untuk penutupan proyek secara administratif, termasuk juga metode step-by step:

  • Tindakan dan aktifitas yang diperlukan untuk memenuhi kriteria penyelesaian proyek
  • Tindakan dan aktifitas yang diperlukan untuk mentransfer produk, jasa, atau hasil proyek untuk fase, produksi, atau operasi berikutnya, dan
  • Tindakan yang diperlukan untuk mengumpulkan catatan fase atau proyek, audit project success or failure, mendapatkan lesson learned dan menyimpan informasi proyek untuk digunakan pada masa akan datang.

 

Peran Lesson Learn

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa lesson learned berperan penting bagi perkembangan perusahaan yang mana jika telah diolah dan disepakati akan menghasilkan organizational process assets updates yang digunakan pada pelaksanaan proyek berikutnya dengan maksud agar dapat meningkatkan performa pelaksanaan proyek maupun perusahaan yang terkait.

Bagaimana jika tidak ada prosedur atau budaya lesson learned ini? Tentu saja tidak akan didapat proses pengembangan yang baik dimana kemampuan perusahaan akan cenderung stagnan. Indikasi tidak dilakukan lesson learned secara corporate adalah:

  • Sering terjadi kesalahan berulang
  • Rasio profitabilitas yang cenderung stagnan
  • Kemampuan perusahaan melekat pada individu secara bebas.
  • Fenomena penurunan kemampuan terkait pergantian generasi individu.
  • Dll

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Integrasi and tagged , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>