Mengelola Critical Success Factors (CSFs) di Proyek

Sangat pentingnya peran CSFs di proyek membuatnya harus dikelola dengan baik sejak awal pelaksanaan proyek. Bagaimana caranya? Tulisan berikut akan memberikan suatu rekomendasi atas pengelolaan CSFs berdasarkan aplikasi di proyek. Semoga bermanfaat.

 

Apa itu CSFs telah dijelaskan pada tulisan sebelumnya (klik disini) Belum ditemukan dalam referensi bagaimana mengelola CSFs di proyek konstruksi secara definitif kecuali pada bidang bisnis. Namun berdasarkan pengalaman selama mengerjakan proyek dan evaluasi pelaksanaannya, diberikan konsep pengelolaan CSFs dalam 6 langkah hasil lesson learn dengan mempertimbangkan efektifitas aplikasi sebagai berikut:

  1. Konsep Umum Project Main Objectives dan CSFs. Project Manager melakukan brainstorming mengenai kondisi dan karakteristik proyek yang akan dikerjakan. Pada brainstorming ini, ditentukan pula tujuan utama proyek (main objectives) dan konsep umum atas CSFs proyek untuk mencapai main objective proyek untuk dievaluasi dan dianalisis lebih lanjut oleh para koordinator.
  2. Draft CSFs proyek. Sebelum dilakukan Kick-Off Meeting proyek, semua koordinator diharapkan telah menyelesaikan draft final Main Objective dan CSFs proyek kepada project manager sebagai bahan pertimbangan, assessment atau justifikasi. Hasilnya menjadi suatu draft CSFs yang siap untuk dibahas dalam Kick-Off Meeting.
  3. Dokumen CSFs Proyek. Pada saat Kick Off Meeting, Project Manager menyampaikan pemahaman konsep dan draft CSFs proyek yang akan dikerjakan untuk didiskusikan dan diputuskan menjadi dokumen resmi CSFs Proyek. Pada meeting ini, CSFs tersebut juga disosialisasikan ke seluruh personil proyek.Dalam meeting ini dilakukan distribusi tugas dan tanggung jawab pengelolaan CSFs proyek. Project manager disarankan untuk mengkomunikasikan hasil analisis CSFs proyek kepada manajemen agar hal ini diketahui dan mendapat dukungan manajemen.
  4. Evaluasi dan Updating Bulanan. Setiap bulan pada Monthly Meeting, dibuat program pengelolaan CSFs yang lebih rinci. Dilakukan pula evaluasi atas program pengelolaan CSFs sebelumnya. Dalam meeting ini, dimungkinkan adanya penghilangan atau penambahan faktor CSFs sesuai perkembangan proyek. Project Manager dapat meminta dukungan manajemen terkait CSFs apabila dibutuhkan berdasarkan evaluasi bulanan tersebut.
  5. Program Kerja Mingguan Koordinator. Setiap koordinator harus memasukkan pengelolaan CSFs berdasarkan monthly meeting yang menjadi tanggung jawabnya ke dalam program kerja mingguan. Hal ini agar CSFs menjadi salah satu prioritas dalam mengerjakan proyek. Adanya masalah dalam pelaksanaan tugas terkait CSFs harus dikomunikasikan kepada project manager.
  6. Lesson Learn. Pada akhir proyek, project manager kembali melakukan brainstorming dengan para koordinator untuk merumuskan CSFs proyek dan pengelolaan terbaiknya berdasarkan kondisi pelaksanaan proyek untuk menjadi lesson learn.

 

Pada dasarnya dalam aplikasi nyata dunia konstruksi, hampir tidak ada yang melaksanakan pengelolaan CSFs secara sistematis seperti uraian di atas. Amat disayangkan apabila fitur sangat penting ini justru tidak dilaksanakan oleh pelaku proyek yang pada akhirnya membuat tingkat keberhasilan pelaksanaan proyek menjadi rendah. Semoga pembaca dapat menaikkan tingkat keberhasilan pelaksanaan proyek dengan aplikasi pengelolaan CSFs ini.

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Leadership & Project Manager, Manajemen Proyek and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>