Proses penentuan anggaran proyek dilakukan berdasarkan metodologi rencana manajemen biaya proyek dan acuan lingkup dengan menggunakan acuan kebijakan, prosedur, petunjuk, dan template yang ada dalam aset-aset proses organisasi. Data dan informasi yang akan diproses berupa kalender sumber daya, penjanjian-perjanjian kontraktual, estimasi biaya aktivitas dan dasar estimasi.
Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik berdasarkan standar PMBOK 5th Edition yang dapat digunakan . Rincian alternatif beserta definisi dan tujuan serta rekomendasi aplikasinya diberikan pada Tabel di bawah ini :
Untuk pemahaman yang lebih baik atas penjelasan singkat pada tabel di atas, berikut disampaikan tambahan penjelasan berikut contohnya :
Penjumlahan Biaya – Merupakan proses penjumlahan estimasi biaya yang berjenjang dari tingkat aktivitas menjadi paket pekerjaan, selanjutnya pada tingkat akun kontrol, dan akhirnya pada tingkat proyek.
Analisis Cadangan – Terdapat dua analisis cadangan yang digunakan pada proses ini yaitu cadangan kontingensi dan cadangan manajemen selain cadangan kontingensi aktivitas yang dilakukan pada proses estimasi biaya aktivitas. Untuk membedakan ketiganya, berikut penjelasan masing-masing cadangan, fungsi, perhitungan, dan contohnya, yaitu :
- Cadangan kontingensi Aktivitas – Cadangan risiko untuk aktivitas pekerjaan. Fungsinya untuk antisipasi risiko pada tiap aktivitas. Dihitung berdasarkan risiko yang terjadi pada tiap komponen aktivitas. Cadangan ini melekat pada estimasi tiap komponen aktivitas untuk antisipasi risiko yang bersifat known – unknown.
- Cadangan kontingensi paket pekerjaan – Cadangan risiko untuk paket pekerjaan yang umumnya meliputi sebagian besar elemen aktivitasnya. Fungsinya untuk antisipasi risiko pada tiap paket pekerjaan yang bersifat known – unknown.
- Cadangan manajemen – Cadangan risiko untuk anggaran proyek. Fungsinya untuk antisipasi risiko proyek yang bersifat unknown – unknown. Cadangan ditentukan sesuai pengalaman. Misalnya pada proyek pemerintah nilai ini adalah 10%.
Ketiga cadangan diatas memiliki metode perhitungan yang berbeda namun tetap mengacu pada prinsip manajemen risiko dan pengalaman proyek sebelumnya termasuk lesson learned. Gambar berikut adalah penjelasan perbedaan ketiganya secara grafis berdasarkan PMBOK 5th Edition.
Pada gambar di atas, estimasi biaya aktivitas untuk berbagai aktivitas proyek beserta cadangan kontingensinya diagregasikan menjadi biaya paket pekerjaan yang terkait. Estimasi biaya paket pekerjaan beserta cadangan kontingensinya dijumlahkan menjadi control account. Gabungan control account dalam satu proyek menjadi acuan biaya / cost baseline atau Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP). RAP yang ditambahkan cadangan manajemen atau target keuntungan (bagi Seller) akan anggaran proyek atau Rencana Anggaran Biaya (RAB).
Hubungan Historis – Teknik hubungan historis dapat digunakan sebagai indikasi awal anggaran proyek terutama apabila proyek yang dikerjakan adalah hampir serupa dengan proyek yang pernah dikerjakan sebelumnya. Hubungan historis dapat digunakan sebagai kontrol penentuan anggaran biaya proyek atau kontrol volume dominan proyek. Contoh pada pekerjaan pembesian pile cap untuk gedung 30 lantai pada lokasi tertentu berdasarkan pengalaman adalah 110 kg/m³ beton. Jika hasil perhitungan kandungan material besi pile cap berbeda signifikan, maka estimator dapat cek ulang perhitungan volume tersebut.
Rekonsiliasi Batas Pendanaan – Teknik ini menghubungkan rencana pengeluaran proyek pada periode tertentu sepanjang proyek dengan semua komitmen pendanaan proyek. Apabila ketersediaan dana lebih dari kebutuhan pada periode tertentu, maka komitmen pendanaan dapat diturunkan untuk menghemat cost of fund. Sedangkan apabila kurang, maka akan ada dua opsi yaitu menambah komitmen pendanaan atau memperlambat pelaksanaan proyek. Namun opsi kedua akan menghasilkan penurunan kelayakan finansial proyek karena akan meningkatkan biaya overhead dan risiko kenaikan biaya. Hubungan acuan biaya, pengeluaran, dan persyaratan pendanaan ditampilkan dalam bentuk S-Curve dapat dilihat pada Gambar berikut ini
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery