Strategi Mengatasi Kerugian Proyek Gedung : Procurement Subkontraktor (Executing Process)

Strategi mengatasi kerugian proyek dalam hal procurement subkontraktor tidak hanya pada saat planning proses tapi juga pada tahap execution process. Sebagian besar strategi ini berorientasi pada usaha untuk mendapatkan subkontraktor yang tepat, mendapatkan harga yang paling kompetitif dan langkah untuk menghindari konflik maupun klaim.

 

Pada tulisan sebelumnya telah dibahas mengenai strategi-strategi yang dapat dilakukan untuk mengurangi kerugian proyek pada aspek procurement subkontraktor pada tahap atau proses planning. Pada tahap atau proses executing juga memiliki peran yang tidak kalah besar dalam mengurangi kerugian proyek. Berikut strategi-strategi berdasarkan pengalaman maupun pengamatan yang dapat dilakukan yang dikelompokkan pada tiga subproses yaitu solicitation, source selection, dan contract administration.

Solicitation

  • Mengadakan rapat tender untuk menyampaikan informasi yang kompleks terkait kondisi penawaran yang akan diberikan oleh para subkontraktor. Dengan pertemuan langsung, informasi yang disampaikan akan lebih baik ketimbang melalui informasi tertulis. Namun hasil rapat haruslah tertulis sebagai bahan dokumen kontrak. Rapat ini disebut juga aanwijing.
  • Memastikan tidak ada biaya non-teknis seperti biaya pemasaran dan sebagainya karena biaya ini dicadangkan dalam jumlah yang cukup besar prosentasenya. Biaya non-teknis ini bisa mencapai 5% – 20%. Cukup banyak apabila dapat ditekan. Kepastian ini harus disampaikan pada saat sebelum para subkontraktor memberikan penawaran harga. Diperlukan komitmen yang kuat dalam memastikan hal ini kepada subkontraktor.
  • Memberikan kondisi dan situasi yang memadai mengenai lingkungan proyek. Hal ini agar menekan biaya yang terduga yang dicadangkan oleh para subkontraktor. Jika perlu mereka diminta datang untuk melakukan survey.
  • Menyampaikan informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek. Seperti rute transpotasi menuju lokasi proyek. Kurang kondusifnya data dan informasi akan membuat perkiraan biaya yang lebih tinggi kecuali subkontraktor terkait sudah berpengalaman. Dibutuhkan survey untuk mendapatkan alternatif yang lebih banyak untuk mendapatkan alternatif biaya yang paling murah. Ini terutama pada proyek yang berada pada daerah yang remote atau terpencil.
  • Membuat beberapa alternatif kondisi penawaran. Hal ini akan mempermudah mempelajari peluang pengurangan biaya yang mungkin.
  • Menciptakan kompetisi yang sehat diantara beberapa kontraktor yang berniat mengikuti lelang. Salah satu caranya adalah dengan tender terbuka
  • Menggunakan lebih banyak subkontraktor yang ikut tender. Dengan lebih banyaknya subkontraktor akan membuat situasi kompetisi akan semakin baik.
  • Mencari data subkontraktor yang bekerja pada perusahaan kontraktor lain dengan kinerja yang bagus. Ini akan memberikan alternatif yang mungkin lebih baik dari yang sudah ada dan menghindari adanya “main mata” antar subkontraktor.

Source Selection

  • Menggunakan subkontraktor yang dinilai ahli dan berpengalaman serta yang paling mampu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan hasil yang terbaik atas target proyek.
  • Menggunakan calon para subkontraktor yang dirasa sudah memiliki trust yang baik. Langkah ini cukup penting dan sering dilakukan dalam mendapatkan penawaran subkontraktor yang kompetitif. Kepercayaan akan meniadakan ketidakpastian dan memunculkan keyakinan kepada para subkontraktor.
  • Menggunakan subkontraktor yang telah beberapa kali bekerja sama. Ini akan menekan banyak biaya cadangan mereka seperti pemasaran, biaya tak terduga lainnya.
  • Memberikan lebih dari satu pekerjaan kepada suatu subkontraktor agar biaya overhead lebih kecil. Namun sebaiknya juga tidak terlalu banyak karena akan kesulitan dalam hal pengelolaan dan cash flow.
  • Menggunakan lebih dari satu subkontraktor pada suatu kelompok pekerjaan. Tujuan dari strategi ini adalah untuk menghindari risiko kegagalan dalam mengelola pekerjaan nantinya yang biasanya akibat tingginya tingkat kompleksitas. Di samping itu agar dapat dibentuk situasi kompetitif pada saat pelaksanaan dalam hal pencapaian target waktu pelaksanaan. Sangat tidak disarankan untuk menggunakan hanya satu subkontraktor pada suatu kelompok pekerjaan yang cukup kompleks karena bagaimanapun subkontraktor memiliki keterbatasan dan kesulitan pengendalian pada saat pelaksanaan nantinya.
  • Melakukan renegosiasi jika diperlukan atas dasar kesepakatan bersama. Dengan berubahnya lingkup pada strategi-strategi di atas maka secara otomatis akan mengubah kondisi saat penawaran. Dapat dilakukan renegosiasi atas kesepakatan kedua belah pihak.

 

Contract Administration

    • Segera memberikan pembayaran pertama dalam rangka membantu cash flow. Apabila memungkinkan dapat mempercepat pembayaran pertama kepada subkontraktor jika dinilai uang muka atau casf flow sudah negatif. Langkah ini untuk mencegah kegagalan subkontraktor dalam pelaksanaan proyek.
    • Komunikasi yang intensif dengan para subkontraktor terkait permasalahan yang dihadapi. Respon yang cepat akan sangat membantu untuk pencapaian target bersama dan menimbulkan trust yang berguna dalam sisa masa pelaksanaan maupun dalam tender berikutnya.
    • Membantu subkontraktor apabila terjadi masalah dalam pelaksanaan. Walaupun mereka adalah spesialis, namun seringkali karena kompleksitas proyek dan hal yang tak terduga, para subkontraktor perlu dibantu dalam mendapatkan solusi yang tepat. Kerja sama ini disamping dapat menghindari konflik juga menumbuhkan trust dikemudian hari.
    • Membantu subkontraktor dalam hal administrasi. Bantuan ini bertujuan untuk memperkecil ruang terjadinya konflik.
    • Meminta subkontraktor untuk membuat program kerja secara keseluruhan terkait pelaksanaan dan melakukan review update secara periodik dalam rapat mingguan. Program kerja yang baik akan menghindari adanya konflik yang biasanya berujung claim.
    • Mendokumentasikan setiap permasalahan yang terjadi. Dokumentasi akan menjadi bukti otentik mengenai respons atas setiap masalah yang ada. Ini juga dalam rangka untuk menekan adanya claim dari para subkontraktor.

 

Strategi-strategi yang telah disampaikan dapat dijadikan checklist daftar strategi yang mungkin dapat dilakukan. Harus diingat bahwa tiap strategi akan tepat pada situasi yang sesuai. Artinya belum tentu semua strategi yang telah disampaikan akan cocok untuk semua situasi proyek. Ingat bahwa proyek itu unik dan tidak akan pernah sama. Ini yang membuat perlu mengkaji lebih jauh strategi yang telah diberikan dengan mempertimbangkan kondisi dan situasi proyek yang ada.

Strategi tersebut juga perlu dinilai tingkat keberhasilan maupun tingkat kesulitannya. Perlu dipetakan mengenai masalah ini agar dapat disimpulkan sekumpulan strategi yang jitu dalam usaha mengurangi kerugian proyek.

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Biaya, Manajemen Pengadaan, Manajemen Risiko and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>