Project Manager Harus Seperti BUNGLON !

Pernah suatu saat saya berfikir mengenai pertanyaan penting yaitu the most effective leadership style. Ini terkait dengan fenomena bahwa tiap project manager ternyata memimpin dengan gayanya masing-masing namun terlihat konsisten dengan gayanya. Fokus pertanyaan pada leadership style yang bagaimana yang harus dipilih sebagai yang terbaik pada berbagai situasi dan kondisi proyek.

Hasilnya saat itu adalah bahwa tiap leadership style akan menghasilkan output yang relatif berbeda. Seorang PM yang memiliki leadership style “A” cenderung menghasilkan proyek yang menguntungkan, walaupun kinerja lainnya cenderung standart. PM lainnya dengan leadership style “B” cenderung menghasilkan kinerja waktu yang on-time walaupun kinerja biayanya cenderung terjadi overrun atau dengan kualitas yang kurang baik. PM tertentu dengan leadership style “C” cenderung menghasilkan kinerja kualitas oke, namun mengalami delay pada proyeknya.

Gambar 1. Macam-macam leadership style

Tidak berhenti sampai disitu, saya juga mengamati pada beberapa jenis leadership style yang cenderung konsisten pada otoriter dan delegasi. Dimana hasil keduanya juga cenderung berbeda. Bukan hanya pada kinerja proyek, tapi juga pada aspek human resource development yang menjadi aspek intangible output selama memimpin proyek.

Mari kita review bahwa proyek itu unik dari semua hal. Tidak ada proyek yang identik. Lokasi, stakeholder dan tim proyek, kompleksitas, lingkup, dan elemen lain dari proyek jelas menunjukkan keunikan proyek dari sisi nature dan karakteristiknya. Lalu proyek juga memiliki fase (Phases) dan kelompok proses yang setidaknya adalah design, perencanaan pelaksanaan, executing, monitoring – controlling, dan closing. Tidak disitu saja, kita juga memahami bahwa team building sudah dari sono-nya akan berproses forming – storming- norming – performing – adjourning.

Menghubungkan konsep leadership style dan begitu banyak elemen proyek di atas, saya berkesimpulan bahwa terhadap suatu elemen proyek, akan ada satu atau lebih leadership style yang termasuk paling efektif. Tapi kebanyakan orang justru melakukan benchmarking terhadap leadership style beberapa tokoh pemimpin (bisa internal maupun eksternal bahkan hingga tokoh pemimpin dunia) dan mengambil satu yang dirasa paling sesuai untuk semua kondisi atau SATU untuk SEMUA. Apakah tepat?

Gambar 2. Berbagai Leadership style tokoh pemimpin dunia

Mempertimbangkan begitu banyak tipe dan output serta dampak atas suatu leadership style dan dinamika serta karakter unik proyek, saya akhirnya berkesimpulan atau berhipotesa bahwa seorang PM harus mengetahui dan menguasai semua leadership style dan mampu menentukan kapan itu akan digunakan di proyek. Kesimpulan ini lalu saya ringkas dalam statement bahwa ternyata “PM itu harus menjadi BUNGLON”. Ini kesimpulan sementara. Mari kita buktikan pada tiga aspek yaitu terkait project life-cycle, team building stages, dan lingkungan serta keahlian tim.

 

1. Leadership Style vs Project Life-Cycle

Project memiliki project life-cycle dimana pada tiap fase memiliki kondisi, karakter, strategi dan output tertentu yang relatif berbeda dengan fase lainnya. Perbedaan-perbedaan tersebut memunculkan leadership style yang juga relatif berbeda seperti yang ditunjukkan pada gambar  dibawah ini :

Gambar 3. Leadership style vs project life-cycle

 

2. Leadership Style vs Team Building Stages

Konsep ini telah dijelaskan dengan cukup rinci pada posting yang terdahulu (klik disini). Secara prinsip dijelaskan dalam gambar berikut ini :

Gambar 1. Team Building Phase

Terkait dengan leadership style, maka beberapa hal yang dapat disimpulkan adalah sebagai berikut :

  • Forming – Team baru berkenalan namun belum saling memahami . Saat ini proses komunikasi masih jarang dilakukan.
  • Storming – Mulai intens komunikasi dan mulai terjadi perselisihan pada team karena proses pencarian pemimpin sebenarnya
  • Norming – Team mulai menyadari peran pentingnya dalam team demi tujuan kesuksesan proyek
  • Performing – Team bekerja pada siatuasi yang saling percaya dan fleksibel.
  • Adjourning – Team telah merasakan kesuksesan dan merencanakan program selanjutnya.

Berikut adalah rekomendasi leadership style untuk tiap fase team building yang diambil dari PMI.

Gambar 3. Rekomendasi Leadership Style pada tiap tahap team building

 

Gambar / tabel di atas membuktikan bahwa leadership style harus berbeda pada fase team building yang berbeda. Hal ini juga menjawab kenapa ketika fase tim sudah pada fase perform, maka akan tidak cocok jika leadership style adalah DIRECTING. Justru cukup dengan FACILITATING. Masih banyak PM senior yang belum memahami masalah ini.

Suatu case aktual dimana seorang pemimpin yang ketika menghadapi persoalan konflik personil di bawahnya lalu cenderung bertindak membiarkan dengan maksud aplikasi leadership style “conflict management” yang justru berbuah never-ending perform stage of team building. Suatu fakta dimana justru terjadi kontra-produktif pada proyek. Kasus ini adalah fakta bagaimana kemampuan leadership seseorang dalam arti yang sebenarnya.

Lalu bahwa jika team building dan project life-cycle secara normal berkembang sejalan, dalam arti proses pembentukan tim berjalan lancar, maka leadership style dapat direkomendasikan seperti gambar di bawah ini:

 

Gambar 4. Leadership style pada team building stages dan project life-cycle

 

3. Leadership Style vs Environmental & Team Expertise

Agak berbeda dengan dua aspek sebelumnya, namun aspek kondisi lingkungan dan tingkat keahlian tim ternyata ikut mempengaruhi leadership style yang dinilai efektif. Secara jujur saya pernah mempraktekkan gaya OTORITER ketika harus menjadi PM pengganti pada situasi dimana project sedang dalam kondisi krisis dan kolektifitas keahlian tim sangat kurang. Itu adalah pilihan yang dirasa paling sesuai dengan keadaannya pada saat itu. Ternyata saat ini jawabannya telah tersedia dan sama seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini :

Gambar 5. Leadership style vs environment & team expertise

 

Gambar diatas juga menjelaskan kenapa pada situasi yang stabil dan team sudah dinilai memiliki keahlian yang cukup, maka seorang PM cukup melakukan kepemimpinan yang DELEGATIVE. Jelaslah bahwa PM harus memiliki kemampuan adaptasi yang tinggi seperti bunglon dalam mengelola proyek. Pemikiran ini juga telah diajukan oleh ahli project management global seperti yang terlihat pada capture website berikut :

Gambar 6. The chameleon Project Manager Opinion

 

Lalu apa kesimpulan dari berbagai penjelasan di atas? saya berikan dalam point-point penting di bawah ini :

  • PM harus memahami project life-cycle dan team building stages serta mampu / sensitif dalam menilai situasi lingkungan dan kemampuan tim proyeknya
  • PM harus memahami berbagai leadership style dan memiliki kemampuan yang memadai dalam mempraktekkannya
  • PM harus menyadari bahwa tidak ada satu leadership style yang paling sesuai untuk semua kondisi. PM justru harus menyadari bahwa terdapat satu leadership style yang paling efektif untuk suatu kondisi proyek.
  • PM harus mampu secara fleksibel mengubah dan aplikasi leadership style ketika dibutuhkan sesuai kondisi yang ada agar tercapai effective leadership dalam mengelola proyek
  • PMO atau middle – high level management harus memberikan support dan berkoordinasi kepada PM ketika mengaplikasikan suatu leadership style yang memang dibutuhkan dalam mengelola proyek.

 

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik - Table of Content.)

 

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Proyek, Manajemen Sumber Daya Manusia and tagged , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>