Project Complexity dan Persyaratan SDM

Project complexity telah jelas merupakan aspek yang penting untuk dikendalikan pada fase seawal mungkin dari proyek. Turunannya adalah bahwa tim yang ditentukan harus dinilai mampu mengelola project complexity yang ada. Tulisan ini akan menjelaskan bagaimana personil, organisasi dan kompetensi personil terutama project manager dalam mengelola project complexity

Telah dijelaskan pada posting sebelumnya bahwa terdapat lima aspek project complexity, yaitu : Technical, Cost, Financing, Context, dan Schedule. Project umumnya memiliki lebih dari satu phase dan ternyata tiap phase memiliki kompleksitas yang berbeda2 secara total project maupun secara tiap aspek project complexity.

Kenyataan ini membawa kita pada suatu pemikiran bahwa jika karakteristik project complexity secara nature adalah seperti itu, maka logikanya project team juga akan berbeda, baik secara orang, organisasi, termasuk syarat kompetensinya. Intinya, perubahan project complexity juga akan diikuti oleh perubahan project teamnya.

 

Gambar 1. Project Management Plan Overview

Gambar di atas menunjukkan bahwa, pembentukan tim proyek dilakukan sesegera mungkin setelah identifikasi csf’s atas project complexity selesai dilakukan. Berikut ini adalah contoh hasil penilaian project complexity pada tiga phase yang berbeda.

 

Tabel 1. Perubahan Nilai Project Complexity

Terlihat nilai kompleksitas berbeda-beda atas masing-masing elemen pada tiap fase dan nilai tiap elemen juga akan berubah pada fase yang berbeda. Kompleksitas adalah dinamis yang berarti menuntut tim proyek dan pengelolaannya juga haruslah dinamis. Dalam pelaksanaannya, dengan mempertimbangkan skala prioritas, PM dapat menentukan batas nilai tertentu untuk tujuan fokus. Berdasarkan pengalaman mengelola proyek, seorang PM dapat menentukan nilai skor 60 sebagai batas nilai kompleksitas yang harus ditangani secara serius.

Jika memperhatikan pada tabel contoh output penilaian project complexity di atas dan dengan asumsi skor batas adalah 60, terlihat bahwa Project team yang akan dibentuk pertama kali akan fokus pada elemen project complexity secara berurutan adalah financing, context, dan schedule. Lalu pada fase berikutnya berubah menjadi context, schedule, dan technical. Selanjutnya pada fase terakhir, fokus project team hanya pada elemen schedule dan technical.

Konsekuensi kondisi di atas adalah departemen keuangan haruslah sangat kuat diawal fase proyek dalam membantu PM mengelola project complexity. Pada phase berikutnya, kekuatan departemen keuangan dapat dikurangi dan fokus / prioritas utama berubah menjadi context. Lalu terakhir, project team akan diprioritaskan pada schedule. Jelaslah bahwa dinamika organisasi proyek tergantung atas kondisi project complexity.

Selain jumlah personil dan organisasi, elemen penting adalah kompetensi team atau project managernya. Dengan referensi pada hasil penelitian oleh Glen Mouchi tahun 2011, teridentifikasi cukup banyak kompetensi yang diperlukan. Namun terlihat ada empat kompetensi utamanya, seperti yang ditunjukkan dalam tabel berikut ini:

Tabel diatas dapat digunakan sebagai job requirement utama dalam memilih personil proyek yang memiliki level kompleksitas yang tinggi disamping kompetensi lain sesuai dengan fokus elemen kompleksitas proyek.

Menjadi kontradiksi adalah bahwa fakta menunjukkan saat ini khususnya di Indonesia pada kebanyakan personil proyek termasuk PM berdasarkan pengalaman, cenderung lemah dalam hal planning, risk management, communication, people skills dan leadership, serta technical skills. Beberapa penjelasan dan rekomendasinya adalah sbb :

  • Planning – Level planning umumnya belum memuaskan. Kelemahan ada pada tingkat detail, tools yang digunakan, serta konsistensi mejadikan project planning sebagai acuan utama dalam pelaksanaan proyek. Terbukti bahwa level of maturity project management perusahaan konstruksi di Indonesia masih berada di level antara 2-3. Walaupun pada umumnya mereka menyadari pentingnya planning. Tapi kelemahaman pada aplikasi dan konsistensi. Akibatnya banyak proyek yang tidak dapat dikelola dengan baik. Rekomendasi penting adalah meningkatkan maturity level project management dengan implementasi standard project management yang lebih baik dan melakukan continuous improvement secara konsisten.
  • Risk Management - Berdasarkan pengalaman, sistem manajemen risiko juga masih rendah dan dengan pemahaman yang masih rendah alias maturity level mungkin rata2 berada pada level 1-2. Dampaknya dipastikan serius dengan bukti masih tingginya kegagalan proyek akibat risiko berulang yang pengelolaannya masih rendah. Rekomendasinya tentu adalah program training, dan pembentukan standard manajemen risiko.
  • Communication – Telah dijelaskan bahwa umumnya kelemahan para project manager adalah pada level pemahaman mereka atas knowledge ini. Hampir sama dengan risk management dimana maturity level ternilai masih rendah. Mereka hanya mengembangkan kemampuan ini berdasarkan pengalaman mereka. Rekomendasinya sama dengan risk management.
  • People Skills – Leadership - Dua elemen ini pada dasarnya tak terpisahkan. Kondisinya hampir sama dengan elemen risk management dan communication. Sehingga rekomendasinya juga sama dengan dua elemen sebelumnya. Elemen ini adalah kompetensi yang terutama pada project manager.
  • Technical Skills – Praktisi umumnya mengalami kemunduran seiring waktu. Akhir2 ini ada gejala dimana engineer baru pun mengalami kemunduran skill ini secara signifikan. Rekomendasinya adalah menetapkan syarat prinsip kemampuan teknis saat rekrutmen. Selanjutnya adalah mendorong praktisi untuk melakukan sertifikasi keahlian yang sesuai dan melakukan training.

Kesimpulan penting atas penjelasan di atas adalah bahwa mengelola project complexity adalah suatu KEHARUSAN  yang harus dipahami praktisi baik di level project maupun management. Sejak fase awal proyek, complexity harus sudah dinilai sebagai bahan untuk dikelola. Selanjutnya, penunjukan project manager harus dilakukan dengan pertimbangan kemampuannya dalam mengelola proyek secara umum dan juga kemampuannya terkait dengan aspek kompleksitas yang ada pada proyek yang akan dikerjakan. Terakhir adalah pemilihan personil proyek juga harus mempertimbangkan kompetensi penting yang dibutuhkan dalam mengelola kompleksitas dan melakukan perubahan yang dinamis sebagaimana perubahan fokus / prioritas atas project complexity itu sendiri.

Suatu ironi jika ditentukan organisasi proyek harus sedemikian ramping demi efisiensi belaka tanpa mempertimbangkan aspek project complexity. Karena risiko akibat kurangnya kemampuan project team dalam mengelola project complexity akan sangat berbahaya bagi kesuksesan proyek dan nilai efisiensi menjadi sangat tidak sebanding dengan dampaknya. Ini harus menjadi perhatian khusus bagi manajemen perusahaan konstruksi dalam meningkatkan level of project success.

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Proyek, Manajemen Sumber Daya Manusia and tagged , , . Bookmark the permalink.

2 Responses to Project Complexity dan Persyaratan SDM

  1. jasa adwords says:

    Blog yang bagus, sayang belum banyak dikunjungi orang, karena saya lihat belum ada yang memberikan komentar. Biar saya yang jadi orang pertama meberikan komentar. Topik yang diberikan cukup menarik dan penjelasannya juga sangat terinci dan jelas.
    terima kasih

    • budisuanda says:

      Mungkin anda tidak dapat melihat viewer secara lengkap. Saya infokan total viewer sd sekarang mencapai hampir 1jt dg comment hampir 1000.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>