Rekomendasi Prosedur Lesson Learned yang Lebih Aplikatif

Lesson Learned dalam konteks manajemen proyek adalah bagian dari Organizational Process Assets. Lesson learned merupakan bagian knowledge management merupakan proses penting bagi organisasi untuk tumbuh dan berkembang serta menatap tantangan ke depan, sehingga penting untuk dilaksanakan.

Dalam organisasi yang berskala kecil, melakukan lesson learned pastilah gampang. Namun untuk proyek konstruksi yang memiliki kompleksitas yang tinggi, haruslah dibuat suatu prosedur lesson learned yang mudah dan aplikatif tanpa mengurangi perannya yang penting.

Dalam kebanyakan praktik di lapangan, belum pernah ada suatu prosedur standart bagi tim proyek untuk membuat lesson learned yang menjadikan program ini bak program langka nan aneh. Mereka juga belum pernah melihat wujud dokumen lesson learned secara nyata. Sehingga membuat lesson learned bagi mereka adalah salah satu pekerjaan yang tersulit.

Inilah tantangannya, karena pelaku proyek ingin sesuatu yang cepat, tidak berbelit-belit, dan langsung pada sasaran / target. Sedangkan membuat lesson learned tidak dapat secepat itu karena merupakan produk dari aktifitas berfikir / evaluasi yang membutuhkan waktu.

Berdasarkan hal tersebut di atas, dapat ditarik beberapa syarat agar prosedur lesson learned bisa aplikatif, yaitu:

  • Ringkas, yaitu prosedur tidak terlalu panjang atau berbelit-belit.
  • Proses yang cepat, dimana proses membuat lesson learned tidak membutuhkan waktu yang lama. Hal ini karena pelaku konstruksi sudah disibukkan oleh begitu banyak aktifitas di lapangan.
  • Tersedia checklist, dimana dimaksudkan untuk mempersingkat proses evaluasi
  • Tersedia template, dimana dengan tujuan yang sama yaitu untuk mempercepat proses.
  • Tersedia beberapa contoh, untuk membantu pelaku proyek dalam mengisi lesson learned.
  • Pendekatan problem solving, untuk mendapatkan hasil pembelajaran yang jitu disamping melatih personil proyek untuk meningkatkan kemampuan problem solving.
  • Prosedur yang kontinyu, dengan maksud agar membuat tim proyek menjadi terbiasa dan proses ini menjadi budaya yang bukan menjadi kewajiban melainkan kebutuhan.
  • Coaching dan bimbingan terus menerus oleh project manager terkait tugasnya untuk pembinaan dan pengembangan organisasi.

Berdasarkan pengalaman, berikut diberikan rekomendasi prosedur dalam pelaksanaan atau pembuatan project lesson learned yang lebih aplikatif:

  1. Waktu. Mekanisme mengenai lesson learned harus disampaikan saat project Kick off Meeting. Pengisian dimulai sejak awal pelaksanaan proyek yang diisi kapanpun sejak proyek dimulai saat terlihat adanya permasalahan. Kumpulan lesson learned harus dibahas secara periodik untuk dirumuskan. Disarankan untuk melakukan review ini setiap bulan. Tujuan review bulanan ini adalah untuk dapat dengan cepat merespon adanya lesson learned untuk melakukan perubahan.
  2. Petugas. Tiap personil dapat mengisi lesson learned template dengan diskusi aktif dengan kepala bidang (Site Manager). Dalam sosialisasi pada Kick Off Meeting dan review bulanan, sebaiknya dipimpin langsung oleh Project Manager.
  3. Object. Adapun object yang dapat dibuat lesson learned adalah permasalahan teknis, manajerial, SDM, non-teknis, atau lainnya yang terkait dengan pelaksanaan proyek.
  4. Cara. Pengisian project lesson learned dapat dilakukan ketika melihat terjadinya suatu permasalahan. Pengisian dilakukan dengan mengisi template khusus yang disarankan dalam bentuk buku kecil yang mudah untuk dibawa kemanapun yang diberikan beberapa contoh pengisian terhadap beberapa kasus yang berbeda pada tiap bidang. Dapat dipertimbangkan pembuatan lesson learned disertai dengan insentif khusus kepada karyawan yang memiliki daya kritis tinggi dan memberikan ide pengembangan yang jitu.
  5. Alat Bantu. Alat bantu dalam membuat lesson learned adalah template, contoh pengisian, dan checklist.

 

Tabel Contoh Template Lesson Learned

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)

 

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Integrasi and tagged , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>