Strategi Penanganan Risiko Saat Tender

Penanganan risiko pada saat tender adalah krusial. Proses perencanaan yang dilakukan di tender sangat menentukan keberhasilan proyek. Masa tender adalah masa “emas” nya segala perencanaan termasuk perencanaan pengelolaan risiko. Di masa ini perlu direncanakan strategi atas risiko yang jitu agar risiko dapat dikelola dengan baik pada fase-fase proyek berikutnya.

 

Sebelum menjelaskan lebih jauh mengenai strategi yang dapat dilakukan dalam rangka mengelola risiko pada saat tender, saya sampaikan mengenai bagaimana hubungan antara waktu atau fase proyek terhadap dampak risiko yang akan terjadi. Kita lihat kembali gambar grafik di bawah ini.

Pada gambar di atas terlihat ada dua grafik yaitu grafik hubungan antara siklus hidup proyek versus peluang terjadinya risiko dan grafik hubungan antara siklus hidup proyek versus dampak terjadinya risiko itu sendiri. Pada awal proyek, terdapat begitu banyak peluang terjadinya risiko, dimana risiko yang terjadi saat itu dampaknya masih kecil. Penanganan risiko sejak dini akan membuat dampak risiko dapat ditekan sejauh mungkin pada masa pelaksanaan.

Bagi kontraktor, masa tender bisa jadi adalah masa paling awal dalam proses siklus hidup proyek. Pada masa inilah risiko harus mulai dikelola dengan baik dengan membuat rencana manajemen risiko (risk management plan) yang memadai. Harapannya tentu adanya risiko tidak membuat proyek mengalami kegagalan atas pencapaian target-target proyek yaitu biaya, mutu, dan waktu. Sehingga menjadi jawaban bagi kita kenapa masa tender adalah masa “emas” dalam manajemen risiko proyek.

Pada masa tender, kontraktor sudah harus membuat portofolio manajemen risiko proyek. Portofolio tersebut sebaiknya dibuat tertulis yang berisi mengenai potensial risiko yang dapat terjadi, penilaiannya beserta tindakan penanganannya. Perencanaan manajemen risiko pada saat tender tidak dapat dilepaskan dari manajemen biaya proyek pada masa tender. Sekarang kita mulai dari urutan langkahnya dengan melihat gambar flow chart berikut ini:


Pada gambar terlihat bahwa proses dimulai dari scope planning dan scope definition. Scope planning berarti proyek jelas lingkup pekerjaannya sehingga dapat dibuat struktur penjabarannya dalam bentuk WBS. Scope definition berarti bahwa lingkup yang telah dijabarkan tersebut dapat didefinisikan ketentuan atas lingkup itu sendiri. Pada dasarnya setelah melakukan dua core processes tadi, maka proses manajemen risiko dapat dimulai. Sekarang mari kita review tahapan dalam proses manajemen risiko proyek berikut ini.

Terlihat bahwa tahapan proses manajemen risiko adalah:

  1. Identifikasi risiko
  2. analisa risiko
  3. Rencana mengatasi risiko
  4. Monitoring dan pengendalian risiko.

 

Biasanya pada saat tender, tidak tersedia waktu yang cukup dalam membuat suatu rencana manajemen risiko yang lengkap. Untuk itu kontraktor dapat membagi masa pembuatan rencana manajemen risiko proyek menjadi dua, yaitu pada masa tender yang fokus pada risiko-risiko utama proyek sedemikian hingga sebagian besar dampak risiko diyakini telah ada rencana penanganannya dan pada masa awal pelaksanaan yang mereview dokumen perencanaan manajemen risiko yang telah dibuat pada masa tender dan melakukan pendetailan atas dokumen tersebut dengan melihat kondisi lapangan yang lebih lengkap. Dalam tulisan ini kita akan bahas mengenai rencana manajemen risiko yang dilakukan pada masa tender berdasarkan tahapan manajemen risiko seperti yang telah disebutkan di atas.

  1. Tahap Identifikasi Awal. Tahap ini dapat segera dimulai segera setelah lingkup terdefinisi dengan baik dan jelas. Strategi-strateginya adalah:
    • Menggunakan data base risiko yang berisi daftar risiko-risiko yang sering terjadi pada proyek sejenis.
    • Mendata risiko berdasarkan data lingkup atau WBS proyek tersebut. Agar dapat menangkap sebanyak mungkin risiko yang berpeluang terjadi berdasarkan lingkup dan definisinya pada proyek yang akan dikerjakan
    • Melakukan review klausul kontrak dan dokumen kontrak yang lain dengan tujuan untuk mendata klausul kontrak yang berpeluang menjadi barricade risk.
    • Melibatkan calon tim proyek agar tim proyek sejak awal sudah mengetahui risiko yang berpeluang terjadi di proyek yang nanti akan dikerjakan.
  1. Tahap Identifikasi Lanjut. Merupakan tahap identifikasi yang memperhatikan rencana proyek yang lain. Ini adalah tahap identifikasi yang melengkapi tahap identifikasi awal. Strategi-strateginya adalah:
    • Mempelajari risiko yang terdapat pada rencana waktu atau time schedule
    • Mempelajari risiko yang terdapat pada rencana kualitas
    • Mempelajari risiko yang terdapat pada aspek organisasi dan tim proyek
    • Mempelajari risiko yang terdapat pada resources yang akan digunakan
    • Mempelajari risiko yang terdapat pada rencana procurement proyek
    • Mempelajari aspek eknomi makro saat proyek dikerjakan,
    • Mengelompokkan risiko-risiko yang telah dapat ditangani berdasarkan best practice atau pengalaman.
    • Membuat daftar risiko diluar yang telah ada langkah penangannya untuk dibahas atau dikaji lebih lanjut.
  1. Tahap Penilaian Risiko. Strategi-strateginya adalah:
    • Menentukan risiko kategori barricade risk untuk diprioritaskan
    • Menentukan prioritas risiko yang lain dengan cara menggunakan data base yang ada jika termasuk risiko yang berulang.
    • Menentukan prioritas atau level risiko yang tergolong baru dengan menggunakan cara brainstorming.
  1. Tahap Rencana mengatasi risiko. Strategi-strateginya adalah:
    • Menentukan klausul atau dokumen kontrak yang harus diubah dalam rangka menghindari risiko kontrak yang berdampak besar
    • Menentukan risiko-risiko yang akan dialihkan ke pihak asuransi
    • Menentukan risiko-risiko yang akan dialihkan dengan cara mensubkontraktorkan.
    • Mencari langkah penanganan atas risiko yang ditanggung oleh kontraktor sendiri.
    • Menghitung biaya yang mungkin diperlukan atau akan terjadi atas risiko yang ditanggung oleh kontraktor berdasarkan perhitungan khusus seperti Montle Carlo, perhitungan pendekatan atau berdasarkan pengalaman tim proyek. Biaya ini dikenal dengan risk contigency.
    • Mencari peluang atas adanya potensi risiko. Ini sebagai imbangan atas adanya biaya yang mungkin muncul / risk contigency

Setelah tahapan di atas selesai dilakukan, maka sebaiknya membuat dokumen risk management plan nya dengan maksud agar rencana penanganan risiko tersebut dibuat tertulis sehingga dapat menjadi media komunikasi yang baik aantara tim tender dengan tim proyek apabila tender dimenangkan.

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)

 

 

 

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Risiko and tagged , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>