Nomenklatur File Untuk Project Filing yang Lebih Baik

Posting ini cukup sederhana namun bisa menjadi solusi penting. Di tengah begitu banyaknya file yang dibuat karena tingginya tingkat kompleksitas pekerjaan, penamaan file sering menjadi masalah ketika harus mencari file lama yang penting. Semoga hal kecil ini bisa bermanfaat.

Pernahkan anda dibuat jengkel oleh banyaknya variasi file softcopy atas satu dokumen? Apakah anda setuju jika penyebabnya adalah seperti hasil pengamatan penulis, yaitu:

  • Banyaknya revisi file – pertanyaannya file mana yang merupakan revisi terakhir?
  • Miripnya judul file – pertanyaannya file mana yang dimaksud?
  • Tujuan file tidak jelas – pertanyaannya file mana yang pernah ditujukan ke pihak tertentu?
  • File hilang karena lupa judul file – pertanyaannya apa judul file yang dimaksud?
  • dll

Hal sederhana ini kadang menjadi blunder ketika harus membuka seluruh file yang mungkin untuk mendapatkan dokumen file yang tepat. Terlebih di proyek yang menghasilkan file dalam jumlah yang luar biasa banyak akibat kompleksitasnya. Lalu tuntutan untuk sering melakukan updating data / file dan hal lain yang terjadi di proyek.

Penulis mengusulkan untuk dibuat suatu nomenklatur file soft copy untuk menghindari habisnya waktu dan kesalahan hingga kehilangan file. Nomenklatur file ini telah diterapkan oleh penulis dalam pelaksanaan proyek dan telah terbukti membantu. Lalu dengan hasil review, maka dibuat lesson learned yang dishare dalam blog ini.

Beberapa pertimbangan penulis dalam sistem nomenklatur file ini adalah untuk memudahkan dalam pencarian mengunakan search engine dan lebih informatif. Adapun nomenklatur tersebut dibuat dengan ketentuan sebagai berikut:

(1)Kode Proyek – (2)Stakeholder – (3)Bidang- (4)Nama File – (5)Revisi ke

Penjelasan:

1. Kode Proyek. Bisa dalam bentuk singkat nama proyek atau kode angka proyek. Contohnya nama proyek adalah proyek pembangunan gedung kantor ANTAM, maka kode proyeknya bisa dibuat ATM.

2. Stakeholder. Kode ini untuk menunjukkan tujuan file ke stakeholder proyek yaitu Internal Proyek, Kantor Pusat, Owner, Perencana, Pengawas, dll. Disarankan kode stakeholder dibuat singkatannya dalam suatu daftar. Contoh Owner menjadi OWN, Perencana menjadi PRN, Pengawas menjadi PWS, Internal proyek menjadi IP, dst

3. Bidang. Kode ini disarankan adalah knowledge yang ada dalam manajemen proyek dalam bentuk singkatan. Contoh file terkait schedule pelaksanaan, maka kodenya adalah TM yang merupakan kependekan dari Time atau time manajemen. Jika ada file lain, maka dapat dibuatkan tambahan. Disarankan kode adalah singkatan.

4. Nama File. Bagian ini adalah murni nama file. Disarankan dibuat singkat dan jelas / tidak bias. Contoh Schedule pelaksanaan proyek, sebaiknya dibuat Schedule Proyek. Perlu diperhatikan bahwa harus ada kata kunci yang merujuk isi file yang dalam contoh tersebut kata kunci adalah schedule. Ini berguna dalam memudahkan mencari dengan mesin pencari.

5. Revisi ke. Bagian ini ada untuk mengakomodir banyaknya revisi dalam pembuatan file kerja di proyek. Pada bagian ini cukup ditulis angka 0,1,2,3, dst.

Ada ketentuan lain dimana jika ada variasi file sejenis, disarankan membuat dokumen variasi tersebut dalam bentuk tambahan worksheet dalam file yang sama dimana updating dibuat pada revisinya. Lalu jika file dianggap cukup rahasia, dapat ditambahkan security password.

Untuk memudahkan pemahaman, diberikan beberapa contoh di bawah ini:

  • ATM – OWN – TM – Schedule Proyek – 2 → Dokumen schedule pelaksanaan update ke 2 yang ditujukan untuk owner pada proyek pembangunan kantor Antam (ATM)
  • SPG – IP – HR – Rencana Personil – 3 → Dokumen rencana personil update ke 3 untuk internal proyek pada proyek pengembangan bandara Sepinggan (SPG)
  • DR – KP – COM – Rencana Cashflow – 6 → Dokumen rencana cashflow update ke 6 untuk laporan ke kantor pusat pada proyek PLTMG Duri (DR)

Demikian share dari penulis untuk membantu memudahkan pembaca dalam mengelola file dokumentasi proyek menjadi lebih baik.

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Proyek and tagged , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>