Proses ini merupakan proses yang memantau status proyek untuk memperbarui biaya dan melakukan pengendalian jika terjadi penyimpangan atas biaya dan cash flow terhadap acuannya dengan berbagai tindakan preventif dan korektif untuk mengurangi atau menghilangkan dampak risiko penyimpangan. Proses ini direkomendasikan dirinci menjadi beberapa kegiatan seperti yang ditunjukkan pada Tabel di bawah ini :
Adapun penjelasan kegiatan-kegiatan yang merupakan rincian proses estimasi biaya aktivitas yang terdapat pada Tabel di atas adalah sebagai berikut :
Memantau faktor pengaruh dominan terhadap biaya – Merupakan kegiatan yang memantau perubahan dan kecenderungan faktor usaha yang mempengaruhi kinerja biaya. Kecenderungan perubahan dapat dilakukan secara grafis dengan teknik trend analysis. Kegiatan ini penting karena merupakan early warning system. Adapun contoh daftar faktor-faktor pengaruh biaya proyek konstruksi seperti pada Tabel di bawah ini
Adapun contoh kegiatan pemantauan kecenderungan atas faktor makro ekonomi utama terlihat pada Gambar di bawah ini
Memantau kinerja biaya aktual dan prediksi kinerja biaya akhir – Pemantauan biaya dapat diawali dengan memantau perkembangan faktor-faktor pengaruh dominan terhadap biaya yang dapat menjadi membantu memberi petunjuk atas analisis faktor penyebab atau memprediksikan kinerja biaya. Contoh penurunan inflasi umumnya diikuti oleh penurunan suku bunga. Walaupun dampaknya terhadap biaya belum terasa saat pemantauan, namun membantu memprediksi kinerja biaya berikutnya.
Kegiatan ini termasuk kegiatan memprediksi kinerja biaya dimasa yang akan datang. Adapun prediksi kinerja biaya dengan menggunakan indikator EAC (Estimate at Completion). Kegiatan pemantauan biaya berupa pengukuran indikator kinerja biaya EV, AC pada periode tertentu dan secara akumulatif serta prediksi hingga akhir proyek (EAC) pada tiap milestone progres yang ditentukan. Selanjutnya menghitung indikator SPI dan VAC serta TCPI terutama jika dalam kondisi cost overrun. Contoh pemantauan kinerja biaya disampaikan pada Tabel dan Gambar di bawah ini
Memantau kinerja cash flow aktual – Merupakan kegiatan yang menilai kinerja cash flow proyek dengan memperhatikan status rekomendasi tindakan atas perubahan faktor usaha. Kinerja biaya mempengaruhi cash flow, sehingga harus diperhatikan. Status rekomendasi tindakan atas perubahan faktor usaha akan membantu dalam menjelaskan hasil penilaian kinerja cash flow. Dalam konsep EVM, kegiatan pemantauan cash flow dengan memperhatian kecenderungan pengeluaran biaya (AC) dengan komitmen pendanaan. Hasil pemantauan dapat berupa :
- Indikator EV. Jika EV > PV, maka komitmen pendanaan berpotensi kurang dan harus dimajukan. Demikian sebaliknya,
- Indikator CPI dan EAC. Jika nilai CPI < 1 dan atau EAC > BAC, maka komitmen pendanaan yang sudah ada berpotensi tidak cukup,
- Kecukupan komitmen pendanaan sesuai rencana kebutuhan pendanaan proyek.
- Kelancaran realisasi komitmen pendanaan dari kreditur.
Membuat rekomendasi pengendalian biaya dan cash flow – Meliputi aktivitas untuk memastikan rekomendasi tindakan perbaikan biaya telah sesuai prinsip-prinsip pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Kegiatan ini menghasilkan informasi perubahan, kecenderungan faktor usaha, prediksi dampak pada kinerja biaya, dan rekomendasi tindakan untuk menghilangkan atau meminimalisir dampak negatif atau memaksimalkan keuntungan. Faktor-faktor pengaruh biaya harus dikendalikan dan dioptimalkan peluangnya. Tabel berikut ini adalah contoh pengendalian faktor-faktor pengaruh biaya proyek.
Pengendalian biaya merupakan kegiatan yang mengendalikan penyimpangan biaya hasil penilaian data kinerja biaya pada proses pemantauan biaya. Tujuan pengendalian biaya berdasarkan PMBOK 5th Edition adalah menjaga biaya aktual penyelesaian proyek (EAC) sesuai rencana (BAC). Pengendalian biaya harus dilakukan sejak awal pelaksanaan proyek. Sehingga digunakan indikator CPI untuk pengendalian biaya interim. Jika terjadi penyimpangan, maka perlu untuk melakukan analisis untuk rekomendasi tindakan yang efektif baik preventif maupun korektif sesuai dengan kriteria tindakan pada ketentuan ambang batas pengendalian biaya. Tabel berikut adalah contoh ambang batas pengendalian biaya.
Dengan contoh kasus pada Tabel 9.38 di atas, ditunjukkan bahwa pada bulan Januari dalam kondisi cost overrun, yang ditunjukkan dengan nilai CPI sd Jan < 1,0 dan nilai VAC¹ sd Jan = 1,02. Sehingga dilakukan berbagai optimasi dan efisiensi. Hasilnya pada bulan Februari menunjukkan perbaikan biaya pelaksanaan dimana CPI sd Feb (0,98) > CPI sd Jan (0,90). Namun perbaikan tersebut masih belum cukup, karena pemantauan kinerja akumulatif hingga bulan Februari yang masih menunjukkan indikator cost overrun dimana VAC¹ sd Feb = 1,035. Cost overrun disebabkan oleh pek. Landscape yang nilai CPI sd Feb turun drastis menjadi 0,8. Sehingga masih diperlukan upaya-upaya optimasi pelaksanaan pada bulan Maret terutama pada pek. Landscape.
Tujuan pengendalian cash flow adalah memastikan proyek selalu lancar dimana tidak terjadi kekurangan pendanaan dan tidak terjadi kelebihan pendanaan yang akan menghasilkan biaya bunga bank yang lebih tinggi dari rencana. Tindakan yang dapat diambil berdasarkan hasil penilaian kinerja cash flow adalah sebagai berikut :
- EV > PV, rencana pendanaan dimajukan atau kecepatan pelaksanaan diperlambat.
- CPI < 1 dan atau EAC > BAC, rencana pendanaan dikaji ulang untuk diperbarui jumlah kebutuhannya atau ditambah dari kreditur lain.
- Komitmen pendanaan < kebutuhan pendanaan, maka harus dicari tambahan dana dari kreditur lain atau ditambah dari kreditur yang sudah ada.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery