Proses pengendalian biaya proyek merupakan proses yang memantau status proyek untuk memperbarui biaya dan melakukan pengendalian jika terjadi penyimpangan atas biaya dan cash flow terhadap acuannya dengan berbagai tindakan preventif dan korektif untuk mengurangi atau menghilangkan dampak risiko penyimpangan. Proses ini merupakan proses yang sangat penting dalam manajemen proyek. Hal ini karena sulit untuk mendapatkan suatu proyek yang memiliki perencanaan biaya yang matang akibat dari tingginya kompleksitas proyek. Kompleksitas proyek tersebut pada akhirnya membuat tingginya penyimpangan biaya proyek. Oleh karena itu, proses pengendalian biaya proyek haruslah menjadi proses yang kuat untuk mengendalikan adanya penyimpangan biaya proyek. Adapun rincian dan laur proses pengendalian biaya yang berdasarkan pada PMBOK 5th Edition dapat dilihat pada Tabel di bawah ini :
Proses pengendalian biaya proyek dilakukan berdasarkan metodologi rencana manajemen proyek dan menggunakan acuan proses yang ada dalam aset-aset proses organisasi. Data dan informasi yang akan diproses berasal dari data kinerja pekerjaan dan kebutuhan pendanaan proyek.
Terdapat beberapa alat dan teknik dalam proses pengendalian biaya proyek yaitu Earned Value Management (EVM), peramalan biaya, to-complete performance index (TCPI), review kinerja proyek, software manajemen proyek, dan analisis cadangan. Keseluruhan alat dan teknik tersebut hampir semua selelu digunakan dalam praktik pengendalian biaya proyek. Khusus metode EVM, umumnya digunakan oleh pemilik proyek. Sedangkan penyedia jasa menggunakan hanya sebagian fungsi EVM. Sisanya menggunakan pengendalian biaya basis sumber daya dan atau basis keuangan proyek.
Proses penentuan anggaran biaya proyek direkomendasikan untuk diuraikan menjadi rangkaian kegiatan-kegiatan untuk memudahkan pemahaman dan implementasi proses ini. Penjelasan rinci tiap kegiatan dibahas secara khusus pada bagian lain pada subbab ini. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah :
- Memantau faktor pengaruh dominan terhadap biaya.
- Memantau kinerja biaya aktual dan prediksi biaya akhir.
- Memantau kinerja cash flow.
- Membuat rekomendasi pengendalian biaya dan cash flow.
Hasil dari proses ini adalah informasi kinerja pekerjaan, prediksi biaya, permintaan perubahan, pembaruan dokumen-dokumen proyek, dan pembaruan aset-aset proses organisasi. Penjelasan kegunaan hasil-hasil proses ini adalah sebagai berikut :
- Informasi kinerja pekerjaan dan prediksi biaya akan menjadi dasar dalam melakukan pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek,
- Permintaan perubahan akan menjadi bahan evaluasi pada proses pelaksanaan pengendalian perubahan terpadu proyek,
- Pembaruan dokumen-dokumen proyek untuk didokumentasikan dan dikomunikasikan,
- Pembaruan aset-aset proses organisasi untuk meningkatkan kualitas manajemen proyek perusahaan atau organisasi.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery