Proses ini merupakan proses yang memperkirakan biaya yang paling mungkin atas sumber daya yang akan digunakan yang diperlukan pada tiap aktivitas-aktivitas untuk penyelesaian proyek. Proses ini dituntut untuk menghasilkan estimasi dengan tingkat akurasi setinggi-mungkin atas tingkat defisini proyek yang ada sehingga memerlukan semua kompetensi terkait estimasi biaya dan kompetensi atas produk yang akan dihasilkan.

Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik berdasarkan standar PMBOK 5th Edition yang dapat digunakan. Rincian alternatif beserta definisi dan tujuan serta rekomendasi aplikasinya diberikan pada Tabel berikut :

Alat dan Teknik Proses Estimasi Biaya

Penjelasan-penjelasan tambahan berikut contoh atas alat dan teknik yang ada pada Tabel di atas, disampaikan sebagai berikut :

Estimasi Analog – Menggunakan nilai atas lingkup, biaya, dan durasi, serta ukuran, berat, dan tingkat kompleksitas proyek yang serupa sebagai dasar estimasi. Biaya aktual proyek serupa akan menjadi acuan estimasi. Teknik ini disebut juga expert judgment dalam estimasi biaya, dimana digunakan sebagai gambaran awal biaya proyek dimana belum tersedia definisi proyek yang memadai. Teknik ini sangat cepat namun tingkat akurasi rendah. Teknik ini kurang direkomendasikan.

Contohnya adalah biaya proyek pembangkit listrik pada tahun 2016 kapasitas 100 MW berkisar antara Rp. 1,1 triliun. Untuk merencanakan biaya proyek yang sama di tempat yang lebih remote dengan metode analog diperkirakan oleh beberapa ahli berkisar Rp. 1,3 triliun hingga Rp. 1,4 triliun sehingga ditentukan sebesar Rp. 1,35 triliun.

Estimasi Parametrik – Menggunakan hubungan statistik antara data historis dan variabel lain untuk menghitung perkiraan parameter aktivitas, seperti biaya, dan durasi. Teknik ini sering digunakan dan cukup akurat untuk menghitung kelayakan finansial proyek dimana lingkup sudah terdefinisi lebih baik. Umumnya menggunakan satuan fungsi bangunan seperti luas untuk gedung, keluaran listrik untuk proyek pembangkit, dan lain-lain. Direkomendasikan sebagai teknik estimasi minimal yang digunakan untuk berbagai jenis proyek dimana definisi proyek mulai dibangun.

Adapun contohnya adalah pada proyek pembangunan apartemen dengan luas lantai 60.000 m². Harga tahun lalu adalah Rp. 4 jt/m². Maka biaya apartemen tahun depan dengan luas 70.000 m² dan tingkat inflasi material konstruksi adalah 5%/tahun adalah 70.000 x 4 jt x (1+5%)² = Rp. 294,0 miliar.

Estimasi Bottom-Up – Teknik ini menghitung biaya dengan menghitung komponen biaya aktivitas yang kemudian di-rangkum. Teknik ini sangat akurat dan digunakan saat telah tersedia definisi proyek yang baik dalam bentuk WBS. Teknik ini digunakan untuk keperluan lelang.

Estimasi 3-Point – Berasal dengan evaluasi program dan review teknik (PERT) yang meningkatkan akurasi estimasi satu point dengan estimasi ketidakpastian dan risiko. tE dapat dihitung dengan menggunakan dua rumus yaitu distribusi Segitiga dan distribusi Beta.  Rumus Distribusi Segitiga tE = (tO + tM + tP)/3 dan dengan Distribusi Beta tE = (tO + 4tM + tP) / 6. Pemilihannya akan berdasarkan perkiraan distribusi tingkat kemungkinan atas nilai yang diperkirakan akan terjadi. Dapat diaplikasikan pada penentuan waste, asumsi kurs, asumsi inflasi, dan lainnya

Adapun contohnya adalah pada penentuan kedalaman pancang. Hasil test lima lokasi yang mewakili menunjukkan kedalaman tanah keras adalah 16 m, 19 m, 20 m, 21 m, dan 23 m. Dengan menggunakan distribusi segitiga, prediksi elevasi tanah keras menjadi tE = (16 + 20 + 23)/3 = 19,67 m.

Analisis Cadangan – Pada proses ini memasukkan cadangan kontingensi untuk memperhitungkan ketidak-pastian biaya. Cadangan manajemen akan dimasukkan pada proses anggaran biaya. Dialokasikan untuk merespon risiko yang teridentifikasi (known-unknowns). Biaya ini dihitung pada sisa risiko setelah tindakan mitigasi.

Software Manajemen Proyek – Penggunaan software akan mempercepat dan meningkatkan akurasi proses estimasi biaya aktivitas yang cukup kompleks dan harus dilakukan dengan jumlah yang cukup besar. Berupa aplikasi software, spreadsheet, simulasi, dan alat statistik.

Analisis Penawaran Vendor – Diaplikasikan pada pekerjaan dengan metode pengadaan buy atau oleh vendor spesialis. Direkomendasikan untuk memberikan informasi yang selengkap mungkin terkait paket pekerjaan yang akan dilakukan kepada vendor. Vendor yang akan dipilih penawaran harganya harus setara dan mampu melaksanakan pekerjaan yang dapat ditunjukkan dengan jumlah pengalaman proyek dan kualitasnya pada nilai pekerjaan minimum yang ditentukan. Adapun contoh analisis penawaran vendor dengan kondisi seperti pada Tabel berikut ini:

Contoh Analisa Penawaran Vendor

Berdasarkan data diatas, vendor B dan vendor C dianggap belum mampu atau tidak setara. Vendor A dapat dinegosiasi dan menjadi hasil estimasi biaya karena memiliki pengalaman paling banyak, kualitas paling baik, dan harga lebih murah dibandingkan dengan Vendor D.

Teknik Pengambilan Keputusan Kelompok – Teknik ini dapat berupa brainstorming, Delphi, atau teknik kelompok nominal. Teknik brainstorming dan kelompok nominal telah dijelaskan sebelumnya. Teknik Delphi adalah metode untuk penataan proses komunikasi kelompok agar dalam proses ini efektif yang memungkinkan sekelompok individu, secara keseluruhan, untuk menangani masalah yang kompleks, dengan langkah – langkah sebagai berikut (Dermawan, 2004) :

  • Identifikasi isu dan masalah pokok yang hendak diselesaikan.
  • Pembuatan kuesioner dan pemilihan para peserta teknik Delphi.
  • Para ahli mengisi kuesioner, menghasilkan ide dan alternatif solusi penyelesaian masalah.
  • Seluruh respon pada isian kuesioner dirangkum dan dikirimkan kembali kepada partisipan.
  • Partisipan menelaah hasil rangkuman, menetapkan skala prioritas alternatif solusi terbaik dan mengembalikan seluruh hasil rangkuman beserta masukan terakhir.
  • Proses diulang hingga para pembuat keputusan telah yakin dan sepakat atas solusi terbaik.

Teknik brainstorming dan kelompok nominal paling sering digunakan karena cepat dan cukup akurat serta melibatkan banyak anggota sehingga meningkatkan komitmen lebih banyak anggota. Teknik Delphi digunakan jika masalah cukup kompleks dan tersedia cukup waktu.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code