Menurut PMBOK 5th Edition, proses perencanaan manajemen biaya adalah proses yang menetapkan kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pengelolaan, pembelanjaan, dan pengendalian biaya. Hasil proses ini akan memberikan pedoman dan cara mengelola biaya baik perencanaan maupun pengendalian sepanjang proyek.

Terdapat beberapa masukan dalam melakukan proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition. Komponen beserta definisi atau rincian atau penjelasan singkat serta fungsi utama terkait diberikan pada Tabel 9.4 di bawah ini :

Masukan Proses Perencanaan Manajemen Biaya

Fungsi dari beberapa komponen rencana manajemen proyek yang penting dalam perencanaan manajemen biaya adalah :

  • Acuan lingkup (scope baseline) – Terutama pernyataan lingkup proyek dan WBS untuk estimasi biaya tiap aktivitas.
  • Acuan jadwal (schedule baseline) – Diperlukan sebagai informasi waktu terjadinya biaya baik rencana maupun aktual.
  • Rencana manajemen risiko – Dalam manajemen risiko terdapat mitigasi risiko yang berupa kontijensi biaya tertentu untuk cadangan biaya atas terjadinya risiko.
  • Rencana manajemen kualitas – Dalam manajemen kualitas dikenal konsep dan istilah cost of quality yang merupakan komponen biaya proyek yang harus diperhitungkan.

Pada project charter terdapat informasi mengenai garis besar lingkup, biaya, dan waktu pelaksanaan proyek sebagai acuan pada proses perencanaan biaya yang lebih rinci. Di samping itu disebutkan pula ketentuan dalam melakukan perubahan biaya dan stakeholder kunci yang terkait persetujuan acuan biaya termasuk perubahan yang terjadi.

Faktor lingkungan usaha baik eksternal maupun internal yang cukup dominan mempengaruhi proses ini adalah sebagai berikut :

  • Kondisi pasar – Dapat berupa ketersediaan sumber daya, kondisi supply-demand, fluktuasi harga, kualitas dan produktifitas sumber daya, praktik ekonomi (monopoli, oligopoli, kartel).
  • Data makro ekonomi – Dapat berupa nilai tukar kurs, kebijakan bank sentral atas keuangan, kecenderungan inflasi termasuk pengaruhnya terhadap kenaikan harga barang (lihat Tabel 9.5).
Asumsi Makro Ekonomi Jangka Menengah (Kementrian Keuangan)
  • Kebijakan Otoritas Setempat – Dapat berupa kebijakan atas perijinan, upah minimum tenaga kerja, kandungan lokal, dan lain-lain.
  • Budaya dan struktur organisasi – Merupakan faktor internal dalam pengelolaan biaya. Beberapa budaya organisasi yang mendukung pengelolaan biaya adalah  budaya disiplin dan tertib administrasi, keyakinan ada peluang pada tiap masalah, orientasi proses, inovatif, dan lainnya.
  • Informasi komersial yang dipublikasikan – Dapat berupa daftar upah berbagai keahlian, harga sewa berbagai alat, gaji berbagai tingkat keahlian SDM, termasuk kapasitas dan produktifitasnya. Adapun data produktifitas telah diberikan petunjuknya oleh Standar Nasional Indonesia (SNI) dan dapat dilihat pada Tabel 9.6 berikut ini :
Daftar SNI Produktivitas Pekerjaan Untuk Perhitungan Harga Satuan

Aset-aset proses organisasi tersebut harus mendorong terbentuknya budaya organisasi proyek yang mendukung pengendalian biaya dan harus dibuat sebaik-mungkin untuk menjamin manajemen biaya yang handal. Aset-aset proses organisasi tersebut dapat berupa (PMBOK 5th Edition):

  • Prosedur pengendalian keuangan. Dapat berupa jadwal pelaporan, review keuangan yang diperlukan, kode biaya, pasal kontrak standar, dan lain-lain.
  • Informasi historis dan dasar pengetahuan dari lesson learned atas proyek sebelumnya.
  • Database keuangan.
  • Kebijakan, prosedur, dan petunjuk eksisting baik formal maupun non-formal yang terkait dengan estimasi biaya dan penentuan anggaran.

Sebagai tambahan pada proyek-proyek investasi, proses ini harus dikaitkan dengan hasil kelayakan proyek yang didalamnya terdapat kelayakan finansial yang berisi biaya proyek dalam garis besar, pendanaan, termasuk biaya pendanaannya. Informasi ini dapat menjadi masukan pada proses perencanaan biaya mengingat informasi biaya proyek dalam project charter terbatas dalam garis besar.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code