Mengelola biaya merupakan rangkaian proses yang merencanakan dan mengendalikan biaya proyek agar proyek yang dikerjakan dapat sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Manajemen biaya proyek yang baik akan menunjang organisasi dalam mencapai tujuan bisnisnya. Masih tingginya tingkat kegagalan atas biaya di proyek, menunjukkan kemampuan pengelolaan biaya yang masih lemah. Bentuk kegagalan atas biaya seperti cost overrun atau kerugian proyek akan berdampak secara langsung pada tidak tercapainya tujuan organisasi terutama dalam mendapatkan keuntungan finansial. Di samping itu, cost overrun yang tinggi akan menurunkan tingkat kelayakan proyek secara aktual.
Tujuan proses manajemen biaya proyek adalah agar pelaksanaan proyek sesuai dengan anggaran dan atau dalam batas cadangan biaya manajemen yang telah ditentukan diawal untuk menjaga tujuan bisnis organisasi. Proses ini akan fokus untuk melakukan estimasi yang seakurat-mungkin sesuai tingkat definisi proyek dan pengendalian biaya handal yang mampu mendeteksi adanya penyimpangan seawal-mungkin untuk mendapatkan tindakan perbaikan yang seefektif-mungkin.
Organisasi direkomendasikan untuk mengembangkan proses merencanakan manajemen biaya secara terus menerus untuk meningkatkan kehandalan dan kualitas manajemen biaya proyek yang efektif dan stratejik. Pengembangan proses dapat dengan mengacu pada best practice, pengalaman, lesson learned, dan referensi-referensi relevan terbaik sebagai benchmarking.
Berbagai faktor kritis (critical success factors) yang telah diidentifikasi akan menjadi perhatian penting dalam mengembangkan strategi dan metodologi pengelolaan biaya yang efektif dan stratejik di proyek. Setiap organisasi sangat direkomendasikan untuk mengembangkan metodologi ini yang unik untuk berbagai industri, peran, dan budaya organisasi.
Pengelolaan biaya di proyek harus dilakukan dengan memperhatikan critical success factors dan berbagai faktor risiko utama terhadap biaya seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Kompleksitas pengelolaan biaya membutuhkan langkah-langkah khusus pengelolaan yang efektif dan stratejik. Berdasarkan pengalaman, lesson learned, dan berbagai referensi, disampaikan berbagai alternatif langkah pengelolaan manajemen biaya yang stratejik pada Tabel di bawah ini
Pada Tabel di atas, telah diberikan berbagai rekomendasi strategi yang merupakan hasil pengalaman, lesson learned, dan beberapa hasil penelitian. Berbagai rekomendasi tersebut harus dengan memperhatikan situasi dan kondisi proyek. Tidak semua rekomendasi strategi sesuai untuk suatu proyek yang bersifat unik. Selain itu, setiap strategi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Oleh karena itu harus dilakukan penilaian situasi dan kondisi proyek untuk menentukan strategi pengelolaan waktu yang paling tepat dan efektif.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery