Penentuan durasi aktivitas akan sangat tergantung dengan jumlah sumber daya utama, jumlah sumber daya pendukung aktivitas dan produktifitas masing-masing sumber daya. Jumlah sumber daya utama akan menjadi ukuran besarnya pekerjaan yang akan dilakukan, jumlah sumber daya pendukung akan menjadi ukuran seberapa kapasitas produksi pekerjaan, dan produktifitas akan menjadi ukuran seberapa cepat pekerjaan akan dilakukan. Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik berdasarkan standar PMBOK 5th Edition yang dapat digunakan. Rincian alternatif beserta definisi dan tujuan diberikan pada Tabel berikut :
Penjelasan-penjelasan tambahan berikut contoh atas alat dan teknik yang ada pada tabel di atas, disampaikan sebagai berikut :
Estimasi Analog – Perkiraan secara analog merupakan perkiraan biaya dan durasi waktu aktivitas atau proyek yang menggunakan parameter atas data historis dari aktivitas atau proyek yang serupa sebagai dasar perkiraan. Parameter dapat berupa ukuran, berat, jumlah sumber daya, kualifikasi sumber daya, kompleksitas, dan lainnya. Teknik ini digunakan jika data untuk estimasi durasi masih sangat terbatas. Contoh perhitungan estimasi analog yaitu pada penentuan durasi training materi tentang pengelolaan lingkup proyek yang baru dan lebih rumit dari yang sebelumnya pernah diberikan. Dengan mempertimbangkan tingkat kompleksitas materi, maka pendapat ahli adalah 16 hingga 20 jam (rata-rata 18 jam). Estimasi analog dikenal juga sebagai estimasi expert judgment
Estimasi Parametrik – Perkiraan secara parametrik menggunakan hubungan statistik antara data historis dan variabel lain untuk menghitung perkiraan parameter biaya dan durasi aktivitas. Durasi kegiatan dapat ditentukan secara kuantitatif dengan mengalikan kuantitas pekerjaan dalam jam kerja per unit kerja. Tingkat akurasi cukup tinggi dan sering digunakan.
Contoh produktifitas pemancangan per hari per alat berdasarkan data historis adalah 15 titik. Untuk 300 titik tiang pancang akan memerlukan waktu 20 hari dengan satu alat pancang atau 10 hari dengan dua alat pancang.
Estimasi Three-Point – Konsep three point estimating berasal dengan evaluasi program dan review teknik (PERT) yang meningkatkan akurasi estimasi satu point dengan estimasi ketidakpastian dan risiko. tE dapat dihitung dengan menggunakan dua rumus yaitu distribusi Segitiga dan distribusi Beta. Adapun contoh penggunaan estimasi ini adalah estimasi durasi aktifitas X adalah 5,8,dan 14 hari. Maka durasi aktifitas yang digunakan adalah (5 + 4×8 + 14) / 6 = 8,5 hari.
Analisis cadangan – Cadangan kontingensi durasi aktivitas atau proyek digunakan untuk mitigasi ketidakpastian risiko atas jadwal proyek. Terdiri atas dua yaitu risiko known-unknowns dan risiko unknown-unknowns. Cadangan waktu dapat berupa persentase dari durasi aktivitas atau durasi waktu tertentu yang dapat dikembangkan dengan menggunakan metode analisis kuantitatif seperti simulasi Monte Carlo.
Risiko known-unknowns dihitung pada tiap aktivitas atau paket pekerjaan. Cadangan kontingensi dapat dikumpulkan ke dalam buffer. Contoh cadangan waktu atas risiko aktivitas atau paket pekerjaan adalah terhambatnya aktivitas akibat pengaruh cuaca, hambatan birokrasi, ketidakpastian kondisi bawah tanah, dan lainnya.
Cadangan waktu manajemen dapat dilakukan berdasarkan pengalaman atas tingkat keterlambatan proyek serupa akibat ketidakpastian yang tidak diketahui sebelumnya. Contoh pada pelaksanaan proyek apartemen serupa, terjadi keterlambatan sebesar 3-4 bulan dari rencana awal. Maka pada proyek berikutnya, dengan perbaikan prosedur yang memadai untuk mengatasi keterlambatan proyek, dapat diberikan cadangan waktu manajemen sebesar dua bulan. Perbaikan terus menerus, akan meningkatkan kematangan sistem manajemen proyek. Sehingga cadangan waktu dapat dikurangi secara konsisten mencapai nilai minimum tertentu.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery