Penentuan durasi aktivitas akan sangat tergantung dengan jumlah sumber daya utama, jumlah sumber daya pendukung aktivitas dan produktifitas masing-masing sumber daya. Jumlah sumber daya utama akan menjadi ukuran besarnya pekerjaan yang akan dilakukan, jumlah sumber daya pendukung akan menjadi ukuran seberapa kapasitas produksi pekerjaan, dan produktifitas akan menjadi ukuran seberapa cepat pekerjaan akan dilakukan. Proses ini direkomendasikan dirinci menjadi beberapa kegiatan seperti yang ditunjukkan pada Tabel di bawah ini :
Adapun penjelasan kegiatan-kegiatan yang merupakan rincian proses pengurutan aktivitas yang terdapat pada Tabel di atas adalah sebagai berikut :
Mengumpulkan data dan informasi terkait produktifitas sumber daya – Merupakan kegiatan yang mengumpulkan berbagai data dan informasi yang terkait dan dibutuhkan untuk melaksanakan proses ini. Kegiatan ini diperlukan mengingat terdapat begitu banyak data dan informasi yang dibutuhkan untuk menentukan produktifitas sumber daya. Adanya kumpulan data dan informasi yang disertai dengan resume khusus akan membuat proses ini akan berjalan dengan efektif. Adapun contoh data dan informasi yang terkait yang diperlukan pada kegiatan ini adalah :
- Rencana manajemen waktu,
- Daftar aktivitas,
- Atribut aktivitas,
- Kebutuhan sumber daya aktivitas,
- Kalender sumber daya,
- Pernyataan lingkup proyek,
- Daftar risiko,
- Struktur breakdown sumber daya,
- Faktor lingkungan usaha,
- Aset proses organisasi.
Menentukan produktifitas tiap sumber daya – Merupakan kegiatan yang menentukan besaran produktifitas atau kapasitas produksi satu atau lebih sumber daya yang diperlukan dalam melakukan aktivitas proyek. Produktifitas suatu aktivitas pada suatu proyek pada dasarnya bersifat unik karena dipengaruhi oleh berbagai faktor proyek yang bersifat unik pula. Sehingga cara penentuan adalah dengan menjadikan database produktifitas dan informasi historis pelaksanaan proyek sebagai dasar penentuan yang disesuaikan dengan faktor tertentu atas kondisi proyek dan metode pelaksanaan yang spesifik untuk proyek.
Jika tidak tersedia database dari internal dan eksternal, maka dapat menggunakan pendapat ahli. Jika ada lebih dari satu sumber daya yang dengan produktifitas yang berbeda, maka nilai yang diambil adalah yang terkecil. Produktifitas dapat menggunakan satuan waktu/jumlah sumber daya seperti jam/orang, hari/orang, hari/set, dan seterusnya. Diambil yang dianggap praktis dan paling sesuai.
Rumus umum dalam penentuan produktifitas sumber daya (P rencana) adalah :
P rencana = P dasar x F,
Dimana :
- P dasar adalah rata-rata nilai produktifitas aktivitas yang sama secara historis,
- F adalah faktor penyesuaian produktifitas.
Jika terdapat lebih dari satu faktor, maka rumus atas faktor penyesuaian produktifitas (F) adalah :
F = f1 x f2 x f3 x…x fn
Dimana :
- F adalah faktor penyesuaian produktifitas total,
- f1, f2, f3 adalah faktor utama pengaruh produktifitas sumber daya.
Beberapa faktor penting yang mempengaruhi nilai produktifitas adalah tingkat kesulitan pekerjaan, tingkat keahlian tenaga kerja, tingkat kapasitas dan kondisi alat bantu, hambatan lingkungan seperti kondisi cuaca.
Contohnya adalah pada pekerjaan galian tanah pile cap yang dikerjakan secara manual oleh tenaga kerja lokal yang kurang terlatih. Kondisi tanah lempung dengan kondisi cuaca cenderung hujan. Data historis menunjukkan nilai produktifitas adalah 0,7 m³/jam/grup pada kondisi tanah adalah lempung berpasir dan kondisi normal. Nilai produktifitas menjadi :
- Nilai produktifitas dasar, P dasar = 0,7 m³/jam/grup
- Asumsi faktor pengaruh : faktor tenaga kerja = 0,75, faktor kondisi tanah 0,85, dan faktor cuaca = 0,8. Akumulasi faktor = 0,75 x 0,85 x 0,80 = 0,51
- Nilai produktifitas rencana = 0,7 x 0,51 = 0,36 m³/jam/grup
Perhitungan estimasi durasi aktivitas – Kegiatan ini didasarkan pada jumlah volume kebutuhan sumber daya utama dan volume kebutuhan pendukung serta daftar. Metode perhitungan adalah dengan membagi besaran volume pekerjaan dengan nilai produktifitas rencana. Beberapa ketentuan dalam perhitungan estimasi durasi aktivitas adalah :
- Sumber daya utama harus sesuai perhitungan perencanaan. Jika terdapat beberapa penyesuaian atas kondisi lapangan, maka volume kebutuhan harus diperbarui.
- Sumber daya pendukung diasumsikan sesuai ketersediaannya berdasarkan kalender sumber daya (berdasarkan metode 1 kegiatan penentuan kebutuhan sumber daya aktivitas)
- Pada metode 2 kegiatan penentuan kebutuhan sumber daya aktivitas, target durasi ditentukan berdasarkan pengalaman proyek dengan teknik estimasi analog dan teknik estimasi parametrik. Metode ini bersifat iteratif dimana adanya keterbatasan sumber daya aktivitas, maka durasi aktivitas target akan menyesuaikan ketersediaan sumber daya pendukung aktivitas.
Rumus umum dalam penentuan durasi aktivitas adalah :
D = SU / ( SP x P )
dimana :
- D adalah durasi,
- SU adalah sumber daya utama,
- SP adalah sumber daya pendukung atau tambahan,
- P adalah produktifitas.
Contohnya adalah pada pekerjaan galian tanah pile cap pada contoh sebelumnya memiliki volume pekerjaan sebanyak 150 m³. Jika pekerjaan dilakukan dengan jumlah tenaga kerja lokal sebanyak 10 grup, maka durasi aktivitas menjadi 150 / (0,36 x 10) = 42 jam.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery