Pengelolaan waktu di proyek harus dilakukan dengan memperhatikan critical success factors dan berbagai faktor risiko terhadap waktu seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Kompleksitas pengelolaan waktu membutuhkan langkah-langkah khusus pengelolaan yang efektif dan stratejik. Berdasarkan pengalaman, lesson learned, dan berbagai referensi, disampaikan berbagai alternatif langkah pengelolaan manajemen waktu yang stratejik pada Tabel di bawah ini

Rekomendasi Pengelolaan Waktu yang Stratejik

Pada Tabel di atas, telah diberikan berbagai rekomendasi strategi yang merupakan hasil pengalaman, lesson learned, dan beberapa hasil penelitian. Berbagai rekomendasi tersebut harus dengan memperhatikan situasi dan kondisi proyek. Tidak semua rekomendasi strategi sesuai untuk suatu proyek yang bersifat unik. Selain itu, setiap strategi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Berikut ini disampaikan penjelasan atas beberapa rekomendasi strategi yang dianggap paling efektif dalam meningkatkan kualitas pengelolaan waktu di proyek. Strategi-strategi ini direkomendasikan karena telah terbukti efektif dalam berbagai pengalaman pelaksanaan proyek. Adapun penjelasan beberapa rekomendasi strategi tersebut adalah sebagai berikut :

Mengembangkan proses standar prosedur manajemen waktu proyek – Prosedur pengelolaan atau manajemen waktu di proyek dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu :

  • Mengembangkan prosedur manajemen waktu berdasarkan standar seperti PMBOK 5th Edition yang disesuaikan dengan kondisi lingkungan dan organisasi yang ada,
  • Menyiapkan petunjuk yang mudah untuk melaksanakan proses ini,
  • Membuat contoh perencanaan pengelolaan waktu yang dianggap memadai oleh organisasi dan sesuai karakter bisnis organisasi pada jenis proyek yang sering dikerjakan. Contoh ini akan menjadi benchmarking dan media pembelajaran yang sangat baik bagi personil proyek.

Mengembangkan berbagai database terkait time managementMembuat berbagai database terkait manajemen waktu, seperti database aktivitas pada paket pekerjaan yang sering dikerjakan, database kebutuhan sumber daya dan produktifitas pada berbagai aktivitas yang sering dikerjakan.

Meningkatkan kompetensi yang diperlukan dalam pengelolaan waktu – Dapat dilakukan dengan cara training dan workshop berbagai kompetensi terkait sesuai hasil training needs analysis. Adapun kompentensi yang terkait pengelolaan waktu antara lain manajemen waktu secara umum, manajemen lingkup, manajemen biaya, manajemen kualitas, manajemen risiko, pengetahuan atas alat dan teknik schedulling, metode pelaksanaan, dan lainnya.

Me-review disain sebelum approval atau dilaksanakanDisain yang telah dibuat, sangat direkomendasikan untuk di-review secara khusus atas aspek waktu pelaksanaan. Hal ini dilakukan sebelum disain tersebut disetujui dan dilaksanakan.

Membuat metode pelaksanaan yang efektifMetode pelaksanaan akan sangat mempengaruhi efektifitas dan efisiensi waktu dan biaya dalam pelaksanaan proyek. Metode pelaksanaan bersifat unik pada suatu proyek tertentu. Sehingga perlu untuk merencanakan metode pelaksanaan yang efektif dan efisien secara waktu yang sesuai dengan kondisi dan situasi proyek.

Membuat acuan WBS yang standarWBS standar pada tiap jenis pekerjaan dapat digunakan sebagai acuan dalam membuat WBS yang struktur dan tingkat detailnya telah memadai digunakan untuk pengelolaan waktu.

Melakukan perencanaan jadwal yang realistisMelakukan perencanaan jadwal yang sesuai dengan situasi dan kondisi proyek yang ada, serta mengacu pada pengalaman terbaik dan lesson learned pada pelaksanaan proyek yang sejenis.

Merencanakan prioritas atau strategi percepatan dengan critical path method (CPM) – Metode critical path adalah metode yang menentukan pada aktivitas mana yang kritis bagi jadwal proyek. Dengan teridentifikasinya aktivitas kritis, maka akan mudah untuk memprioritaskan sumber daya.

Fokus pada produktifitas sumber dayaProduktifitas sumber daya merupakan elemen yang krusial bagi pengelolaan waktu pada proyek konstruksi yang harus diupayakan tinggi untuk mencapai target waktu dan dengan biaya yang efisien. Faktor-faktor atas tingkat produktifitas harus dipahami dan menjadi dasar dalam mengelola waktu. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah motivasi anggota tim proyek, kompetensi dan keahlian anggota tim proyek, kapasitas sumber daya, time waster, dan faktor lainnya.

Mengaplikasikan konsep pareto 80/20Di proyek, terdapat begitu banyak tugas dan aktivitas yang harus dilakukan dan kompleks. Konsep pareto 80/20 ini bermaksud agar tim proyek mampu memprioritaskan hal atau tugas atau aktivitas yang berdampak besar pada jadwal proyek.

Memanfaatkan software manajemen proyekSoftware manajemen proyek akan sangat membantu kecepatan dalam melakukan perencanaan dan pengendalian jadwal proyek. Software akan mampu mengatasi kompleksitas dalam mengelola jadwal dan memberikan hasil yang sangat akurat.

Memastikan ketersediaan dana – Dana proyek merupakan sumber daya yang kritis atas ketersediaan sumber daya yang memadai dalam melaksanakan proyek sesuai jadwal proyek. Sehingga dana proyek harus tersedia untuk pemenuhan sumber daya tersebut.

Mengendalikan dan mengurangi tingkat perubahan – Perubahan adalah hal yang biasa di proyek. Namun perubahan yang tinggi akan menaikkan kompleksitas yang dapat berdampak pada kesulitan yang tinggi dalam pembaruan perencanaan dan pelaksanaan proyek yang sering menyebabkan keterlambatan. Sehingga tingkat perubahan harus ditekan pada level yang masih dapat ditoleransi.

Membuat milestone antara Pada proyek selalu ada milestone utama. Namun kadang milestone utama tersebut dianggap terlalu umum dan kurang memadai pada proyek terutama proyek dengan kompleksitas yang tinggi. Membuat milestone antara atau yang sering disebut sebagai minor milestone merupakan solusi untuk dapat mengurangi kompleksitas proyek sehingga mengelola jadwal dapat lebih baik.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code