Proses membuat WBS adalah proses yang membagi hasil pekerjaan dan proyek menjadi bagian yang lebih kecil sehingga menjadi komponen yang lebih dapat dikelola terutama atas biaya dan waktu. Proses ini diharapkan dapat memberikan tujuan yang terstruktur atas apa yang harus dihasilkan. Terdapat beberapa masukan dalam melakukan proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition. Komponen beserta definisi atau rincian atau penjelasan singkat terkait diberikan pada Tabel di bawah ini :
Aset-aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi bagaimana membuat WBS antara lain adalah :
- Kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan template untuk membuat WBS proyek.
- File proyek atas proyek yang telah dilaksanakan sebelumnya.
- Lesson learned dari pelaksanaan proyek atau fase proyek sebelumnya.
Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik yang dapat digunakan yang merupakan standar PMBOK 5th Edition. Rincian alternatif dan penjelasannya diberikan pada Tabel di bawah ini :
Metode terbaik dalam membuat WBS yaitu dekomposisi yang ditampilkan secara hierarki atas seluruh lingkup yang akan dikerjakan oleh tim proyek untuk menyelesaikan tujuan proyek dan menghasilkan hasil kerja yang disyaratkan. Prinsip metode ini digambarkan pada Gambar 7.6. The planned work berada pada komponen level terbawah WBS yang sering disebut paket pekerjaan (PMBOK 5th Edition) atau sering disebut sebagai elemen WBS. Definisi atas kata Work atau pekerjaan dalam WBS bermakna produk hasil kerja (deliverables) dan bukan aktivitas. Contoh untuk proyek membuat rumah, maka beberapa elemen terendah hasil dekomposisi adalah cat pintu, keramik lantai, dan lampu. Semua harus dimaknai sebagai produk.
Jika hasil memiliki banyak hasil pekerjaan utama, disarankan untuk membuat WBS berdasarkan hasil pekerjaan utama. Dalam membuat WBS, dapat memanfaatkan database WBS proyek sebelumnya yang dievaluasi lesson learned-nya dengan penyesuaian yang sesuai kebutuhan proyek.
Proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition akan menghasilkan beberapa keluaran seperti yang disampaikan pada Tabel berikut ini :
Proses ini akan menghasilkan acuan penting proyek yang memiliki pengaruh yang besar pada proses-proses berikutnya yaitu Acuan Lingkup (Scope Baseline) dan pembaruan dokumen proyek yang akan menjadi acuan dalam melaksanakan proses-proses berikutnya.
Keluaran utama proses ini adalah WBS proyek yang merupakan pernyataan lingkup proyek yang terperinci yang sesuai dengan tujuan proyek yang dilengkapi dengan WBS Dictionary untuk memberikan tambahan informasi berupa atribut rincian WBS yang dapat terdiri atas (PMBOK 5th Edition) :
- Kode akun elemen WBS.
- Deskripsi singkat elemen WBS
- Asumsi-asumsi dan kendala-kendala.
- Organisasi tanggung jawab.
- Milestone jadwal.
- Aktivitas jadwal terkait.
- Sumber daya yang dibutuhkan.
- Estimasi biaya.
- Persyaratan kualitas.
- Kriteria penerimaan.
- Referensi teknis.
- Informasi perjanjian.
WBS juga berfungsi sebagai acuan dalam pengendalian lingkup proyek. Perubahan acuan lingkup ini harus melalui prosedur khusus mengingat perubahan lingkup berarti akan ada banyak perubahan perencanaan proyek lainnya dan berdampak signifikan pada proyek.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery