Proses mendefinisikan lingkup direkomendasikan untuk dirinci menjadi beberapa kegiatan untuk memudahkan dalam pelaksanaannya. Adapun rekomendasi rincian kegiatan tersebut ditunjukkan pada Tabel di bawah ini :
Adapun penjelasan kegiatan-kegiatan yang merupakan rincian proses mendefinisikan lingkup adalah sebagai berikut :
Melakukan evaluasi dan seleksi persyaratan – Sebelum pernyataan lingkup proyek dibuat, maka harus dilakukan seleksi atas dokumentasi persyaratan yang ada. Hal ini untuk memastikan persyaratan-persyaratan untuk proyek telah sesuai dengan tujuan organisasi atau obyektif proyek. Persyaratan-persyaratan yang kurang sesuai harus disesuaikan dan persyaratan-persyaratan yang dianggap tidak perlu dapat dihilangkan. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan semua alat dan teknik yang ada yang sesuai dengan kondisi proyek yang ada. Proses analisis data atau analisis dokumen seperti analisis logis dapat dilakukan secara sederhana pada proyek tidak kompleks. Sedangkan analisis rumit seperti aplikasi analisis statistik deskriptif, korelasi dan regresi, atau lainnya mungkin berguna pada proyek yang kompleks.
Mengajukan persetujuan persyaratan terseleksi – Merupakan kegiatan yang memintakan persetujuan dari key stakeholder (project sponsor, klien, top management, atau lainnya) atas persyaratan yang terseleksi yang dapat dibuatkan dalam bentuk model. Persetujuan key stakeholder sangat diperlukan untuk menjaga keselarasan proyek dengan tujuannya dan tujuan organisasi. Dengan bentuk yang lebih visual, key stakeholder akan jauh lebih mudah memahami proyek untuk proses persetujuan. Adanya revisi atau koreksi dari key stakeholder, maka persyaratan terseleksi akan di-review dan dilakukan pengembangan model proyek hingga mendapatkan persetujuan.
Membuat pernyataan lingkup proyek – Pernyataan lingkup proyek dibuat berdasarkan dokumentasi persyaratan yang telah diseleksi dalam suatu dokumen dengan rincian isi minimal seperti yang telah disebutkan di atas. Pada beberapa best practice terdapat dua jenis yaitu yang berbentuk naratif dan berbentuk kalimat pointer. Untuk pertimbangan praktis disarankan menggunakan kalimat pointer. Tabel berikut adalah contoh pernyataan lingkup proyek :
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery