Terdapat beberapa masukan dalam melakukan proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition. Komponen beserta definisi atau rincian atau penjelasan singkat terkait diberikan pada Tabel di bawah ini :
Aset-aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi bagaimana lingkup akan didefinisikan antara lain :
- Kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan template untuk membuat suatu pernyataan lingkup proyek.
- File proyek atas proyek yang telah dilaksanakan sebelumnya.
- Lesson learned dari pelaksanaan proyek atau fase proyek sebelumnya.
Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik yang dapat digunakan yang merupakan standar PMBOK 5th Edition. Rincian alternatif dan penjelasannya diberikan pada Tabel di bawah ini :
Analisis produk dapat berupa beberapa teknik seperti yang telah disebutkan di atas. Aplikasi berdasarkan tujuan dan hasil akhir proyek yang diinginkan. Direkomendasikan pada hasil pekerjaan yang berupa produk. Untuk hasil yang maksimal, disarankan menggunakan semua jenis analisis produk. Analisis dilakukan dengan beberapa kriteria yang dapat berupa ergonomis, biaya, estetika, metode pembuatan, persyaratan klien, keselamatan dan kesehatan, warna dan tekstur, jenis material, dan dampak lingkungan. Berikut adalah penjelasan rinci atas jenis-jenis analisis produk :
- Product breakdown – Merupakan metode yang memecah produk menjadi komponen-komponen, memeriksa setiap komponen secara individual dan bagaimana hal itu dapat bekerja dengan bagian lain dari produk.
- Rekayasa sistem – Merupakan teknik yang fokus pada kepuasan pelanggan, kebutuhan biaya, dan tuntutan kualitas melalui desain dan pembuatan produk.
- Rekayasa nilai – Merupakan teknik mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan dengan tanpa menurunkan kualitas.
- Analisis nilai – Merupakan analisis yang mirip dengan rekayasa nilai. Analisis ini berfokus pada rasio biaya atau kualitas produk. Analisis nilai berfokus pada kualitas yang diharapkan terhadap diterima secara biaya. Dikenal sebagai biaya kualitas.
Alternatives generation dapat berupa beberapa teknik seperti yang telah disebutkan di atas. Teknik ini digunakan jika kumpulan persyaratan dapat membentuk berbagai alternatif. Sebelum dilakukan, harus mendefinisikan masalah dan kriteria secara jelas. Untuk hasil yang maksimal, disarankan menggunakan semua jenis teknik ini. Beberapa kriteria dalam melakukan teknik ini berupa biaya, kehandalan, stabilitas, fleksibilitas, risiko, kemudahan untuk dipahami, kesederhanaan, ketahanan, kecocokan dengan elemen lain, dan lain-lain. Berikut adalah penjelasan atas jenis-jenis teknik alternatives generation :
- Brainstorming – Merupakan teknik konferensi untuk memecahkan masalah-masalah tertentu, mengumpulkan informasi, merangsang pemikiran kreatif, mengembangkan ide-ide baru, dan lain-lain, dengan partisipasi spontan dalam diskusi.
- Lateral thinking – Merupakan pemecahan masalah melalui pendekatan tidak langsung dan kreatif, menggunakan penalaran yang tidak segera jelas dan melibatkan ide-ide yang mungkin tidak diperoleh dengan hanya menggunakan langkah demi langkah logika tradisional.
- Analisis alternatif – Evaluasi pilihan yang berbeda yang tersedia untuk mencapai tujuan, biasanya membutuhkan analisis biaya – manfaat, siklus hidup biaya, dan analisis sensitivitas.
Pada proyek tidak kompleks dan atau sering dikerjakan, proses ini akan lebih mudah dan relatif cukup dengan expert judgment dengan analisis produk sederhana. Namun untuk proyek yang kompleks terutama yang melibatkan banyak pihak dan hasil proses ini yang berpengaruh besar atau proyek baru pertama kali dikerjakan, teknik alternative generation harus dilakukan sebagai teknik tambahan. Sedangkan jika ada perbedaan pendapat dan atau proses harus cepat, maka dapat menggunaan teknik facilitated workshop. Hal ini terutama untuk kesepakatan banyak pihak yang terlibat dan perlu segera disepakati.
Proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition akan menghasilkan beberapa keluaran seperti yang disampaikan pada Tabel berikut ini :
Keluaran utama proses ini adalah pernyataan lingkup proyek yang pada dasarnya sama dengan project charter dalam hal persyaratan utama, namun lebih definitif dan lebih rinci. Penyiapan atas pernyataan lingkup proyek yang detil dan jelas serta tidak ambigu merupakan faktor kritis atas project success. Semakin definitif dan atau rinci pernyataan lingkup proyek maka akan semakin baik proses-proses yang akan dilakukan selanjutnya seperti membuat WBS dan pengendalian lingkup.
Pernyataan lingkup proyek akan berfungsi menyamakan pemahaman antar stakeholder dan dapat berisi pengecualian lingkup secara eksplisit yang dapat membantu dalam mengelola ekspektasi stakeholder. Isi dari pernyataan lingkup proyek direkomendasikan minimal berupa :
- Deskripsi produk atau proyek.
- Tujuan proyek.
- Kriteria penerimaan.
- Rencana hasil pekerjaan.
- Informasi pekerjaan yang bukan lingkup.
- Target biaya, target waktu atau milestone jika ada dan target kualitas.
- Kendala-kendala proyek.
- Asumsi-asumsi proyek.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery