Proses ini dilakukan berdasarkan pada rencana manajemen proyek dan menggunakan acuan proses yang ada pada organisasi berupa kebijakan, prosedur, template dan petunjuk pelaksanaan terkait pengelolaan lingkup. Terdapat beberapa masukan dalam melakukan proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition. Komponen beserta definisi atau rincian atau penjelasan singkat terkait diberikan pada Tabel di bawah ini :
Project charter menjadi masukan spesifik utama pada proses ini. Bagi organisasi Pemilik Proyek, project charter adalah surat tugas dari project sponsor ke project manager. Sedangkan bagi organisasi yang menjadi Seller (seperti kontraktor, subkontraktor, supplier, konsultan, dan lain-lain), Surat Perjanjian Kerja dari pemilik proyek dapat dianggap sebagai project charter. Rincian penting project charter terkait proses ini adalah :
- Kontak key stakeholder.
- Otoritas proyek.
- Deskripsi lingkup proyek secara garis besar yang meliputi tujuan proyek, obyektif bisnis atau organisasi, asumsi-asumsi yang ditentukan, kendala-kendala utama yang terindentifikasi, dan deskripsi proyek.
- Definisi lingkup proyek dan yang bukan termasuk lingkup proyek.
- Hasil pekerjaan utama (Major Deliverables) dan karakteristik produk.
- Anggaran proyek dan jenis dan harga kontrak (untuk SPK).
- Batasan waktu proyek dalam bentuk milestone.
- Sumber daya utama yang diperlukan oleh proyek.
- Persetujuan project charter.
Budaya organisasi yang merupakan elemen dari faktor-faktor lingkungan perusahaan, disarankan untuk diarahkan untuk memberi perhatian pada pengelolaan yang sistematis dan jelas secara konseptual terkait pengelolaan lingkup. Budaya organisasi lainnya yang harus ditingkatkan terkait kehandalan pengelolaan lingkup adalah tertib administrasi dimana banyak proses manajemen lingkup yang harus resmi dan tertulis. Aplikasi teknologi informasi dapat menjadi infrastruktur berguna dalam percepatan berbagai proses dalam mengelola lingkup.
Proses ini dapat berbeda berdasarkan tingkat kompleksitas dan jenis proyek. Sehingga untuk tujuan efektifitas dan efisiensi proses, direkomendasikan prosedur proses ini untuk sesuai dengan tingkat kompleksitas dan jenis proyek yang sering dilaksanakan oleh suatu organisasi melalui PMO.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery