Mega project seringkali juga merupakan proyek internasional dimana melibatkan banyak stakeholder dari berbagai negara dan budaya. Mengelola mega project menjadi sangat kompleks atas banyaknya lingkup, besarnya ukuran proyek, rumitnya interface antar pekerjaan, tingginya tuntutan bisnis, banyaknya stakeholder dan mengelola perbedaan budaya stakeholder dari berbagai negara serta mengatasi tingginya konflik. Beberapa rekomendasi terkait pengelolaan stakeholder pada megaproject yang disarikan dari Managing Stakeholders in Megaprojects yang dibuat oleh European Cooperation in Science and Technology (April, 2015). Laporan tersebut berasal dari hasil diskusi atas pelaksanaan beberapa mega proyek yang menjadi obyek studi kasus, diantaranya :
- Ingolstadt High Speed Railway, Jerman – Proyek pembangunan jalur kereta api sepanjang 171 km yang diselesaikan pada tahun 2006. Total biaya proyek ini adalah 3573 juta euro.
- Zagreb on the Sava River, Kroasia – Program multi fungsi atas regulasi, perlindungan dan utilisasi sungai Sava dari batas Slovenian ke kota Sisak. Total biaya diestimasi sebesar 1,4 milyar euro dengan masa pelaksanaan proyek selama 15 tahun.
- Torrevaldaliga Nord Power Plant, Italia – Merupakan proyek pembangkit listrik berbahan bakar batu bara termasuk membongkar pembangkit listrik lama dan membangun pembangkit listrik yang baru dengan teknologi batu bara bersih. Total biaya proyek ini sebesar 2 milyar euro.
- Seville Metro Line, Spanyol – Merupakan salah satu jaringan rel bawah tanah paling maju di dunia. Rencana biaya awal adalah 0,36 milyar euro dengan masa pelaksanaan tujuh tahun (1999 – 2006). Namun karena beberapa masalah, biaya menjadi 0,658 milyar euro dan proyek dapat diselesaikan pada tahun 2009.
Adapun rekomendasi-rekomendasi hasil diskusi pada ahli mengenai manajemen stakeholder pada ke-empat mega proyek tersebut diberikan dalam beberapa kelompok proses manajemen stakeholder berdasarkan PMBOK 5th Edition di bawah ini :
Strategi Terkait Identifikasi Stakeholder
- Melakukan identifikasi stakeholder pada keseluruhan proses dan melakukan review.
- Tools yang dapat digunakan berupa analisis stakeholder, pendapat ahli, rapat menganalisis profil, rapat workshop, jaringan sosial, web pages, dan newletter.
- Melakukan identifikasi stakeholder, memahami perbedaan relatif tingkat pengaruh pada proyek, menyeimbangkan permintaan, kebutuhan, dan ekspektasi, dan menganalisis dan mendokumentasikan informasi yang relevan terkait kepentingan, keterlibatan, saling ketergantungan, pengaruh, dan dampak potensial mereka pada kesuksesan proyek.
- Project manager perlu untuk menilai kemungkinan stakeholder untuk bertindak dan menyatakan kepentingan mereka pada keputusan proyek dan bagaimana mereka bereaksi pada situasi yang berbeda. Hal ini untuk merencanakan bagaimana mempengaruhi mereka untuk meningkatkan dukungan mereka dan mitigasi potensi dampak negatif. Harus dipastikan bahwa tim proyek berinteraksi secara profesional dan koperatif kepada para stakeholder.
- Stakeholder harus dikelompokkan menjadi kelompok-kelompok yang merefleksikan lebih baik atas peran untuk dikelola secara efisien dan sistematis. Identifikasi kelompok formal relatif lebih mudah ketimbang kelompok informal. Kelompok informal mudah terjadi perubahan anggota dan dapat berupa koalisi ad hoc yang bersama bereaksi pada suatu kejadian.
- Stakeholder lokal dan regional biasanya fokus pada isu jangka panjang dan dapat berupa semua jenis yang tergantung pada kondisi lokal.
Strategi Terkait Merencanakan Manajemen Stakeholder
- Menempatkan kepuasan stakeholder sebagai obyektif proyek.
- Memperhatikan perbedaan budaya organisasi baik bagi stakeholder maupun organisasi manajemen proyek.
- Mega proyek harus fokus dalam memberikan layanan yang variatif pada stakeholder dimana proyek harus dikelola untuk memberikan manfaat bagi semua stakeholder.
- Project manager harus bertindak untuk kepentingan stakeholder dan proyek.
- Harus diperhatikan pengaruh stakeholder dalam menetapkan rencana manajemen risiko dan rencana manajemen pengadaan.
- Dalam antisipasi reaksi orang pada proyek, tindakan proaktif dapat diambil untuk mendapatkan dukungan atau meminimalisasi dampak negatif. Keterlibatan manajemen stakeholder yang aktif akan menurunkan risiko atas pencapaian tujuan dan obyektif proyek.
- Menetapkan rencana komunikasi yang membuat stakeholder memahami kondisi saat ini atas proyek yang berupa langkah yang diambil, prediksi biaya, jadwal, dan lingkup. Masukan dari stakeholder harus difasilitasi. Informasi dari stakeholder dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja proyek yang akan datang.
Strategi Terkait Mengelola Keterlibatan Stakeholder
- Project manager harus menggunakan keahlian interpersonal untuk mengelola ekspektasi stakeholder.
- Pada fase konstruksi, semua stakeholder terlibat, namun dengan cara yang berbeda. Stakeholder lokal dan regional dipertimbangkan dengan pengaruh dari aktivitas konstruksi pada rutinitas harian dan life style. Di sisi lain, stakeholder global mungkin berkepentingan memantau dan mengevaluasi dampak proyek terkait area khusus untuk memastikan dampak tidak lebih besar dari yang telah dipertimbangkan pada fase perencanaan.
Strategi Terkait Mengendalikan Keterlibatan Stakeholder
- Buat suatu catatan atas pelaksanaan yang baik untuk mempelajari dari proyek yang serupa yang tidak hanya pada tingkat perusahaan namun juga pada level sektor.
- Buat daftar stakeholder dengan info tentang stakeholder yang telah teridentifikasi dan penilaiannya. Daftar ini harus dikonsultasikan dan diperbarui secara rutin atau saat ada perubahan stakeholder.
Berbagai strategi-strategi di atas, memiliki kesamaan atau kemiripan dengan rincian atas standar manajemen stakeholder proyek yang terdapat dalam PMBOK 5th Edition. Hal ini berarti standar manajemen stakeholder PMBOK 5th Edition aplikatif untuk diterapkan pada proyek skala besar.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery