Proses mengendalikan keterlibatan stakeholder adalah proses yang mengendalikan keseluruhan hubungan stakeholder dan penyesuaian strategi dan rencana untuk melibatkan stakeholder yang positif untuk kesuksesan proyek. Terdapat beberapa masukan dalam melakukan proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition. Komponen beserta definisi atau rincian atau penjelasan singkat terkait diberikan pada Tabel di bawah ini :

Masukan Proses Mengendalikan Keterlibatan Stakeholder

Menurut PMBOK 5th Edition, informasi dari rencana manajemen proyek yang digunakan untuk mengendalikan keterlibatan stakeholder dapat berupa :

  • Siklus hidup yang dipilih untuk proyek dan proses yang akan diterapkan untuk setiap fase.
  • Metode pelaksanaan proyek.
  • Pemenuhan sumber daya manusia, termasuk peran dan tanggung jawab, pelaporan hubungan.
  • Perubahan rencana pengelolaan dokumen tentang bagaimana perubahan akan dipantau dan dikendalikan
  • Kebutuhan dan teknik untuk komunikasi antara para stakeholder.

Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik yang dapat digunakan yang merupakan standar PMBOK 5th Edition. Rincian beserta penjelasannya diberikan pada Tabel di bawah ini :

Alat dan Teknik Proses Mengendalikan Keterlibatan Stakeholder

Sistem manajemen informasi adalah suatu sistem mengelola berbagai informasi yang ada pada proyek. Dengan sistem ini dapat diketahui apakah informasi dari dan ke stakeholder telah sesuai rencana. Dapat ditelusuri pula permasalahan yang terjadi terkait dengan distribusi informasi. Teknik pendapat ahli dan rapat telah dibahas sebelumnya.

Proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition akan menghasilkan beberapa keluaran seperti yang disampaikan pada Tabel berikut ini :

Hasil Proses Mengendalikan Keterlibatan Stakeholder

Elemen dari rencana manajemen proyek dapat diperbarui atas proses pengendalian keterlibatan stakeholder, beberapa diantaranya adalah :

  • Rencana manajemen komunikasi – Adapun contohnya adalah jika perlu memperbaiki teknik komunikasi pada stakeholder.
  • Rencana manajemen biayaAdapun contohnya adalah jika terjadi perubahan dalam rangka pemenuhan ekspektasi stakeholder kunci menimbulkan biaya tambahan.
  • Rencana manajemen sumber daya manusia – Adapun contohnya adalah jika terjadi perubahan yang memerlukan tambahan personil proyek untuk pemenuhannya.
  • Rencana manajemen mutu – Adapun contohnya adalah jika adanya peningkatan ekspektasi atas kualitas dari stakeholder yang mengubah Quality Plan.
  • Rencana manajemen risiko – Adapun contohnya adalah jika permintaan perubahan dari stakeholder, menambah risiko yang harus dikelola.
  • Rencana manajemen jadwal – Adapun contohnya adalah jika permintaan perubahan stakeholder akan mengubah jadwal waktu pelaksanaan.
  • Rencana manajemen lingkup – Adapun contohnya adalah jika ada permintaan dari sponsor untuk menambah beberapa lingkup pekerjaan agar proyek lebih handal dalam operasinya.
  • Rencana manajemen stakeholder – Adapun contohnya adalah jika ditemukan bahwa ada stakeholder kunci yang berubah karena suatu pergantian dalam organisasi atau perusahaan.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code