Terdapat beberapa masukan dalam melakukan proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition. Komponen beserta penjelasan singkat diberikan pada Tabel di bawah ini :

Masukan Proses Mengelola Keterlibatan Stakeholder

Informasi yang terdapat dalam rencana manajemen komunikasi proyek dapat berupa beberapa hal, yaitu :

  • Daftar stakeholder dan masing-masing kebutuhan komunikasinya.
  • Informasi yang akan disampaikan kepada stakeholder termasuk bahasa, konten, dan tingkat detail informasi.
  • Alasan mendistribusikan informasi.

Sedangkan aset-aset proses yang terdapat dalam organisasi yang dapat mempengaruhi proses ini antara lain adalah :

  • Kebutuhan komunikasi organisasi.
  • Prosedur mengelola isu.
  • Prosedur pengendalikan perubahan.
  • Informasi historis atas pelaksanaan proyek sebelumnya.

Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik yang dapat digunakan yang merupakan standar PMBOK 5th Edition. Rincian beserta penjelasannya diberikan pada Tabel di bawah ini :

Alat dan Teknik Mengelola Keterlibatan Stakeholder

Tiap stakeholder membutuhkan metode komunikasi yang belum tentu sama dan mungkin berbeda-beda. Sehingga penting untuk memahami kebutuhan komunikasi mereka baik secara individual maupun kelompok untuk dapat ditentukan metode komunikasi yang tepat tiap stakeholder. Metode komunikasi terdapat dalam rencana komunikasi.

Pada banyak penelitian atas kegagalan proyek, komunikasi merupakan yang paling sering menempati posisi teratas sebagai penyebab utama. Project manager yang baik harusnya adalah seorang komunikator yang handal yang mampu menggunakan berbagai metode komunikasi secara efektif. Gambar berikut adalah salah satu hasil penelitian yang membuktikan komunikasi sebagai penyebab utama kegagalan proyek.

Penyebab Utama Kegagalan Proyek

Terdapat beberapa tipe dan metode komunikasi yang dapat digunakan sesuai kebutuhan dan situasi proyek atau stakeholder. Tabel – tabel berikut menjelaskan beberapa tipe dan metode komunikasi tersebut.

Dalam memilih media komunikasi, perlu memperhatikan beberapa hal. Diantaranya adalah kondisi proyek, kondisi stakeholder, tujuan komunikasi, dan lainnya. Tabel berikut dapat dijadikan referensi dalam menentukan media komunikasi pada stakeholder.

Rekomendasi Pemilihan Media Komunikasi (Galati, Tess – 2001)

Dalam mengelola stakeholder diperlukan kemampuan interpersonal dari para project manager. Kemampuan interpersonal adalah komunikasi antar komunikator dengan komunikan dimana komunikasi jenis ini dianggap paling efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang, karena sifatnya yang dialogis berupa percakapan. Arus balik bersifat langsung, komunikator mengetahui tanggapan komunikan ketika itu juga. Pada saat komunikasi dilancarkan, komunikator mengetahui secara pasti apakah komunikasinya positif atau negatif, berhasil atau tidaknya dan jika ia dapat memberikan kesempatan pada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya (Sunarto, 2003). Kemampuan interpersonal yang dianggap paling berpengaruh dalam proses ini adalah :

  • Membangun kepercayaan (building trust),
  • Menyelesaikan konflik (resolving conflict),
  • Mendengarkan secara aktif (active listening),
  • Mengatasi hambatan untuk perubahan (overcome resistance to change).

Keahlian manajemen dapat berupa memfasilitasi konsensus terhadap tujuan proyek, mempengaruhi orang untuk mendukung proyek, menegosiasikan kesepakatan untuk memenuhi kebutuhan proyek, dan memodifikasi perilaku organisasi untuk menerima hasil proyek.

Proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition akan menghasilkan beberapa keluaran seperti yang disampaikan pada Tabel 6.21 berikut ini :

Hasil Proses Mengelola Keterlibatan Stakeholder

Menurut PMBOK 5th Edition, aset-aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses ini antara lain adalah :

  • Notifikasi stakeholder – Informasi yang dapat diberikan pada stakeholder tentang isu yang telah selesai, perubahan yang telah disetujui, dan status proyek secara umum.
  • Laporan proyek – Laporan proyek formal maupun informal yang menjelaskan status proyek dan termasuk lesson learned, issue logs, laporan penutupan proyek, dan keluaran dari area pengetahuan yang lain.
  • Presentasi proyek – Informasi secara formal maupun informal yang disediakan oleh tim proyek untuk stakeholder.
  • Catatan proyek – Termasuk korespondensi, memo, catatan rapat, dan dokumen lain yang menjelaskan proyek.
  • Umpan balik dari stakeholder – Informasi yang diterima dari stakeholder untuk perbaikan kinerja proyek selanjutnya.
  • Dokumentasi lesson learned – Dokumentasi termasuk analisis akar masalah atas isu yang dihadapi, alasan atas tindakan korektif yang dipilih, dan lainnya terkait pengelolaan stakeholder.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code