Manajemen stakeholder yang baik adalah sangat kritis bagi proyek dalam mencapai tujuannya. Manajemen stakeholder akan membantu mendapatkan dukungan stakeholder sebesar-mungkin dimana dampak negatif dari dan ke stakeholder ditekan semaksimal-mungkin agar tidak menghambat proyek. Namun pada kenyataannya banyak terjadi risiko dalam pengelolaan proyek yang membuat proyek menjadi terhambat bahkan tak sedikit yang mengalami kegagalan. Untuk mengetahui secara rinci risiko terkait pengelolaan risiko, dapat melihat artikel “Faktor-faktor Risiko Pengelolaan Stakeholder yang Harus Diketahui”.
Untuk mengatasi berbagai risiko di atas, maka direkomendasikan beberapa strategi yang berdasarkan berbagai referensi, lesson learned atas pengalaman, dan memperhatikan faktor kritis pengelolaan stakeholder, yaitu :
1. Mengembangkan proses standar prosedur manajemen stakeholder proyek – Prosedur pengelolaan atau manajemen stakeholder di proyek dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu :
- Mengembangkan prosedur berdasarkan standar seperti PMBOK 5th Edition yang disesuaikan dengan kondisi lingkungan dan organisasi yang ada,
- Menyiapkan petunjuk yang mudah untuk melaksanakan proses ini termasuk adanya template,
- Membuat contoh perencanaan pengelolaan stakeholder yang dianggap memadai oleh organisasi dan sesuai karakter bisnis organisasi,
2. Membuat database stakeholder, atributnya, dan efektifitas strategi – Database ini jika ada, akan sangat memudahkan dan mempercepat proses merencanakan keterlibatan stakeholder yang akurat. Database dibangun berdasarkan pengalaman dan lesson learned.
3. Identifikasi dan penilaian stakeholder dengan komprehensif – Dalam melakukan identifikasi dan penilaian stakeholder, harus diusahakan dengan tingkat akurasi yang memadai dan komprehensif. Untuk itu perlu melibatkan tim dan ahli dalam brainstorming khusus identifikasi dan penilaian stakeholder. Kumpulan alat yang potensial dalam identifikasi stakeholder dapat dilihat pada Gambar di bawah ini
4. Identifikasi pemicu atau motivasi stakeholder – Stakeholder umumnya bertindak atas suatu pemicu atau motivasi tertentu. Dengan memahami, maka akan membantu dalam membuat rencana mitigasi atas dampak reaksi stakeholder. Sebagai contoh adalah pada proyek konstruksi yang kerap menghasilkan debu dan kebisingan yang sering menjadi pemicu komplain dari lingkungan sekitar. Dampaknya tentu adalah hambatan pelaksanaan proyek. Rencana mitigasi atas debu dan kebisingan akan meredam reaksi stakeholder yang dalam hal ini adalah individu atau kelompok yang berada dekat dengan lokasi proyek.
5. Mitigasi risiko stakeholder – Pemahaman atau pengenalan atas stakeholder yang memadai harus meliputi cakupan dan penilaian atau identifikasi atas tingkat pengaruh dan pemicu. Selanjutnya adalah merencanakan tindakan mitigasi yang dapat berupa penerimaan, sharing, atau menghindari dan mengurangi dampak risiko yang mungkin terjadi. Rencana mitigasi harus dipantau dan diperbarui sesuai perkembangan proyek.
6. Komunikasi dan negosiasi yang proaktif – Sesuai dengan rencana mitigasi yang telah dibuat, project manager harus memimpin proyek dalam melakukan komunikasi dan negosiasi yang proaktif dengan strategi yang tepat berdasarkan kondisi atau karakteristik stakeholder. Penjelasan rinci mengenai teknik / fitur negosiasi dibahas pada artikel “Fitur-fitur Penting Strategi Negosiasi”.
7. Peningkatan kompetensi yang diperlukan dalam pengelolaan stakeholder – Dapat dilakukan dengan cara training berbagai kompetensi terkait seperti manajemen stakeholder, manajemen komunikasi, manajemen konflik, manajemen perubahan, teknik interpersonal, teknik conflict resolution, teknik negosiasi, dan teknik problem solving. Teknik lain dapat berupa coaching antara karyawan senior kepada karyawan junior dan studi kasus dengan focus discussion group (FGD).
8. Meningkatkan tingkat kepercayaan stakeholder – Tingkat kepercayaan yang tinggi seringkali dapat mengendalikan stakeholder. Kepercayaan yang tinggi dapat diperoleh dengan kejujuran dan konsistensi yang tinggi.
9. Melibatkan stakeholder dalam penyelesaian masalah – Dengan melibatkan stakeholder dalam penyelesaian masalah, maka stakeholder akan lebih memahami masalah proyek yang sedang terjadi dan dapat meningkatkan dukungan stakeholder pada tujuan proyek.
10. Pengelolaan stakeholder berdasarkan budaya – Setiap lingkungan, perusahaan, dan proyek memiliki budaya yang berbeda-beda. Sehingga strategi stakeholder engagement juga akan berbeda-beda. Memahami budaya proyek, perusahaan, hingga lingkungan sekitar proyek akan membantu project manager dalam mengelola perbedaan tersebut. Namun harus diingat bahwa strategi stakeholder engagement harus membuat budaya di proyek yang lebih maju dan lebih baik mengingat project manager adalah agen perubahan budaya di tingkat proyek. Penjelasan lebih rinci dijelaskan pada Subbab 6-6.
11. Seleksi stakeholder – Adakalanya suatu pihak dalam proyek dapat menyeleksi individu atau kelompok tertentu dalam menjadi stakeholder proyek. Sebagai contoh, project manager dari pemilik proyek dapat memilih calon project manager dari rekanan yang memiliki kriteria yang cocok, atau project manager dari kontraktor dapat menseleksi anggota tim proyek yang memiliki motivasi yang sesuai dengan tujuan pelaksanaan proyek, dan sebagainya. Seleksi stakeholder walaupun memiliki keterbatasan sesuai perannya dalam proyek, akan cukup membantu mengurangi kompleksitas dalam pengelolaan stakeholder.
12. Good networking relationship – Proyek bersifat jangka pendek dan dengan anggota tim serta stakeholder yang berbeda-beda tiap proyek. Sedangkan aspek penting dalam mengelola stakeholder adalah tingkat pengenalan atau pemahaman dengan dan antar stakeholder. Adanya hubungan networking yang baik dan luas, seringkali dapat membantu keterhubungan dengan stakeholder. Keterhubungan tersebut sangat membantu dalam mempercepat proses tingkat pengenalan atau pemahaman yang dibutuhkan dalam rangka mengelola stakeholder.
Berbagai strategi pengelolaan stakeholder proyek di atas diharapkan akan meningkatkan kualitas pengelolaan stakeholder sehingga diharapkan juga akan meningkatkan kesuksesan proyek. Semoga berhasil !…
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery