Lingkungan bisnis saat ini selalu berubah menyesuaikan tuntutan masyarakat yang selalu berkembang baik dari segi kehidupan ekonomi, sosial, budaya, politik serta gaya hidup. Perubahan lingkungan global menuntut perusahaan untuk selalu memberikan mutu yang baik, fleksibel, transparan, inovatif, serta memiliki multi kompetensi. Dalam perubahan lingkungan yang ada, teknologi informasi merupakan elemen yang sangat mempengaruhi lingkungan organisasi secara signifikan.

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan (O‟Brien, 2005).

Sejarah ERP dimulai pada awal tahun 1960-an, dimana terdapat sistem informasi yang disebut dengan Material Requirement Planning (MRP) dengan konsep perencanaan kebutuhan material dengan fungsi pada area/bagian Inventory Management dan Company Production. Konsep MRP ini berkembang pada tahun 1970-an menjadi Close-Loop MRP hingga akhirnya berubah menjadi MRP II pada tahun 1980. Perkembangan selanjutnya terciptalah ERP yang merupakan perluasan pada beberapa proses bisnis pada tahun 1990-an. Sejarah ERP dapat dilihat pada Gambar 4.29.

Sejarah ERP

Faktor Kritis, Kelebihan, dan Kekurangan ERP

Gargeya dan Brady (2005) menyatakan bahwa ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain:

  1. Kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan.
  2. Keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor.
  3. Adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan.
  4. Menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan.
  5. Merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan.
  6. Pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.

Terdapat beberapa keuntungan yang diharapkan dari penggunaan sistem ERP pada organisasi atau perusahaan, antara lain :

  1. ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
  2. ERP memungkinkan melakukan integrasi secara global. Hambatan berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dihubungkan secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
  3. ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
  4. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi (perencanaan dan pengendalian).
  5. ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan integrasinya dengan elemen penting perusahaan terkait.
Manfaat Utama ERP

Leon (2005) menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.  Penerapan ERP pada perusahaan akan memperoleh keuntungan berupa perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Menciptakan perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam persaingan bisnis yang semakin ketat.

Di samping kelebihan-kelebihan dalam implementasi ERP, terdapat pula kelemahan-kelemahan dari ERP, yaitu (Jogiyanto, 2003) :

  • Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
  • Biaya implementasi ERP yang sangat mahal.
  • Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah.
  • Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

Implementasi ERP pada perusahaan disesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaan maupun penerapan ERP harus melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi juga didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :

  • Management atau organisasi yang meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
  • Proses yang meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan redisain proses.
  • Teknologi yang meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
  • Data yang meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance serta data integration.
  • Personel yang meliputi edukasi, pelatihan, skill development, dan pengembangan pengetahuan.

Konsep Implementasi ERP dan Hubungannya Dengan Project Management

Dalam implementasi ERP terdapat beberapa alternatif pendekatan yang dapat digunakan diantaranya adalah :

  1. The Big Bang – Merupakan strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihan pendekatan ini adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sehingga sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Namun kekurangannya adalah implementasi yang sangat kompleks sehingga resiko kegagalan yang tinggi.
  • Step-by-step (Phased Approach) – Merupakan strategi penerapan ERP yang bertahap sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani. Namun kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit.
  • Small Bang (Pilot Approach) – Merupakan strategi penerapan ERP dengan pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site lain yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang atau rendah. Namun kekurangannya adalah membutuhkan banyak kustomisasi akibat adanya operasi spesifik antar site.

Dalam ERP terdapat beberapa modul. Modul ini dapat berbeda-beda pada jenis ERP yang berlainan. Modul-modul yang dianggap standar dalam ERP adalah :

  • Manufacturing,
  • Supply Chain Management,
  • Financials,
  • Projects,
  • Human Resources,
  • Customer Relationship Management,
  • Data warehouse,
  • Access Control,
  • Customization,

Modul Project adalah salah satu modul standar dalam ERP. Modul project berisi proses-proses manajemen proyek yang terdiri atas perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan – pengendalian, serta penutupan proyek. Modul project pada kebanyakan ERP dibuat dengan perspektif bahwa proyek atau manajemen proyek adalah bagian dari strategi organisasi dalam strategic management. Dengan adanya modul project di dalam ERP, maka jelas terlihat bahwa project management memegang peranan penting dalam bisnis perusahaan.

Aplikasi modul Project dalam ERP, sebagian besar menggunakan standar PMBOK. Namun tidak semua knowledge dan proses standar PMBOK ada pada modul Project di ERP. Hanya beberapa knowledge dan proses tertentu yang sangat terkait dengan modul lain dari ERP yang ada pada modul Project tersebut. Umumnya, knowledge yang ada pada modul Project adalah core project management seperti Scope Management, Time Management, dan Cost Management.

Disain modul Project dan integrasinya dengan modul yang lain pada ERP umumnya adalah dengan perspektif proyek sebagai bagian dari strategi organisasi dalam strategic management. Hal ini harus menjadi perhatian bagi pada Seller (Kontraktor, Subkontraktor, Supplier) dalam implementasi ERP dengan menjadikan project sebagai bagian dari manajemen operasinya. Hal ini karena  diperlukan cukup banyak penyesuaian sistem yang membutuhkan waktu yang tidak singkat. Seller direkomendasikan untuk memilih ERP yang lebih sesuai dengan proses bisnisnya. Pembahasan lebih jauh diberikan pada artikel lain.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code