Pada artikel sebelumnya telah disampaikan bahwa semakin tinggi kompleksitas proyek, maka akan semakin tinggi pula kualifikasi project manager dan tim proyek serta sistem yang digunakan dalam pengelolaan proyek. Kompleksitas yang terjadi pada proyek harus diidentifikasi dan dikelola dengan baik oleh project manager dengan berbagai strategi khusus. Terdapat beberapa strategi khusus dalam mengatasi kompleksitas proyek yang dikelompokkan berdasarkan elemen kompleksitas proyek menurut Kathleen B. Hass, yaitu :
Proyek dengan durasi panjang – Strategi yang dapat digunakan adalah pengembangan terus-menerus, lebih fokus pada manajemen waktu dan biaya, Rapid Application Development (RAD), progressive elaboration, rolling wave plannning, multiple estimating methods, lebih memperhatikan komposisi tim dan proses, lean development techniques, control gate reviews, dan manajemen risiko.
Proyek dengan tim besar – Strategi yang dapat digunakan adalah membentuk tim proyek inti dengan beberapa tim proyek kecil yang dedicated dan multi-skilled, kepemimpinan tim dengan pendelegasian dan prosedur, mengarahkan tim virtual menjadi keuntungan strategis, dan mempraktikkan seni kolaborasi.
Proyek dengan ketergantungan waktu tinggi – Strategi yang dapat digunakan adalah tim proyek yang fleksibel dan memiliki kinerja tinggi, time-boxed schedule, the minimal viable solution, manajemen milestone, dan membuat jalur kritis proyek untuk menjadi prioritas.
Proyek dengan high visibility dan beragam kelompok stakeholder – Strategi yang dapat digunakan antara lain adalah membangun kepercayaan, hubungan yang kolaboratif, identifikasi stakeholder kunci dan menilai pengaruhnya, mempromosikan proyek sebagai tujuan organisasi, yakinkan manfaat yang diharapkan telah memenuhi unsur SMART (Spesific, Measurable, Agreed to, Realistic, and Time bound), dan pengelolaan aliansi secara virtual.
Proyek dengan inisiatif perubahan organisasional yang berskala besar – Strategi yang dapat digunakan antara lain adalah penekanan sense of urgency, mengarahkan tim, visi yang jelas, komunikasi, empowerment for action, short-term wins, dan cross-project dependency management.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan strategi umum dalam mengatasi semua jenis kompleksitas proyek, yaitu :
- Visi, misi, dan tujuan yang jelas.
- Identifikasi kompleksitas yang utama dan fokus.
- Mengelompokkan berbagai masalah yang kompleks ke dalam beberapa kelompok masalah yang lebih kecil, sehingga kompleksitas terasa lebih ringan dan lebih dapat dikelola dengan baik. Salah satu contohnya adalah dengan menggunakan milestone dan pengelolaan berdasarkan milestone.
- Prioritas dan fokus pada masalah yang dianggap paling kritis. Hal ini agar masalah dan kompleksitas dapat terselesaikan dengan baik. Sehingga tekanan atas kompleksitas proyek dapat berkurang dan selanjutnya lebih dapat dikelola. Untuk tujuan ini, dapat dengan memanfaatkan teknik critical path method (CPM) dalam memprioritaskan tindakan dan sumber daya proyek.
- Mengecilkan ruang lingkup manajemen proyek dengan berbagai cara seperti mengurangi lingkup pekerjaan, pelaksanaan proyek secara bertahap, dan strategi pengadaan dengan menggunakan vendor spesialis yang dianggap mampu (subkontraktor).
- Penggunaan teknologi IT yang terbukti yang dapat menyederhanakan kompleksitas data-data terkait proyek dan dokumentasi proyek yang terkelola baik.
- Organisasi yang dapat menyederhanakan kompleksitas dengan pemilihan tim proyek yang memahami dan memiliki kompetensi untuk mengendalikan kompleksitas proyek. Project manager dengan kinerja tinggi dengan kepemimpinan dan pendelegasian.
- Mengenal stakeholder dengan baik dan berhubungan secara kolaboratif atas kepercayaan yang tinggi.
Pemahaman atas kompleksitas proyek adalah proses pengambilan keputusan atas rencana proyek yang strategis dan efektif. Elemen kompleksitas yang paling mempengaruhi proyek akan menjadi bagian penting dalam pengelolaan proyek. Jumlah dan tingkatan jenis kompleksitas akan menjadi bagian atas pendelegasiannya pada tim proyek. Pengelolaan kompleksitas proyek yang efektif dan strategis akan meningkatkan peluang untuk mencapai project success.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery
[…] Meningkatkan Kompleksitas Proyek Konstruksi […]