Jika kita memperhatikan framework atau model project management standart seperti PMBOK, semua terlihat mudah dan sistematis. Namun aslinya sungguhlah rumit untuk mencapai pengelolaan proyek yang sukses. Manajer proyek harus menyelesaikan proyek dengan menyelesaikan semua lingkup yang kompleks, tepat waktu yang kadang mepet sekali dan sesuai anggaran yang seringkali over-budget saat forecast di awal pelaksanaan ditambah pula harus zero accident dan ramah lingkungan pada proyek konstruksi. Ada banyak alasan mengapa proyek bisa tergelincir; Namun, manajer proyek yang terampil dapat mengatur berbagai elemen yang terlibat dan menjaga proyek tetap berjalan dengan baik dari awal hingga akhir.

Dengan mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan dan memiliki rencana terperinci, manajer proyek dapat memastikan kesuksesan pengelolaan proyek. Apa yang dapat dilakukan oleh pemimpin tim dan manajer proyek untuk membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya ketika masalah muncul? Strategi berikut untuk manajemen proyek yang sukses menawarkan solusi dan praktik terbaik.

Finalisasi Detail Proyek

Sebelum memulai sebuah proyek, pastikan Anda telah meletakkan fondasi untuk sukses. Ini berarti mendapatkan dukungan dari semua pemangku kepentingan dan memahami harapan yang terlibat. Anda harus dengan jelas menentukan ruang lingkup proyek itu sendiri, termasuk berbagai peran dan tanggung jawab anggota tim. Kembangkan rencana terperinci dan tentukan tujuan, kemudian buat kriteria keberhasilan yang terukur. Pertimbangkan tanggal target tertentu dan buat timeline Anda. Tentu saja, elemen tertentu kemungkinan besar akan berubah seiring berjalannya waktu. Tetapi jika rencana awal Anda memiliki detail yang cukup, tim Anda akan dapat beradaptasi dengan baik sejak awal.

Penentuan Ekspektasi yang Jelas

Bagian penting lainnya dari manajemen proyek yang sukses adalah memperjelas tentang anggota tim mana yang bertanggung jawab atas semua komponen proyek. Hal ini mempermudah terciptanya akuntabilitas. Setelah Anda menetapkan ekspektasi, pastikan semua orang memiliki pemikiran yang sama dan tahu kapan target mereka dan bagaimana kontribusi pekerjaan mereka pada proyek secara keseluruhan. Meskipun penting bagi tim internal untuk memperjelas ekspektasi, jangan lupa untuk memberi informasi kepada pemangku kepentingan juga. Hal ini sebagai bagian dari komunikasi yang harus terus dijalin dengan baik.

Pemilihan Anggota Tim dan Sistem yang Tepat

Ketika rencana Anda sudah siap dan ekspektasi sudah jelas, Anda akan dapat memberikan tugas kepada anggota tim. Ini adalah peran manajer proyek untuk mengumpulkan kombinasi keterampilan, bakat, dan kepribadian yang tepat untuk setiap proyek tertentu. Ingatlah bahwa keahlian harus selaras dengan persyaratan proyek tertentu. “Agar proyek berhasil, Anda harus memiliki tim proyek yang tepat, orang-orang yang keterampilan dan pengalamannya dapat bermanfaat bagi proyek. Kolektivitas keahlian dan kepribadian serta peran harus dipertimbangkan oleh project manajer yang disesuaikan dengan kebutuhan proyek.

Cobalah untuk menghindari terlalu banyak orang dalam satu tim; misalnya, Amazon menggunakan metodologi “pizza”, berdasarkan gagasan bahwa “sebuah tim tidak boleh lebih dari 6 sampai 10 orang”. Hal ini karena semakin banyak orang apalagi kurang berperan, hanya akan menambah kompleksitas proyek dan membuat pengawasan menjadi kurang fokus. Elemen penting lainnya untuk kesuksesan proyek apa pun adalah memiliki sistem manajemen tugas yang tepat. Email terkadang dapat mempersulit komunikasi, jadi Anda mungkin membutuhkan perangkat lunak yang dirancang untuk menyimpan semua informasi proyek di satu tempat untuk memudahkan tracking data dan informasi. Hal ini untuk memudahkan dalam monitoring dan pengambilan keputusan.

Penentuan Milestone

Penting untuk menentukan pencapaian utama sepanjang siklus hidup proyek. Cara yang baik untuk memulai adalah dengan memasukkan empat fase utama: inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan penutupan. Kemudian Anda dapat melakukan evaluasi setelah setiap fase dan mengetahui bagaimana kinerja tim Anda dengan memeriksa pencapaian yang sudah dilakukan. Proses ini memberi Anda informasi tentang masalah yang muncul lalu memberikan penyelesaiannya dengan baik sambil memastikan bahwa setiap fase proyek diselesaikan dengan sukses.

Bangun Komunikasi yang Jelas

Elemen lain yang dapat membuat atau menghancurkan sebuah proyek adalah komunikasi. Anda perlu membuat rencana komunikasi yang menampilkan seberapa sering tim akan melakukan check / monitoring bersama dengan pemangku kepentingan, kapan rapat status akan diadakan, dan banyak lagi. Merupakan tanggung jawab manajer proyek untuk membuat laporan status, jadi Anda juga harus merencanakan seberapa sering Anda akan mengirimkan laporan dan siapa yang perlu menerimanya.

Kelola Risiko Proyek

Selalu ada risiko yang terlibat dalam proyek. Namun, jika Anda menyadarinya di awal, Anda dapat mengelolanya dan memastikan bahwa potensi masalah tidak muncul atau dapat dikendalikan dengan baik. Manajer proyek yang terampil dapat memiliki rencana kontinjensi, mengambil tindakan pencegahan, atau bahkan melangkah dengan tindakan korektif yang sesuai.

Hindari Scope Creep

Salah satu peran terpenting yang dimainkan manajer proyek adalah menjaga proyek tetap berjalan. Meskipun perubahan akan selalu terjadi, penting untuk mengetahui seberapa banyak perubahan dapat terjadi sebelum memengaruhi tenggat waktu dan hasil. Scope creep umumnya terjadi ketika ada tambahan atau perubahan pekerjaan / design, yang tidak direvisi sesuai dengan perubahan yang terjadi. Scope creep merupakan musuh utama keberhasilan proyek karena tingkat pengaruhnya yang sangat besar terutama pada waktu dan biaya.

Evaluasi Proyek Saat Selesai

Setiap proyek memberikan informasi yang dapat Anda manfaatkan di masa depan. Inilah sebabnya mengapa meninjau proyek secara keseluruhan adalah praktik yang sangat berharga. Perhatikan kemenangan serta area untuk perbaikan, dan pastikan untuk mempertimbangkan laba atas investasi yang direncanakan dibandingkan dengan ROI yang sebenarnya. Ketika manajer proyek tahu apa yang benar, apa yang salah, dan bagaimana membuat penyesuaian di lain waktu, mereka dapat mengembangkan praktik terbaik untuk pekerjaan di masa depan. Butuh waktu dan ketekunan untuk melakukan evaluasi proyek ini. Namun, manfaatnya jauh di atas effort tersebut.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code