Project success menjadi penting bagi project manager untuk menjadi ultimate goal dalam mengelola proyek. Namun dalam pelaksanaan proyek, masih sering terjadi dispute tentang apakah proyek berhasil atau tidak. Berikut ini adalah penjelasan bagaimana mengukur tingkat kesuksesan proyek atau project success, berdasarkan elemen pentingnya, yaitu :

Kesuksesan lingkup proyek – Kesuksesan proyek atas elemen lingkup diukur apakah apakah lingkup awal menyimpang signifikan dibandingkan dengan rencana awal. Penyimpangan lingkup dapat memicu keterlambatan dan pembengkakan biaya. Perubahan lingkup dalam proyek adalah hal yang biasa. Namun harus dalam kendali yang baik atas elemen biaya dan waktu.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa lingkup boleh menyimpang dalam batasan tertentu dengan syarat bahwa jadwal dan biaya masih terkendali dengan baik. Elemen jadwal dan biaya yang masih terkendali baik dapat memperhatikan penjelasan pada kedua elemen tersebut di bawah.

Kesuksesan jadwal proyek – Pengukuran project success pada elemen ini dilakukan dengan membandingkan apakah waktu penyelesaian proyek telah sesuai dengan yang direncanakan di awal. Namun pengukuran pada elemen ini sering mengalami kendala dimana proyek kerap mengalami kondisi lingkungan dengan tingkat ketidakpastian yang tinggi. Acuan jadwal harus dibuat realistis dan dengan cadangan waktu yang sesuai jenis proyek yang akan dikerjakan.

Apabila perencanaan waktu yang ada dinilai tidak realistis, maka toleransi waktu dari project sponsor jika terjadi situasi lingkungan yang tidak pasti, merupakan pengecualian yang dipertimbangkan dalam menilai pencapaian proyek atas jadwal. Namun demikian, penyimpangan yang terlalu jauh, tidak dapat dikatakan sebagai project success karena berpotensi tidak mencapai tujuan organisasi.

Kesuksesan biaya proyek – Pengukuran elemen biaya pada kesuksesan proyek dilihat apakah pelaksanaan proyek masih dalam biaya yang disetujui. Suatu proyek memiliki anggaran tertentu dimana di dalamnya terdapat beberapa kontijensi tertentu. Pelaksanaannya diharapkan tidak melebihi anggaran yang telah disetujui. Adanya over budget dapat ditoleransi dengan catatan memberikan added value yang tidak direncanakan sebelumnya.

Sebagai contoh, suatu proyek yang dalam pelaksanaannya terinisiasi untuk meningkatkan spesifikasi atas masukan pelanggan yang dapat disebabkan ekspektasi pelanggan yang lebih tinggi dari yang diperkirakan. Peningkatan spesifikasi ini akan berakibat penambahan biaya. Namun diikuti oleh penambahan nilai jual dan jumlah pembeli. Sehingga proyek masih memenuhi bahkan berpotensi melebihi kriteria kelayakan finansial seperti RoI, IRR, atau NPV.

Kepuasan tim proyek – Proyek yang sukses adalah proyek dimana seluruh tim yang terlibat di dalamnya merasa puas atas pelaksanaan dan pencapaian proyek. Tim proyek dalam hal ini tidak hanya anggota tim inti proyek, namun juga semua vendor yang mendukung pelaksanaan proyek. Elemen ini bermakna bahwa kesuksesan proyek tidak hanya bagi pemilik, tapi juga bagi semua pihak yang mendukung proyek. Penilaian kesuksesan dapat dengan melakukan survey dengan kriteria pemenuhan pada suatu nilai indeks kepuasan tim yang tertentu.

Kepuasan pelanggan proyek – Hasil pelaksanaan proyek harus dapat memuaskan pelanggan. Mencapai kepuasan pelanggan yang sempurna adalah hal yang hampir mustahil. Sehingga seringkali dibuat suatu indeks kepuasan pelanggan, dimana proyek dapat dikatakan berhasil apabila telah mencapai nilai indeks tertentu.

Kualitas pekerjaan proyek – Proyek yang sukses atas elemen kualitas adalah proyek yang menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan kualitas. Tiap jenis pekerjaan, memiliki kriteria kualitas tertentu yang ditetapkan oleh project sponsor. Pemenuhan syarat kualitas seringkali juga dinyatakan dalam suatu indeks pemenuhan standar kualitas.

Syarat ini kadang bersifat kaku dimana hasil proyek harus memenuhi persyaratan minimum tertentu. Namun ada pula persyaratan kualitas yang berupa minimum prosentase pemenuhan persyaratan. Indeks kualitas minimum dapat dibangun atas kedua jenis persyaratan kualitas tersebut.

Terlepas dari beberapa elemen project success di atas, semua elemen project success haruslah secara umum dapat memenuhi tujuan organisasi atau perusahaan. Sebagai contoh, apabila terdapat penyimpangan pada elemen jadwal, namun tujuan organisasi masih tercapai, maka proyek dapat dikatakan masih sukses. Contoh lainnya jika biaya aktual jauh di bawah rencana akibat banyaknya optimasi spesifikasi yang berdampak pada pergeseran segmen pengguna dimana menurunkan kelayakan pasar, maka proyek ini berpotensi tidak mencapai tujuan sehingga tidak dapat dikatakan sebagai project success.

Sehingga di samping ke enam elemen di atas, perlu untuk membangun sebarapa tercapai tujuan organisasi atas pelaksanaan proyek sebagai elemen utama dalam menentukan project success. Ke-enam elemen tersebut merupakan kesatuan utuh yang harus dinilai dengan memperhatikan tujuan organisasi atas dilaksanakannya proyek tersebut.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code