Dilema Project Manager

Suatu proyek yang telah direncanakan sebaik-mungkin, sering terjadi permasalahan akibat dari ketidakpastian lingkungannya. Banyak hal yang tak terduga terjadi dalam pelaksanaan proyek. Beberapa penyebabnya adalah sebagai berikut :

  • Perubahan cepat kondisi makro ekonomi seperti inflasi, kurs, harga komoditas sehingga menyimpang secara cukup signifikan atas asumsi yang dibangun saat melakukan studi kelayakan proyek. Pada Gambar 3.14 diperlihatkan fluktuasi yang tinggi pada nilai tukar rupiah terhadap dolar Amerika.
Perubahan Cepat Tingkat Inflasi
  • Perubahan kebijakan pemerintah atau otoritas setempat seperti kebijakan pajak yang sering terjadi akibat perubahan kondisi politik sehingga mempersulit mencapai sasaran bisnis.
  • Rule of thumb tidak pernah ada disain dan perencanaan yang sempurna sehingga memunculkan konsep value engineering. Perubahan menjadi hal yang pasti terkait ketidaksempurnaan disain.

Secara aktual, pada dasarnya sangat sulit untuk bisa mengelola semua elemen project constraints tersebut karena saling terkaitnya semua elemen project constraints, dinamisnya lingkungan proyek yang menghasilkan tingkat ketidakpastian (uncertainty) yang relatif tinggi, di samping faktor-faktor lainnya. Project manager seringkali mengalami dilema dalam menghadapi project constraints tersebut. Sebagai contoh, suatu proyek yang harus dipercepat namun dengan biaya yang sangat terbatas. Padahal mempercepat proyek jelas akan meningkatkan biaya. Contoh lainnya adalah  proyek yang harus menjaga tingkat kualitas yang tinggi namun dengan waktu yang tidak boleh mundur dari yang telah ditetapkan. Padahal menjaga hasil pekerjaan dengan kualitas yang tinggi membutuhkan proses quality assurance dan quality control yang lebih kompleks yang membutuhkan waktu yang lebih lama.

Strategi Mengatasi Dilema Project Constraints

Untuk mengatasi dilema tersebut dapat dilakukan dengan menganalisa elemen mana dari ketiga elemen yang masih memiliki fleksibilitas yang cukup untuk ruang solusi. Penentuan elemen yang dianggap masih fleksibel tersebut, harus dilakukan dengan komunikasi yang intensif dengan berbagai stakeholder utama seperti project sponsor, customer, atau middle dan top management.

Pemikiran lain yang berkembang kemudian menunjukkan bahwa selain tiga atau empat atau enam elemen project constraints, juga terdapat faktor yang paling utama yaitu sasaran bisnis atau project objectives yang menjadi pencetus lahirnya proyek tersebut. Perubahan atau pergeseran salah satu elemen dapat terjadi atau masih diijinkan, sepanjang tidak berdampak signifikan terhadap sasaran bisnis atau tujuan organisasi.

Mengacu pada pemikiran baru yang menjadi evolusi terkini atas konsep The Triple Constraints, maka dapat disimpulkan langkah-langkah penting terutama bagi project manager dalam menghadapi dilema dalam pengambilan keputusan yang ditunjukkan pada Gambar di bawah, yaitu :

Rekomendasi Lima Langkah Penyelesaian Dilema atas The Project Constraints

Untuk lebih memahami  Gambar di atas, diberikan penjelasan tambahan pada tiap langkah yang ada sebagai berikut :

Definisi sasaran bisnis – Proses pendefinisian sasaran bisnis atau tujuan organisasi dapat dilakukan dengan review dokumen proyek atau dengan melakukan komunikasi dengan project sponsor, top management, dan atau owner.

Analisa dan penentuan elemen paling fleksibel – Langkah ini dilakukan dengan menganalisis secara seksama, pada elemen mana diantara biaya – mutu – waktu – lingkup yang pada dasarnya masih memiliki fleksibilitas yang cukup untuk ruang solusi. Syarat utama adalah perubahan satuan elemen tidak mempengaruhi atau tingkat pengaruh sangat minimal pada sasaran bisnis atau tujuan organisasi yang masih dalam toleransi key stakeholder.

Problem solving dan decision making Mencari alternatif-alternatif yang mungkin menjadi solusi secara efektif dengan cara benchmarking, literature review, dan teknik-teknik kreatifitas. Selanjutnya penilaian (assessment) untuk pengambilan keputusan berupa rencana utama (main action plan) dan jika dirasa perlu rencana alternatif (secondary action plan) yang dikenal sebagai plan A – plan B.

Manajemen risiko – Perubahan atau pergeseran salah satu elemen project constraints akan mempengaruhi keseimbangan elemen the project contraints lainnya yang berdampak pada munculnya risiko-risiko baru. Manajemen risiko harus dilakukan terutama untuk mendapatkan mitigasi risiko atas munculnya risiko khusus atas perubahan tersebut yang tidak ada sebelumnya.

Komunikasi efektif untuk approval – Memastikan adanya persetujuan (approval) dari project sponsor, top management, dan atau owner, yang disarankan dengan komunikasi yang efektif atas alternatif terpilih termasuk mitigasi risikonya.

Bagaimanapun perkembangan triple constraints menjadi model yang lain, adalah hal yang sangat penting untuk menjadi pertimbangan praktisi bahwa proyek lahir atas suatu kebutuhan bisnis. Dengan demikian, segala keputusan project manager haruslah memprioritaskan sasaran bisnis yang harus terdefinisi jelas dan dipahami di awal proyek. Pendekatan tercapainya sasaran bisnis atau tujuan organisasi adalah salah satu bentuk konsep management by objectives (MBO). Pencapaian proyek atas sasaran utama terutama sasaran bisnis atau tujuan organisasi dikenal sebagai project success yang harus menjadi obyektif utama proyek.

Sebagai contoh yang terjadi adalah suatu perusahaan jasa konstruksi yang mengikuti tender pelaksanaan proyek EPC tertentu sebagai bagian dari program pengembangan usaha strategis untuk perluasan pasar prospektif dimana perusahaan EPC tersebut belum berpengalaman sebelumnya. Sehingga tujuan bisnis perusahaan ini adalah mendapatkan pengalaman mengerjakan proyek EPC.

Namun ketiadaan pengalaman untuk mengerjakan jenis proyek baru berarti akan ada sebagian kompetensi yang belum dikuasai atau belum mencapai tingkat penguasaan yang disyaratkan. Dengan demikian dapat terprediksi di awal bahwa akan terjadi banyak kesulitan yang rumit untuk memenuhi keseimbangan atas elemen dalam model project constraints. Tingkat kesulitan yang tinggi akan memunculkan banyak hal yang bersifat uncertainty atau unpredictable yang membuatnya menjadi penuh risiko. Sehingga pada proyek ini dapat ditentukan target laba yang kecil dalam rangka memenangkan tender, agar perusahaan bisa mendapatkan pengalaman mengerjakan proyek EPC. Namun tetap harus menyiapkan mitigasi risiko yang memadai.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code