Sebagai organisasi internal yang bersifat dan mengkoordinasi berbagai divisi secara lintas bidang untuk kepentingan stratejik organisasi atau perusahaan, terdapat banyak tantangan bagi PMO untuk dapat menjalankan fungsi dan perannya dengan berhasil. Berbagai tantangan tersebut diantaranya adalah strategic management maturity level yang kurang memadai, lack of knowledge atas strategic management, tantangan lintas divisi, organisasi yang bersifat ad-hoc, dan project management maturity level yang rendah.

Tantangan yang tidak kecil tersebut telah seringkali menjadi penyebab gagalnya atau tidak optimalnya hasil pekerjaan PMO. Oleh karena itu, penting bagi organisasi atau perusahaan untuk memperhatikan key factors dalam implementasi PMO yang sukses. Dirangkum dari berbagai jurnal penelitian dan expert opinion, berikut ini diberikan serangkaian key factors implementasi PMO yang sukses, yaitu :

  • Kepemimpinan yang kuat dan berdedikasi (Strong and Dedicated Leadership) – Ketua maupun anggota tim PMO harus memiliki kepemimpinan yang kuat dan berdedikasi. Hal ini karena PMO akan mengkoordinir dan berkomunikasi dengan beberapa anggota BoD, manajer senior dan project manager dalam melaksanakan tugasnya. Termasuk dalam faktor ini adalah membangun kepercayaan dan komitmen.
  • Personil yang berpengalaman (Experienced Personnels) – Personil PMO dituntut untuk memiliki pengalaman yang memadai yang setidaknya dalam pengelolaan proyek. Hal ini karena umumnya PMO sangat terkait dengan manajemen proyek. Dengan tingkat penting yang tinggi karena terkait dengan kemajuan perusahaan yang signifikan dalam jangka panjang, maka diperlukan keahlian yang tinggi yang hanya didapat dari personil yang berpengalaman.
  • Dukungan Eksekutif (Executive Backing) – Dukungan eksekutif yang dalam hal ini terutama adalah top management sangat diperlukan untuk pelaksanaan berbagai program dan proyek yang sukses. Dukungan tersebut akan membuat tingkat kesuksesan pelaksanaan program dan proyek menjadi lebih tinggi sehingga pencapaian tujuan organisasi semakin baik.
  • Visibilitas tinggi (High Visibility) – Termasuk dalam kelompok ini adalah kejelasan tujuan dan sasaran organisasi sebagai pertimbangan utama dalam segala pengambilan keputusan oleh PMO. Kejelasan tujuan organisasi akan membuat PMO mudah dalam mengelola sumberdaya dan mengambil keputusan-keputusan yang bersifat dilematis.
  • Keberadaan kebijakan, prosedur, dan templates (Policy, procedures, and template defined) – Adanya kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan templates yang mendukung program kerja PMO, akan sangat membantu PMO dalam melaksanakan tugasnya. Hal ini karena semua elemen tugas menjadi jelas dan memiliki dasar yang kuat dalam tiap tindakan yang perlu diambil oleh PMO.
  • Otoritas dalam pengambilan keputusan (Authority in take action) – Posisi PMO yang sangat PMO bagi organisasi atau perusahaan menjadikannya harus dalam posisi dan otoritas yang tinggi. Hal ini juga terkait dengan sifat koordinasinya yang lintas fungsi atau divisi dan sifat keputusannya yang memiliki dampak atau pengaruh yang besar bagi perusahaan.
  • Keberlangsungan atas penyelarasan atas tujuan organisasi (Continual alignment) – Berbagai program dan proyek serta pengelolaan PMO harus selaras dengan beberapa hal yaitu keselarasan dengan tujuan organisasi, strategi organisasi, pelanggan, tingkat kematangan (maturity level), dan budaya organisasi. Keselaran tersebut harus di-review secara periodik sehingga menjadi proses yang berkelanjutan.
  • Kelincahan, kecepatan, dan kemampuan adaptasi (Agility, speed, and adaptability) – Termasuk dalam faktor ini adalah tingkat kemampuan atas manajemen perubahan. PMO harus memiliki kelincahan dan kecepatan dalam bertindak. Berbagai program dan proyek yang berdampak pada tingkat perubahan tertentu harus dalam kemampuan adaptasi organisasi.
  • Keahlian manajemen proyek (Project management expertise) – Termasuk dalam faktor ini adalah pengelolaan lingkup, waktu, biaya, risiko, keuangan, stakeholder, sumberdaya manusia,  komunikasi, dan lainnya sesuai dengan jenis proyek atau program yang akan dijalankan.
  • Disain PMO yang tepat (Suitable PMO design) – Termasuk dalam faktor ini adalah pertimbangan kesesuaian disain PMO dengan budaya organisasi atau perusahaan. Harus dianalisa terlebih dahulu pada jenis PMO yang bagaimana yang tepat untuk menjalankan program atau proyek dari suatu organisasi. Disain yang tepat akan meningkatkan keberhasilan pelaksanaan program atau proyek.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code