Smart Project Efficiency telah terbukti memberikan kontribusi yang signifikan bagi laba proyek. Lalu bagaimana cara mengelola atau manajemen smart project eficiency dengan baik? Berdasarkan pengalaman pada beberapa proyek, penulis memaparkannya pada posting ini.
Program ini hanya akan memberikan dampak yang signifikan bagi peningkatan laba proyek apabila dikelola dengan baik. Penulis telah mempraktekkan hal ini pada pelaksanaan beberapa proyek dengan hasil yang sangat baik. Sebagai contoh adalah pada pembangunan rumah sakit di Balikpapan yang semula ditargetkan keuntungan 7%. Namun terjadi banyak kesalahan perhitungan saat tender sehingga menjadi rugi 10%. Setelah dilaksanakan program ini, menghasilkan laba 3%. Artinya program ini mampu menghasilkan tambahan laba sebesar 13%. Proyek lainnya, juga mampu mengkontribusi laba atau mengurangi kerugian sebesar 3% s/d 20%.
Hasil inilah yang membuat penulis merangkum pengelolaan smart project efficiency pada posting kali ini. Program ini, sudah selayaknya menjadi program utama proyek ditengah begitu banyaknya ketidakpastian perekonomian yang menyebabkan inflasi tinggi yang sangat mempengaruhi profitabilitas pelaksanaan proyek.
Program smart project efficiency dapat dirangkum dalam beberapa hal dibawah ini:
- Merupakan program yang berisi rangkaian tindakan yang sistematis dan terencana sejak awal pelaksanaan proyek
- Melibatkan seluruh personil proyek
- Merupakan aplikasi multi disiplin ilmu.
- Memerlukan analisa yang khusus untuk mendapatkan tindakan efektif yang berdampak besar.
- Memerlukan kreatifitas yang tinggi untuk menemukan tindakan efisiensi yang terbaik
- Membutuhkan semangat dan komitmen yang tinggi dari seluruh personil proyek
- Menggunakan prinsip-prinsip inovasi dan VE
- Mengubah risiko menjadi peluang
- Memerlukan kendali yang baik sepanjang perjalanan proyek
- Perlu review dalam bentuk lesson learned
Adapun berdasarkan lesson learned yang ada, maka dapat dibuat suatu sistematika program seperti yang tampak pada tabel berikut ini:
Tabel Manajemen Smart Project Efficiency
1. Target Setting
Tahap ini dilakukan seawal mungkin dengan mengkaji kemungkinan maksimum atas peningkatan performance biaya dengan memperhatikan situasi dan kondisi proyek yang berkarakter unik. Dalam setiap target efisiensi, maka setidaknya nilai target adalah dapat menjadi antisipasi nilai risiko dengan rumus sebagai berikut:
Target Efisiensi = Risk x 1/Probability of Success
Sebagai contoh jika suatu proyek dinilai memiliki risiko sebesar 4%, dan tingkat keberhasilan program efisiensi adalah 50%,maka target efisiensi minimum adalah sebesar 4% x 1/50% = 8%.
Pada tahap ini, personil yang berkewajiban untuk memutuskan target adalah Project Manager dan Para Key Personil yang dilakukan dalam meeting khusus dimana masing2 telah mempersiapkan kajian khusus untuk dibahas. Adapun tools yang digunakan adalah RAP proyek awal, risk analysist, benchmarking proyek sebelumnya dan brainstorming.
2. Mapping
Pada tahap ini, dilakukan pemetaan secara keseluruhan item dan proses pelaksanaan proyek. Tujuannya adalah untuk memetakan kondisi dan karakter proyek yang lengkap untuk mendapatkan sebanyak mungkin peluang yang dapat menjadi bagian dari smart project efficiency.
Proses ini juga dilakukan oleh Project Manager dan Para Key Personil yang pelaksanaannya dapat disatukan saat penentuan target minimum efisiensi proyek. Sehingga harus dilakukan saat awal pelaksanaan proyek.
Adapun tools yang dapat digunakan adalah mind mapping, brainstorming, benchmarking proyek sejenis, evaluasi dan review data base efisiensi proyek, analisis karakter proyek dan yang pasti adalah evaluasi kontrak.
3. Identification – Assessment
Pada tahap ini mulai dilakukan identifikasi program efisiensi secara definitif dalam daftar khusus. Proses ini dapat dilakukan dengan review data base efisiensi, benchmarking proyek sejenis dan brainstorming serta creativity tools seperti scamper. Pada tahap ini, kreatifitas tinggi sangat diperlukan.
Terkait dengan identifikasi, juga langsung dilakukan proses assessment yang menilai item program yang efektif untuk dilakukan mengingat tidak semua langkah harus dilakukan. Langkah assessment dapat memanfaatkan fitur pareto analysist, expert judgement, dan analisis dampak-tingkat kesulitan.
Baik langkah identifikasi dan assessment dilakukan oleh Para Key Personil dan Site Engineer yang akan menjadi pelaku utamanya.
4. Action Plan – Monitoring
Langkah selanjutnya adalah menyusun action plan yang berisi rencana item efisiensi, waktu pelaksanaan, target efisiensi tiap item, dan petugas pelaksana. Action Plan ini akan menjadi salah satu referensi program kerja di proyek. Pengendaliannya dilakukan secara bulanan dalam rapat bulanan proyek. Pada rapat tersebut dapat pula dilakukan review atas rencana program.
Adapun pelaksana atas tahap ini adalah Para Key Personil dan semua stafnya. Laporan diberikan kepada Project Manager sebagai bahan review manajemen biaya proyek.
5. Lesson Learned
Lesson learned adalah tahap yang dilakukan setiap akhir penyelesaian item program efisiensi. Ini dilakukan dengan melakukan update atas data base efisiensi dan mengisi tabel isian lesson learned. Laporan dapat dibuat setiap bulan yang dilakukan oleh para staf yang dikoordinir oleh Para Key Personil. Lesson learned akan berguna dalam pembuatan program efisiensi berikutnya.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery