Faktor Inefisiensi yang Dominan di Proyek

Jika anda ingin memulai konsep project smart efficiency seperti yang sangat disarankan dalam blog ini, maka langkah mudahnya adalah melakukan review faktor inefisiensi yang paling sering terjadi atau dominan di proyek. Mengurangi faktor dominan inefisiensi adalah langkah awal yang baik untuk memulai project smart efficiency.

Seringkali tidak disadari bahwa pelaksanaan proyek ternyata high cost. Banyak pos biaya yang sejatinya bisa lebih murah untuk didapatkan dan dilaksanakan. Posting ini akan memberikan gambaran besar inefisiensi pada kelokpok struktur biaya proyek yang dapat menjadi sumber efisiensi.

A. Subkontraktor.

Dua penyebab inefisiensi yang paling penting pada kelompok biaya subkontraktor adalah:

• Supply chain. Fokus pada problem ini pada rantai pasok material dan alat yang terlihat menjadi lebih panjang jika cara procurement adalah dengan cara “buy” atau ubkontraktor. Contoh jika ada subkontraktor pekerjaan mekanikal sistem air bersih yang didalamnya terdapat pengadaan alat pompa. Akan lebih baik jika pompa langsung didatangkan oleh main kontraktor. Setidaknya ada penghematan laba subkontraktor atas pompa tersebut.
• Not enough exertise. Hal ini sering terjadi pada pekerjaan khusus yang kurang dikuasai. Subkontraktor bersifat spesialis yang diperlukan oleh main contractor. Namun jika subkontraktor yang dipilih ternyata tidak cukup ahli, maka akan menimbulkan masalah yang besar dan umumnya menimbulkan biaya yang besar.

B. Material

Ada empat sumber inefisiensi pada kelompok biaya material yaitu:

• Monopoli. Praktik ekonomi ini sangat sering terjadi di Indonesia. Akibatnya harga tidak kompetitif dan jauh lebih mahal dari yang seharusnya.
• Rework. Pekerjaan yang tidak sempurna akan menimbulkan biaya tambahan untuk melakukan perbaikan yang tidak perlu dan tidak direncanakan.
• Waste. Tiap material memiliki waste. Perencanaan dan kendali yang kurang atas material akan membuat waste lebih besar sehingga mendatangkan material dengan volume yang sangat besar.
• Supply Chain. Pada material tertentu akan melewati beberapa rantai pasok yang membuatnya jadi lebih mahal dari yang seharusnya.

C. Upah

Ada dua penyebab inefisiensi pada upah yaitu:

• Mismatch. Kondisi ini adalah apabila ketersediaan manpower yang tidak diikuti dengan ketersediaan resources lain (material dan alat). Sehingga manpower yang telah didatangkan terpaksa dibayar tanpa menghasilkan output pekerjaan. Ini merupakan biaya besar.
• Low productivity. Tidak semua manpower memiliki tingkat produktifitas yang bagus. Kondisi tertentu juga membuat prduktifitas rendah seperti kurang tepatnya metode yang dipilih, kerusakan alat, tingkat kesulitan pekerjaan yang tinggi, dan lain-lain.

D. Alat

Ada dua faktor inefisiensi pada kelompok biaya upah yaitu:

• Hire too much. Kondisi ini terjadi apabila menggunakan alat lebih banyak dari yang diperlukan, menyewa alat lebih dari waktu yang direncanakan, dan menyewa alat dengan kapasitas yang lebih tinggi dari yang diperlukan. Akibatnya biaya menjadi lebih besar.
• Low productivity. Hampir sama dengan upah, produktifitas alat juga sangat tergantung dengan kondisi dan kehandalan alat. Kondisi alat yang sudah relatif tua dengan rekam maintenance yang kurang baik, biasanya menghasilkan produktifitas yang rendah. Disamping alat lebih sering rusak yang membuat produktiftas turun lebih banyak. Sehingga membuat biaya sewa lebih besar atau kerugian pada komponen biaya lain.

E. Indirect Cost

Pada kelompok biaya ini, yang menjadi sumber inefisiensi adalah:

• Large organization. Pada organisasi proyek yang ada di Indonesia, terlihat tergolong besar. Semakin banyak orang, tentu akan semakin banyak biaya untuk membayar karyawan.
• Bad control. Biaya indirect cost seringkali sulit untuk dikendalikan apalagi manajemen proyek tidak memiliki sistem pengendalian yang baik. Biaya ini sering tidak disadari jauh lebih banyak dari yang direncanakan.
• Bad culture. Budaya personil yang jelek yang memiliki pola pikir yang tidak efisien akan memberikan dampak secara tidak langsung pada semua komponen biaya termasuk indirect cost. Contoh sederhana adalah tidak segera mematikan alat listrik setelah digunakan.
• Low productivity. Kondisi rendahnya produktifitas karyawan ikut menyebabkan inefisiensi biaya karena menyebabkan dibutuhkan lebih banyak orang untuk melakukan pekerjaan.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

_{Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery}