Ternyata proyek itu seperti manusia. Kadang sehat kadang sakit bahkan sampai kritis. Jika kita telah mengetahui sakitnya, tentu akan diobati. Lalu bagaimana jika kita tidak sadar bahwa proyek yang tengah dilaksanakan mengidap penyakit tertentu? Jika tak segera diobati, tentu penyakit bisa kronis dan akut. Layaknya dokter, Kita bisa memeriksa tingkat kesehatan proyek. Anggap saja semacam General Check-up. Tidak perlu waktu banyak. Hanya 18 pertanyaan yang disediakan dan setelah itu Anda akan tau penyakit apa yang ada pada proyek Anda. Selamat mencoba!
Penelusuran ke dunia maya dalam mencari dan merumuskan faktor yang menentukan keberhasilan proyek telah membawa saya pada suatu tulisan yang memberikan semacam kuisioner yang berguna untuk memeriksa apakah proyek yang dilaksanakan sekarang sehat atau tidak dan bagaimana tingkat potensi keberhasilan proyek itu nantinya saat selesai. Saya share ke Pembaca sekalian…
Your Project’s Health Analogy
Anda dihadapkan pada suatu daftar checklist pertanyaan. Menurut saya, tiap pertanyaan ibarat parameter yang harus diketahui sebagai gejala klinis dalam dunia kedokteran. Anda tinggal menjawab sangat setujui / setuju / normal / tidak setuju / sangat tidak setuju. Setelah menjawab pertanyaan, Anda tulis skor untuk tiap jawaban sebagai berikut:
- Sangat tidak setuju (-4)
- Tidak setuju (-2)
- Netral / biasa (0)
- Setuju (2)
- Sangat setuju (4)
Setelah menjawab 18 pertanyaan dan menuliskan skornya masing-masing, lalu jumlahkan skornya. Kesehatan proyek ditentukan oleh nilai skor akhir. Jika ada satu penyakit proyek saja, maka harus segera dibenahi jika tidak maka kesuksesan proyek akan sulit tercapai. Semoga proyek Anda sehat dan kesuksesan proyek akan segera dirasakan.
| No | Pertanyaan | Skor |
| 1 | Suatu kasus bisnis yang kuat telah dikembangkan dan disetujui | |
| 2 | Proyek ini sejalan dengan strategi organisasi | |
| 3 | Saya mendapat dukungan penuh dari manajemen senior | |
| 4 | Manfaat proyek ini adalah dipahami dengan baik dan didokumentasikan | |
| 5 | Kumpulan sasaran / tujuan proyek telah diidentifikasi dengan jelas | |
| 6 | Pelanggan memahami dan menyetujui lingkup proyek | |
| 7 | Faktor kritis keberhasilan telah diidentifikasi dan disetujui dengan pelanggan | |
| 8 | Manajemen mendukung permintaan untuk sumber daya tambahan, jika diperlukan | |
| 9 | Telah ada rencana proyek yang rinci | |
| 10 | Milestone telah dirancang ke dalam rencana proyek | |
| 11 | Ada sumber daya yang cukup tersedia sampai akhir proyek | |
| 12 | Semua orang dalam tim memahami aturan dan berkomitmen untuk tujuan | |
| 13 | Semua bahan yang dibutuhkan untuk proyek tersedia | |
| 14 | Perencanaan penanganan risiko telah selesai dan rencana dirumuskan untuk meminimalkan risiko yang teridentifikasi | |
| 15 | Rencana komunikasi telah dibuat | |
| 16 | Skala waktu proyek akurat dan dapat dicapai | |
| 17 | Saya yakin bahwa proyek memiliki setiap peluang sukses | |
| 18 | Saya telah mencetak pertanyaan di atas jujur dan sejauh pengetahuan saya | |
| Total Skor |
Hasil analisisnya sebagai berikut:
| Skor | Probabilitas Sukses | Penjelasan |
| -72 ke -36 | Mustahil | Hampir semua variable penting proyek sakit. Jangan memulai proyek ini sampai Anda telah membahas masalah nilai -4 dan -2. Jika proyek sudah terlanjur jalan, lakukan perubahan mendasar pada proyek sesegera mungkin terutama pada teamwork proyek. |
| -36 ke 0 | Rendah | Proyek masih rentan. Fokus terus pada masalah nilai -4 dan -2 untuk meningkatkan peluang keberhasilan secara keseluruhan. Perlu sering membahas prioritas masalah krusial bersama tim proyek |
| 0 ke 36 | Moderat | Proyek sudah cukup sehat. Penyakit proyek tinggal sedikit. Anda mungkin perlu memperhatikan setiap nilai -4 dan -2. Anda telah memiliki peluang bagus untuk mencapai tingkat keberhasilan proyek yang lebih tinggi. |
| 36 ke 72 | Tinggi | Proyek ini memiliki setiap kesempatan untuk sukses. Anda harus menjaga kestabilan proyek hingga proyek selesai. Kunci indicator harus dimonitoring dengan baik. |
Pertanyaan no 18 dipertanyakan karena kejujuran mutlak diperlukan dalam rangka kesadaran untuk memperbaiki dan menyehatkan proyek.
Jika Anda telah mengisi kuisioner sesuai dengan kondisi yang ada, jangan khawatir apapun hasilnya. Jika proyek dikategorikan sakit, segera cari obatnya dan seringkali obat suatu masalah proyek berada dekat sekali dengan masalahnya itu sendiri. Hanya perlu tetap semangat dalam menemukannya dengan cara aktif menganalisis dan mencari tau.
(Resume dari paper dari www.projectsmart.co.uk )
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery