Buatlah Checklist Agar Proyek Sukses!

Kompleksitas proyek saat ini mulai sering dibicarakan dalam industri konstruksi. Kompleksitas yang tinggi berisiko terhadap proses pengelolaan proyek. Level kompleksitas harus setingkat dengan level kemampuan untuk mengendalikannya. Semakin tinggi kompleksitas proyek, maka akan semakin tinggi pula tuntutan untuk mampu mengendalikannya. Sehingga perlu solusi-solusi dalam rangka mengendalikan kompleksitas tersebut.

 

Proyek konstruksi adalah industri yang memiliki kompleksitas yang tinggi bahkan bisa jadi yang tertinggi. Pada industri tersebut terdapat begitu banyak pekerjaan yang harus dilakukan, dimana pekerjaan-pekerjaan tersebut memiliki hubungan saling keterkaitan yang tinggi. Di samping itu, pada proyek konstruksi melibatkan banyak pihak. Kondisi di atas menuntut para pelaku proyek untuk mampu mengendalikan kompleksitas proyek. Kompleksitas seperti yang disampaikan di atas dapat digambarkan secara mudah sebagai:

  • Banyaknya item pekerjaan yang harus dikerjakan
  • Banyaknya pihak yang terlibat
  • Rumitnya hubungan ketergantungan antar pekerjaan
  • Banyaknya alur koordinasi antar pihak yang terlibat
  • Tingginya ketidakpastian
  • Banyaknya risiko yang mungkin akan terjadi
  • Sempitnya waktu untuk mengelola begitu banyak hal
  • Dll

 

Kunci utama atas keberhasilan proyek adalah kemampuan pengendalian dan pengelolaan proyek. Kompleksitas dapat dibilang sebagai musuh utama pelaku proyek dalam mencapai kesuksesan proyek. Ini dapat dicontohkan dalam beberapa kejadian sebagai berikut:

  • Kontraktor mengalami keterlambatan karena ada alat kecil namun berperan penting yang tertinggal untuk diadakan. Hal ini berarti kompleksitas berpotensi menyebabkan keterlambatan pelaksanaan pekerjaan.
  • Owner kesulitan dalam memprediksi penyelesaian proyek karena banyaknya item pekerjaan tidak terhubungkan dengan baik. Prediksi yang tidak baik tentu akan menjadikan kebijakan yang dibuat tidak tepat.
  • Pengawas luput atas pengamatan syarat kualitas yang penting dan harus dilakukan. Luputnya pengamatan terkait aspek kualitas akan berpotensi menimbulkan kualitas proyek yang tidak sesuai target.

Beberapa kejadian di atas dapat disimpulkan sebagai akibat dari tingginya kompleksitas yang membuat mereka kehilangan kendali atas proyek. Perlu ada solusi yang dapat membantu mereka dalam rangka menghindari kesalahan-kesalahan di atas.

Checklist adalah suatu daftar mengenai hal-hal yang harus dicek atau diperiksa dalam membantu pekerjaan yang memiliki item yang banyak dan rumit. Checklist akan membantu pelaku proyek agar dapat mengendalikan proyek dengan baik. Dalam aplikasinya, checklist dapat berupa:

  • Checklist item pekerjaan yang harus dikerjakan. Checklist ini lebih dikenal sebagai WBS atau Work Breakdown Structure. Checklist ini dapat membantu dalam hal identifikasi item pekerjaan yang banyak dan kompleks yang ada di proyek sehingga diharapkan semua pekerjaan dapat terlaksana dan tidak tertinggal
  • Checklist hubungan antar pekerjaan. Checklist ini akan membantu memetakan hubungan antar pekerjaan sehingga dapat membuat suatu schedule dan jalur kritis pekerjaan yang lebih baik. Seringkali jalur kritis tidak sesuai karena hubungan antar pekerjaan yang tidak terdefinisi dengan baik akibat rumitnya hubungan keterkaitannya.
  • Checklist mutu. Checklist ini berupa daftar cek terhadap suatu pekerjaan terkait kendali mutu. Contoh adalah pekerjaan beton. Pekerjaan ini apabila tidak dikendalikan akan membuat mutu beton menjadi tidak sesuai target. Checklist mutu beton akan mencakup hal-hal yang diperlukan dalam rangka menjamin mutu beton sesuai syarat teknis yang telah ditentukan seperti pemeriksaan slump, pemeriksaan pemasangan tulangan, pemeriksanaan bekisting, pemeriksanaan proses pemadatan dan perawatan beton, pengujian sample test beton, dan lain-lain.

 

Checklist harus difungsikan untuk memetakan kondisi dan masalah yang ada. Fungsi ini adalah penting mengingat kerumitan bagaimanapun harus dapat dipetakan untuk dapat diselesaikan masalah-masalah yang terjadi dengan baik. Sehingga checklist dapat dikembangkan untuk digunakan pada proses pengelolaan proyek seperti:

  • Checklist daftar pekerjaan yang harus dilakukan oleh tim proyek
  • Checklist daftar periksa sebelum pekerjaan dimulai
  • Checklist dokumen yang diperlukan dalam proses procurement
  • Checklist agenda rapat proyek
  • Checklist resume permasalahan proyek dan status penyelesaiannya
  • Checklist proses administrasi kontrak vendor proyek dan statusnya
  • Checklist mutu pekerjaan yang tidak sesuai

 

Pengembangan checklist akan tergantung kebutuhan proyek. Tapi pada prinsipnya, checklist akan sangat membantu dalam mengurai kerumitan yang terjadi. Checklist dapat dikatakan mengurangi ketidakpastian yang sering terjadi di proyek. Checklist akan membuat para pengambil keputusan di proyek menjadi lebih baik dalam mengelola dan mengambil keputusan-keputusan penting di proyek. Checklist yang baik akan berguna untuk mengendalikan kompleksitas proyek konstruksi sebagai syarat utama dalam mencapai kesuksesan proyek.

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Komunikasi, Manajemen Proyek and tagged , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>