Menentukan Media Komunikasi yang Tepat

Dalam melakukan komunikasi, sering kita dihadapkan pada situasi yang harus memilih media yang tepat dalam menyampaikan pesan. Dengan beragam dan bervariasinya bentuk pesan dan informasi yang akan disampaikan, menuntut media yang tepat agar proses komunikasi dapat berjalan dengan baik. Bagaimana caranya?

 

Komunikasi pada dasarnya menyampaikan pesan kepada orang lain sedemikian pesan tersebut diterima dengan baik sehingga orang tersebut memiliki persepsi yang sama dengan apa yang kita inginkan. Komunikasi juga adalah proses menerima informasi dan pesan. Sehingga ada kalanya merupakan suatu proses interaksi, tanya jawab, dan bisa juga proses pendalaman materi atas suatu kasus.

Pada tulisan sebelumnya telah dibahas mengenai jalur komunikasi yang mungkin dapat terbentuk berdasarkan fungsi jumlah orang yang terlibat. Pada tulisan ini, akan membahas mengenai media komunikasi yang tepat pada berbagai variasi bentuk komunikasi yang sering terjadi di proyek maupun pada industri yang lain. Suatu referensi yang akan dibahas mungkin akan cukup membantu kita dalam menentukan media yang tepat dalam berkomunikasi.

Referensi tersebut memberikan rekomendasi pemilihan media komunikasi seperti hard copy, telephone call, voice mail, e-mail, meeting, dan website. Pilihan media tersebut dihubungkan dengan beberapa kondisi dan situasi yang dianggap mewakili kejadian-kejadian selama mengerjakan proyek sebagai berikut:

  • Menilai komitmen
  • Membuat persetujuan
  • Mediasi konflik
  • Penyelesaian miskomunikasi
  • Menyampaikan perilaku negatif
  • Menunjukkan dukungan atau appresiasi
  • Mendorong berfikir kreatif
  • Membuat pernyataan ironis
  • Menyampaikan dokumen referensi
  • Memperkuat kekuasaan seseorang
  • Menyediakan laporan permanen
  • Menjaga kerahasiaan
  • Menyampaikan informasi sederhana
  • Menanyakan suatu pertanyaan informasi
  • Membuat permintaan sederhana
  • Memberikan informasi kompleks
  • Menyampaikan ke banyak orang

Tiap kondisi di atas mencirikan kondisi khusus berdasarkan pesan, bentuk informasi, dan tujuan komunikasi serta jumlah orang yang dilibatkan. Sebagai contoh kondisi membuat persetujuan. Pada kondisi itu pesan yang akan disampaikan detail dan dalam bentuk diskusi yang bertujuan mencapai suatu kesepakatan atau persetujuan dimana akan melibatkan jumlah orang yang cukup banyak. Atas kondisi tersebut, akan dinilai media apa yang sebaiknya digunakan agar komunikasi akan berjalan efektif. Apakah akan menggunakan media hardcopy, telephone call, voice mail, email, meeting, atau website.

Tabel yang akan diberikan akan memberikan informasi mengenai rekomendasi media komunikasi yang dipilih berdasarkan kondisi di atas. Tabel ini menilai tingkat rekomendasi atau efektifitas media yang digunakan dalam bentuk angka 1, 2, dan 3. Dimana 1 dapat berarti sangat dianjurkan, 2 berarti biasa saja, dan 3 berarti tidak sesuai atau tidak cocok. Penilaian tersebut bisa jadi adalah suatu hasil penelitian. Berikut disampaikan tabel pemilihan media komunikasi:

 

Tabel Rekomendasi Media Komunikasi

Situasi proyek kadang tidak ideal jika mengikuti rekomendasi atas tabel di atas. Misalnya untuk membuat persetujuan, ternyata situasi proyek belum dimungkinkan untuk melakukan meeting dengan pihak terkait karena meeting membutuhkan waktu untuk menyesuaikan jadwal sedangkan persetujuan sudah harus diputuskan. Jika kondisi tersebut terjadi, maka rekomendasi berikutnya adalah dengan media telephone.

Saat ini media komunikasi semakin berkembang dengan adanya teleconference, chatting group, sms, dan yang lainnya. Hal ini berarti pilihan untuk menentukan media komunikasi akan semakin bervariatif. Pemilihan media komunikasi yang baru seperti yang telah disebutkan dapat dilakukan dengan memahami prinsip-prinsip pemilihan media komunikasi yang ada pada tabel di atas.

Sangat disarankan pemilihan media komunikasi direncanakan sejak awal proyek dan disampaikan kepada seluruh pelaku proyek atau stakeholder. Project manager dapat membuat communication planning dengan mempertimbangkan rekomendasi media komunikasi di atas.

 

(Klik table of content jika ingin melihat keseluruhan judul tulisan dalam blog ini)

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Komunikasi and tagged , . Bookmark the permalink.

3 Responses to Menentukan Media Komunikasi yang Tepat

  1. triwan ari says:

    apakah kita menentukan media komunikasi yang tepat..
    bagai mana cara menentukan media komunikasi yang bagus?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>