Segera Putuskan atau Rapat Dulu?

Sebagai Project Manager, dilema di atas mungkin pernah dialami dalam menghadapi masalah. Seperti kita ketahui bahwa keputusan yang baik adalah keputusan yang didukung oleh anggota tim proyek. Ini karena mereka merasa ikut dalam keputusan itu. Di sisi yang lain, kondisi yang ada tidak tersedia waktu yang cukup untuk mengambil tindakan. ” Segera putuskan Pak!, Quick respon please!, Owner menunggu jawaban Anda sekarang juga!…”. Begitulah kira-kira situasi yang dihadapi. Dilema selalu membayangi Project Manager dalam mengambil keputusan.

 

Tak terbantahkan bahwa proyek konstruksi penuh dengan masalah sebagai konsekuensi atas kompleksitasnya dan banyaknya ketidakpastian yang terkandung di dalamnya. Sebagai Project Manager tentu harus mampu untuk mengambil keputusan yang tepat atas setiap masalah yang dihadapi.

Banyak keputusan proyek dibuat secara bersama-sama oleh suatu kelompok yang dalam hal ini adalah tim proyek. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Project Manager menghabiskan hingga 70% waktu mereka untuk berkoordinasi dalam menghadapi masalah yang terjadi.

Persoalan yang muncul adalah bahwa dalam mengambil keputusan yang tepat dibutuhkan informasi yang memadai. Project Manager juga perlu mendapatkan alternatif-alternatif keputusan yang tersedia sebelum menentukan salah satu di antaranya. Lalu agar keputusan yang diambil dilaksanakan dengan sungguh-sungguh oleh anggota tim, mereka mensyaratkan secara psikologis ikut dalam proses pengambilan keputusan tersebut.

Seringkali keputusan yang dibuat tanpa melibatkan anggota yang terkait hanya akan sia-sia dan menyebabkan antipati kepada Project Manager. Anda pasti sering meihat bukti nyata atas kasus dimana terjadi kesenjangan antara pimpinan suatu organisasi dengan para anggotanya yang disebabkan oleh pimpinan yang tidak mendengar anggotanya dan bersikap otoriter dalam mengambil keputusan.

Namun masalah kadang datang tak terduga dan tiba lebih cepat dari yang diperkirakan semula. Masalah juga sering muncul dengan tuntutan harus segera dituntaskan dalam waktu sesingkat mungkin. Ini tentu tidak dikehendaki, tapi malah sering terjadi pada pelaksanaan proyek konstruksi.

Kasus lain serupa tapi tak sama dengan paragraf sebelumnya adalah dalam hal keberadaan dan kesiapan anggota.  Ketika masalah dengan karakter yang cukup rumit namun membutuhkan waktu yang cepat untuk diputuskan muncul, anggota tim tidak siap untuk dalam waktu yang singkat mengumpulkan data, menganalisisnya, dan melakukan persiapan untuk mengadakan rapat. Project Manager akan dan sering menghadapi dilema seperti yang diuraikan pada paragraf sebelumnya. Lalu apa yang harus dilakukan oleh project Manager?

Project Manager menghadapi dilema dalam hal cara mengambil keputusan, apakah diputuskan sendiri atau perlu rapat dulu bersama dengan anggota tim proyek yang terkait. Untuk memecahkan problem dan dilema ini, Project Manager terlebih dulu harus paham mengenai implikasi mengenai cara mengambil keputusan yang akan ditempuh.

Adapun kelebihan pengambilan keputusan secara kelompok atau rapat dibandingkan keputusan individu atau oleh Project Manager itu sendiri adalah sebagai berikut:

  1. Memberikan informasi yang lebih lengkap. Ingatlah bahwa dua kepala lebih baik satu kepala. Lebih banyak kepala tentu lebih baik. Kelompok akan memberikan keragaman sudut pandang dan pendapat ke proses keputusan yang tidak dimiliki oleh seorang individu.
  2. Menghasilkan lebih banyak alternatif. Karena kelompok mempunyai informasi yang jumlahnya lebih besar dan lebih beragam, kelompok dapat mengidentifikasikan lebih banyak alternatif solusi dibanding dengan individu.
  3. Meningkatkan penerimaan solusi. Banyak keputusan yang gagal setelah pilihan akhir dibuat karena orang tidak mau menerima solusi itu. Anggota-anggota kelompok enggan menentang atau meremehkan keputusan yang penyusunnya mereka sendiri.
  4. Meningkatkan legitimasi. Proses pengambilan keputusan sesuai dengan unsur kebebasan memberikan pendapat sehingga dianggap lebih legitimate dari pada keputusan yang dibuat oleh Project Manager sendiri.

Di samping memiliki kelebihan seperti yang telah dijelaskan di atas, pengambilan keputusan kelompok juga memiliki kelemahan, yaitu:

  1. Membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Dikarenakan dalam pengambilan keputusan kelompok terjadi proses penyatuan pendapat yang kadang tidak selesai dalam satu kali rapat, maka dibutuhkan waktu yang lebih banyak dalam pengambilan keputusan dengan kelompok.
  2. Dominasi minoritas. Kelompok belum tentu terdiri atas anggota yang setingkat atau dalam range yang kondusif dalam pengambilan keputusan. Perbedaan jabatan dan status serta pendidikan dan pengalaman atas masalah yang dihadapi menciptakan peluang dominasi. Minoritas yang dominan dan vokal sering dapat mempengaruhi keputusan yang dibuat walau itu bukanlah keputusan yang terbaik.
  3. Tekanan untuk menyesuaikan. Ada tekanan untuk menyesuaikan dengan kelompok yang menghasilkan gejala yang disebut sebagai pemikiran kelompok, yaitu jenis kesesuaian yang berupa anggota-anggota kelompok menahan pendapat yang berbeda atau yang tidak populer agar tampak ada kesepakatan. Pemikiran kelompok tersebut tentu akan menggerogori pikiran kritis kelompok itu dan pada akhirnya hanya menghasilkan keputusan yang tidak jitu.
  4. Tanggung jawab yang ambigu. Anggota-anggota kelompok berbagi tanggung jawab, tapi tidak jelas siapa yang sebenarnya yang bertanggung jawab.

 

Berdasarkan atas keunggulan dan kelemahan pengambilan keputusan kelompok, Project Manager dapat menentukan cara dalam mengambil keputusan atas masalah yang terjadi. Langkah pertama adalah Project Manager harus menilai karakter dari masalah yang terjadi dan output yang diinginkan. Karakter masalah yang dinilai dalam hal ini adalah:

    • Tingkat akurasi
    • Tenggat waktu mengambil keputusan
    • Dibutuhkannya ide yang brillian
    • Tingkat kesulitan masalah

Project Manager lalu juga harus menilai situasi yang ada pada anggota timnya yang meliputi:

  • Jumlah anggota yang ada
  • Karakter anggota tim
  • Variasi anggota tim
  • Kemampuan anggota tim

 

Project Manager lalu menyimpulkan cara yang tepat dalam mengambil keputusan berdasarkan tabel di bawah ini:

Kriteria Efektifitas Kelompok Individu
Tingkat akurasi
Kecepatan
Kreatifitas
Tingkat penerimaan
Efisiensi

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Leadership & Project Manager, Manajemen Komunikasi and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.

4 Responses to Segera Putuskan atau Rapat Dulu?

  1. Pingback: Tips Rapat yang Efektif | Manajemen Proyek Indonesia

  2. P26 says:

    Terkadang ada kalanya quick respon atau rapat dulu, tergantung dari situasinya… :)
    Tapi keputusan quick respon terdapat resiko yg besar dibanding dirapatkan dulu..

  3. Rudy Lee says:

    Untuk masalah dengan resiko kecil dapat diambil quick respon, untuk masalah dengan resiko yang besar rapat dulu jika waktu memungkinkan. Jika waktu tdk memungkinkan disini diperlukan manager yang berwawasan luas dan cukup memahami permasalahan. Oleh sebab itu manager dituntut selalu belajar manambah wawasan. Bukankah seorang menager akhirnya harus bertanggung jawab atas hasil akhir dari suatu proyek ? Itulah bagian dari tanggung jawab seorang manager.

    • budisuanda says:

      Salah satu pertimbangan untuk pengambilan keputusan adalah besarnya risiko. Tapi sebenarnya tidak hanya itu. Apabila risiko cukup besar namun best practice solusi cukup meyakinkan, maka bisa saja melakukan quick respon. Pengambilan keputusan dalam rapat adalah suatu hal yang sangat situasional dan lebih kepada masalah seni.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>