Strategi Jitu Ala Ken Watanabe

Menemukan strategi yang jitu adalah hal yang menarik dan menantang. Peluang kesuksesan akan tinggi jika strategi jitu diterapkan dalam menyelesaikan masalah yang ada dalam semua aspek kehidupan. Perlu langkah yang sistematis untuk menemukannya. Ken Watanabe telah mengembangkan langkah sistematis untuk memecahkan masalah-masalah dengan solusi-solusi yang jitu. Jika Anda ingin memiliki kemampuan problem solving yang tinggi, sebaiknya Anda baca tulisan berikut.

 

Di dalam pelaksanaan proyek, hampir selalu terjadi masalah. Masalah yang terjadi dapat berukuran besar, medium, dan kecil. Frekuensi terjadinya masalah pun kadang sering bahkan bersamaan. Masalah berpeluang terjadi pada semua bidang organisasi proyek baik itu Operasional, Engineering, maupun Administrasi. Masalah yang terjadi pada proyek melibatkan seluruh anggota tim dan berbagai level dalam organisasi. Kita perlu mempelajari bagaimana mengelola masalah-masalah tersebut untuk mencapai kesuksesan proyek.

Kita sering meihat orang yang sedang dalam masalah namun tidak dapat menyelesaikannya dengan baik. Kadang langkahnya justru membuat masalah semakin besar. Begitu pula dalam pelaksanaan proyek. Masalah yang terjadi cukup banyak. Ketidaktepatan dalam memecahkan masalah, akan membuat situasi akan semakin parah dan tidak terkendali. Kita perlu mempelajari bagaimana mengelola masalah-masalah tersebut untuk mencapai kesuksesan proyek.

Tulisan ini memberikan suatu metode sederhana untuk menangani masalah yang terjadi. Cukup sederhana untuk mendapatkan strategi yang jitu dalam memecahkan masalah yang terjadi di proyek. Tulisan ini terinspirasi dari sebuah buku kecil yang berjudul “Problem Solving 101” yang merupakan karya dari Ken Watanabe.

Buku ini awalnya merupakan buku panduan sederhana untuk mengajari anak-anak sekolah di Jepang kemampuan berfikir kritis. Namun buku ini laris dengan cepat di kalangan orang dewasa berkat efektifitas yang kuat dari metode pemecahan masalah Ken Watanabe.

Ken Watanabe adalah lulusan Yale dan Harvard business School. Pernah menjadi konsultan manajemen di McKinsey & Company selama enam tahun. Ia merupakan pendiri dan CEO Delta Studio, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan, hiburan, dan media.

Metode pemecahan masalah Ken Watanabe sangat sederhana. Terdiri dari tujuh langkah sistematis yang terbagi ke dalam dua kelompok. Inilah langkah sistematis tersebut.

Diagnosis situasi dan identifikasi akar penyebab masalah. Langkah ini terdiri atas urutan langkah-langkah:

1.      Tulis dan petakan akar penyebab masalah yang mungkin

2.      Kembangkan sebuah hipotesis untuk akar penyebab yang mungkin

3.      Tetapkan analisis dan informasi yang dibutuhkan untuk menguji hipotesis

4.      Analisis dan identifikasi akar penyebab.

Kembangkan solusi. Langkah ini terdiri atas urutan langkah-langkah :

5.      Kembangkan berbagai macam solusi untuk memecahkan masalah

6.      Susun prioritas tindakan

7.      Kembangkan rencana implementasi

Agar lebih mudah untuk dipahami, dalam penjelasan berikutnya menggunakan studi kasus pada kerugian kelompok biaya subkontraktor yang telah dijelaskan pada tulisan sebelumnya.

 

1. Tulis akar penyebab masalah yang mungkin

Menghadapi masalah yang muncul, pertama kali yang harus dilakukan adalah dengan menulis akar penyebab masalah yang mungkin. Untuk membantu mendapatkan akar penyebab masalah dapat dibantu dengan suatu metode yang disebut pohon logika ataupun pohon ya atau tidak.

Pohon logika berisi alur jawaban atas pertanyaan yang runtut ke belakang berdasarkan waktu atas masalah yang terjadi. Contoh adalah pada proyek yang rugi pada aspek procurement subkontraktor. Pertanyaan runtutnya adalah sebagai berikut:

    • Apakah proses pelaksanaan menimbulkan klaim?
    • Apakah pembayaran terlambat?
    • Apakah proses administrasi dan approval menghadapi hambatan?
    • Apakah proses pemilihan subkontraktor sudah tepat?
    • Apakah proses negosiasi berjalan baik?
    • Apakah proses tender berjalan baik?
    • Apakah komunikasi sebelum tender berjalan lancar?
    • Apakah diberikan dokumen yang lengkap dan memadai?
    • Apakah term of payment menimbulkan negatif cash flow?
    • Dst.

Pernyataan di atas dan jawabannya sebaiknya dibuat dalam bentuk gambar pohon logika. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan runtut di atas dapat menjadi akar penyebab masalah yang harus dicatat.

 

2. Kembangkan sebuah hipotesis untuk akar penyebab yang mungkin.

Hipotesis adalah dugaan yaitu apa yang dianggap sebagai penjelasan paling tepat untuk masalah yang ada. Dengan menetapkan hipotesis dan memahami dengan jelas alasan yang mendasarinya, kita akan mampu memeriksa apakah hipotesis itu benar. Dari itu kita bisa melanjutkan pada pembuatan keputusan yang tepat dan mengarahkan pada solusi yang produktif. Adapun beberapa hipotesis yang dapat diajukan pada kasus kerugian pada kelompok biaya subkontraktor adalah:

    • Proses procurement subkontraktor kurang berjalan dengan baik
    • Term of payment membuat biaya mark up tinggi
    • Komunikasi yang tidak baik menyebabkan konflik yang menimbulkan klaim yang tinggi
    • Kompetensi petugas procurement subkontraktor yang rendah yang berdampak pada tingginya harga penawaran subkontraktor
    • Dst.

 

3. Tetapkan analisis dan informasi yang dibutuhkan untuk menguji hipotesis

Ini merupakan bagian di mana pengumpulan informasi dan analisis proses pemecahan masalah berperan. Langkah ini dilakukan untuk menguji hipotesis yang nantinya akan membantu membuat keputusan yang lebih baik.

Pada kasus yang sama, untuk menguji hipotesis yang telah dilakukan diperlukan analisis dan informasi sebagai berikut.

    • Apakah calon subkontraktor sudah terseleksi berdasarkan performance pelaksanaan sebelumnya?
    • Akah jumlah subkontraktor yang mengikuti tender memadai?
    • Apakah ada dokumen yang tingkat detailnya memadai untuk memahami lingkup yang diberikan kepada subkontraktor?
    • Apakah term of payment tidak menyebabkan negatif cash flow?
    • Apakah petugas procurement memahami masalah kontrak dengan cukup baik?
    • Dst.

Jika pertanyaan di atas terjawab dan memantapkan hipotesis, maka hipotesis dapat ditetapkan.

Untuk memantapkan langkah ini, dapat dilakukan survey, wawancara dan mendapatkan informasi sekunder yang telah tersedia seperti daftar hasil evaluasi rekanan.

 

4. Analisis dan identifikasi akar penyebab masalah.

Dengan mengumpulkan informasi dan melakukan analisis, hipotesis dapat diuji kebenarannya dan akar permasalahan akan didapat dengan tepat. Langkah ini merupakan suatu review dan seleksi atas berbagai akar penyebab permasalahan yang mungkin ada.

Cara praktis yang dapat diusulkan dalam proyek adalah dengan membuat suatu daftar atau checklist akar penyebab masalah yang mungkin. Lalu masing-masing dievaluasi dengan cara brainstorming dan evaluasi dengan memperhatikan data dan informasi yang tersedia. Dari cara ini akan dapat daftar akar penyebab masalah yang lebih tepat.

 

5. Kembangkan berbagai macam solusi untuk memecahkan masalah

Untuk mengembangkan berbagai macam solusi yang mungkin dapat menggunakan pohon logika seperti pada langkah yang pertama. Dalam hal menghadapi kasus kerugian pada kelompok biaya subkontraktor, solusi yang mungkin telah diberikan pada posting sebelumnya. Kita dapat juga menguraikannya menjadi pohon logika seperti di bawah ini:

Solusi mengatasi kerugian kelompok biaya subkontraktor yang didasarkan pada struktur biaya subkontraktor:

Daftar solusi atau strategi dalam pendekatan metode pohon logika

Daftar solusi di atas dibatasi. Solusi lengkap dapat dilihat pada tulisan sebelumnya. Tabel di atas hanyalah sebagai suatu daftar singkat atas begitu banyaknya solusi yang mungkin dapat dikembangkan.

Setelah menyusun daftar solusi yang mungkin, langkah selanjutnya adalah menyeleksi solusi yang tidak sesuai atau tidak tepat atau berdampak sebaliknya atau sangat tidak mungkin untuk dilakukan. Ini bertujuan untuk memudahkan dalam melakukan tahap berikutnya.

Dalam menyeleksi ada kalanya menemukan solusi lain yang lebih baik. Maka solusi tersebut dapat ditambahkan ke dalam daftar solusi yang mungkin untuk dilakukan.

 

6. Susun prioritas tindakan

Tersedia begitu banyak solusi yang dapat dilakukan. Mana yang harus didahulukan atau diprioritaskan?tidak mungkin untuk melakukan semuanya sekaligus. Kita perlu memilah mana solusi yang harus dijadikan prioritas untuk dilakukan.

Suatu metode sederhana juga dilakukan oleh Ken Watanabe yaitu dengan memberikan penilaian pada masing-masing solusi. Penilaian dilakukan pada dua aspek yaitu aspek dampak yang mungkin dihasilkan dan aspek tingkat kemudahan implementasi.

Masing-masing dapat diberikan skor yang sesuai misalnya 1-5. Dapat juga menggunakan skala 1-10. Dimana untuk aspek dampak, nilai 1 adalah dampak yang paling kecil dan 5  atau 10 yang terbesar. Sedangkan pada aspek kemudahan implementasi, nilai 1 adalah sangat sulit dan 5 atau 10 adalah sangat mudah.

Penilaian di atas pada dasarnya bertujuan untuk memetakan solusi yang mungkin untuk dilakukan. Pemetaan dilakukan dalam bentuk grafik hubungan antara tingkat dampak dan tingkat kemudahan implementasi.

Berdasarkan pemetaan solusi, dapat dengan mudah diketahui kelompok solusi atau strategi yang menjadi prioritas. Adapun urutan prioritasnya adalah:

    • Solusi dengan dampak tinggi dan kemudahan tinggi (Prioritas 1)
    • Solusi dengan dampak tinggi dan kemudahan rendah (Prioritas 2)
    • Solusi dengan dampak rendah dan kemudahan tinggi (Prioritas 3)
    • Solusi dengan dampak rendah dan kemudahan rendah (Prioritas 4)

Pada kasus kerugian kelompok biaya procurement subkontraktor dapat kita susun daftar dan pemetaan solusinya sebagai berikut:

Tabel hasil analisis solusi atau strategi

(catatan : Angka penilaian adalah contoh saja, tidak dapat digunakan sebagai pedoman. Angka sebenarnya adalah situasional)

 

Peta prioritas strategi berdasarkan Dampak versus Kemudahan Implikasi

 

7. Kembangkan rencana implementasi

Langkah ini pada dasarnya berupaya untuk meningkatkan kualitas solusi yang telah dipetakan dengan tambahan usaha yang sederhana. Kelompok solusi prioritas level 2,3, dan 4 dicarikan langkah usaha sedemikian level prioritasnya dapat naik lebih tinggi. Perlu kreatifitas dan ide brillian untuk melakukan ini.

Pada kasus mengatasi kerugian proyek pada kelompok biaya subkontraktor, telah dipetakan pula level prioritasnya. Berdasarkan peta tersebut dapat dilakukan peningkatan level prioritas. Contohnya strategi 12 yaitu menggunakan pembayaran via bank dengan fee terkecil. Dengan melakukan survey pada perusahaan kontraktor lain, mungkin akan didapatkan skema pendanaan yang gampang dengan fee yang kecil. Ini akan menggeser prioritas semula 4 menjadi level 3.

Peta strategi yang telah dikembangkan

 

Setelah mempelajari metode Ken Watanabe, rasanya cocok dalam rangka menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi di proyek. Langkah sistematisnya menghasilkan strategi dengan peluang keberhasilan yang tinggi. Perlu untuk melakukan beberapa penyesuaian untuk dapat dilakukan lebih praktis sesuai kebutuhan aplikasi di proyek. Semoga bermanfaat.

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Leadership & Project Manager, Manajemen Pengadaan and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>