Dilema Organisasi Proyek yang Efektif dan Efisien

Bisnis industri jasa konstruksi secara nature telah dituntut untuk sangat kompetitif. Tak heran jika di seluruh dunia, industri ini termasuk yang memiliki net income ratio yang paling kecil yaitu berkisar 1-5% saja. Kontraktor pun berlomba-lomba untuk berusaha meningkatkan net income ratio namun tetap kompetitif dengan mengutak-atik struktur organisasi untuk lebih langsing. Tapi awas, ada bahaya serius yang mengintai …

Industri konstruksi juga adalah industri yang memiliki kompleksitas yang sangat tinggi. Ini ditunjukkan dengan beberapa ciri-ciri, yaitu:

  • Item pekerjaan yang banyak
  • Nilai kontrak yang besar
  • Risiko yang sangat tinggi
  • Melibatkan banyak pihak / stakeholder dengan tuntutan yang tinggi
  • Melibatkan banyak pengetahuan / kompetensi

Tingginya kompleksitas tersebut menuntut kompleksitas pekerjaan harus DIKELOLA dengan sangat baik dengan perencanaan pelaksanaan yang sangat matang. Item perencanaan yang banyak dan harus dengan tingkat detil yang tinggi adalah fakta penting yang harus diperhatikan agar dapat melaksanakan proyek dengan baik dan dengan margin sesuai target.

Secara managerial, dengan mengambil standart PMBOK, setidaknya harus membuat perencanaan atas 10 aspek / knowledge areas sebagai berikut:

Gambar 1. Peta Proses PMBOK 5th Edition

Khusus untuk proyek konstruksi, knowledge areas bertambah empat lagi seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini :

Gambar 2. Peta Proses Construction Extention PMBOK 3th Edition

Lalu dari sisi teknis, perencanaan juga tidak kalah banyaknya. Sebagai kontraktor setidaknya harus membuat perencanaan pelaksanaan berupa disain metode dan gambar sebagai berikut :

  • Pekerjaan perijinan (jika masuk lingkup pekerjaan)
  • Perencanaan Site Installation
  • Perencanaan Pekerjaan Tanah
  • Perencanaan Pekerjaan Pondasi
  • Perencanaan Pekerjaan Struktur Bawah
  • Perencanaan Pekerjaan Struktur Atas
  • Perencanaan Pekerjaan Finishing Eksterior
  • Perencanaan Pekerjaan Finishing Interior
  • Perencanaan Pekerjaan Landscape
  • Perencanaan Pekerjaan Mekanikal
  • Perencanaan Pekerjaan Elektrikal
  • Perencanaan Pekerjaan lainnya

Tingkat kompetisi yang tinggi juga mungkin menyebabkan tingkat gaji karyawan perusahaan konstruksi relative rendah dengan sibuknya aktifitas mereka dibandingkan dengan industri lainnya. Ini memunculkan problem baru yaitu tingkat integritas karyawan yang dapat dikatakan juga rendah. Pencurian internal adalah musuh abadi bagi manajemen perusahaan konstruksi.

Kombinasi atas kedua kelompok perencanaan di atas, tentu saja bukan hal yang mudah bagi perusahaan konstruksi karena SANGAT KOMPLEKS. Tak heran pekerja konstruksi bekerja hingga larut malam dan hamper setiap hari dimana dengan tingginya risiko, maka sering terjadi kondisi “tiada hari tanpa masalah” lalu berujung pada “tiada celah tanpa membuat kesalahan”. Para project manager selalu dipusingkan mengenai banyaknya pekerjaan yang harus mereka kelola dengan baik dimana dengan resource yang terbatas. Well, semua harus dikelola. Semua harus diantisipasi dan direncanakan dengan baik. Alhasil, level of manageability haruslah tinggi tanpa mengorbankan aspek level of competitiveness. Finally, struktur organisasi proyek konstruksi dituntut untuk memiliki EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI SANGAT TINGGI.

Efektifitas sangat tinggi namun tetap harus efisiensi tingkat tinggi pula karena tuntutan kompetitif yang sangat tinggi adalah dilematika organisasi proyek konstruksi sepanjang masa. Dilematika yang jujur saja pasti akan menimbulkan perdebatan sengit terutama antara yang condong efisien vs condong efektif. Padahal menurut saya, condong salah satu adalah masalah besar.

Jika condong pada efisien, maka masalah yang muncul adalah terkait dengan level of manageability atau tingkat kemampuan pengelolaan yang rendah terhadap tuntutan pekerjaan. Kasus paling sering adalah perangkapan tinggi. Jika jumlah karyawan terbatas dan waktu juga terbatas tapi pekerjaan secara alamiah banyak sekali, maka yang terjadi adalah salah satu diantara pekerjaan tidak dilakukan atau pekerjaan asal jadi. Contoh, seorang engineer dituntut untuk membuat schedule yang detil dan benar. Tapi karena merangkap beberapa pekerjaan lain seperti menghitung struktur perancah, memeriksa gambar, melakukan evaluasi beton, ikut melakukan inspeksi lapangan, dll maka schedule dibuat namun asal jadi. Akibatnya, schedule hanya menjadi kertas yang ditempel di dinding ruang rapat tanpa arti lebih. Pekerjaan lapangan lalu berjalan cenderung tanpa pengendalian schedule (misal dengan analisis critical path). Kejadian ini tentu berbahaya, mengingat tiap kontrak proyek selalu ada pinalti keterlambatan.

Sebaliknya, jika condong pada efektif, maka masalah yang muncul adalah organisasi yang terlalu gemuk dengan kompleksitas pengelolaan SDM proyek yang tinggi. Akibatnya adalah biaya overhead yang tinggi dan SDM cenderung kurang diperhatikan perkembangannya. Tingkat kompetisi akan turun akibatnya.

Kesimpulannya adalah bahwa organisasi proyek harus BALANCED alias bisa mencari titik OPTIMUM antara EFEKTIF DAN EFISIEN. Mari kita lihat gambar yang merupakan teori atas struktur organisasi proyek :

Gambar 3. Peta Zone Karakter Organisasi-1

Gambar di atas menunjukkan bahwa adalah benar jika struktur organisasi harus EFEKTIF dan EFISIEN. Jika tidak, maka akan terjadi masalah seperti yang disebutkan pada zone 2-3-4 yaitu Die quickly, Survive, dan Die Slowly. THRIVE adalah tujuan yang benar bagi struktur organisasi. Referensi lain mengenai dilematika struktur organisasi ditunjukkan pada gambar di bawah ini :

Gambar 4. Peta Zone Karakter Organisasi-2

Pada gambar di atas, karakter organisasi proyek dibagi atas tiga. Ephemeral profitability (Keuntungan Sesaat) adalah kondisi bagi penganut paham condong efisien. Sedangkan Unprofitable Growth (Pertumbuhan yang tidak menguntungkan) adalah kondisi bagi penganut paham condong efektif. Ketiga adalah Sustainable Profitability (Keuntungan yang Terus Menerus) adalah TITIK OPTIMUM antara EFEKTIF dan EFISIEN yang merupakan tujuan yang benar dari suatu organisasi.

Disinilah peran penting bagi divisi riset perusahaan konstruksi. Riset akan menjawab dimana dan seperti apa titik optimum suatu struktur organisasi proyek agar perusahaan konstruksi dapat tetap eksis dan berkembang. Semoga bermanfaat.

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)

 

 

 

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Sumber Daya Manusia and tagged , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>