Teknik Pengembangan Tim Proyek

Salah satu proses penting dalam mengelola SDM proyek adalah pengembangan tim proyek. Project manager berperan besar dalam proses penting ini dan sangat terkait dengan keahlian yang diperlukan oleh project manager.

Pengembangan tim proyek adalah suatu proses peningkatan kompetensi, interaksi anggota tim, dan lingkungan tim secara keseluruhan untuk meningkatkan kinerja proyek. Keuntungannya adalah peningkatan teamwork, peningkatan keahlian dan kompetensi, motivasi karyawan, mengurangi tingkat staff turnover, dan peningkatan keseluruhan kinerja proyek. Rencana pengembangan tim proyek adalah bagian yang krusial setelah rencana pengelolaan SDM proyek dan perekrutan SDM proyek.

Terdapat beberapa alat dan teknik dalam pengembangan tim proyek berdasarkan PMBOK, yang terlihat pada gambar berikut ini:

  1. Interpersonal skill. Dikenal sebagai soft skill yaitu kompetensi perilaku yang termasuk kecapakan komunikasi, kecerdasan emosional, conflict resolution, negosiasi, pengaruh, team building, dan fasilitasi kelompok. Kesemuanya adalah aset yang berharga dalam membangun tim proyek. Keahlian ini secar hierarki organisasi harus dimiliki oleh project manager yang paling utama. Diikuti oleh key personi dan selanjutnya oleh semua anggota team. Hal ini karena pengembangan tim oleh project manager akan dapat lebih efektif jika dilakukan secara bersama-sama dengan penuh kesadaran oleh semua anggota tim.
  2. Training. Aktifitas training yang dimaksud adalah training yang dapat meningkatkan kompetensi anggota tim berdasarkan hasil penilaian kinerja proyek dan juga kinerja individu anggota tim. Training sebaiknya terencana dan mengacu pada hasil awal penilaian kinerja individu dan kebutuhan rencana aktifitas pelaksanaan proyek yang membutuhkan training.
  3. Team-building activities. Teknik ini untuk membantu anggota tim dapat bekerja sama secara efektif. Proses ini sangat krusial dalam menentukan kesuksesan proyek dan berlangsung menerus sejak awal hingga berakhirnya proyek. Project manager harus memonitor fungsi team dan kinerjanya untuk menentukan jika diperlukan tindakan yang diperlukan untuk menghindari terjadinya masalah. Berdasarkan Tuckman Ladder, ada 5 tahap dalam pengembangan tim, yaitu Forming – Storming – Norming – Performing – Adjourning. Tim diharapkan akan cepat menuju fase performing dimana durasi masing-masing fase tersebut akan sangat tergantung pada dinamika tim, ukuran tim, dan kepemimpinan tim. Project manager harus memahami tiap perkembangan fase tersebut dan segera dengan cepat dan efektif memindahkan tiap fase menuju fase performing.
  4. Ground rules. Merupakan alat yang memberikan ekspektasi yang jelas terkait tingkah laku yang dapat diterima oleh anggota tim proyek. Komitmen awal untuk memberikan petunjuk yang jelas dapat mengurangi misundeerstanding dan meningkatkan produktifitas. Aturan ini dapat berupa aturan berkomunikasi, bekerja bersama-sama, etika meeting, kesepakatan untuk tidak melakukan korupsi, dan lain-lain.
  5. Colocation. Ini adalah strategi yang berhubungan dengan “tight matrix” melibatkan banyak atau keseluruhan anggota proyek yang aktif dalam lokasi fisik yang sama untuk meningkatkan kemampuan mereka sebagai suatu tim. Colocation dapat bersifat sementara seperti pada waktu penting yg strategis sepanjang pelaksanaan proyek. Strategi ini dapat termasuk ruang meeting tim (war room), tempat utk mempercepat schedule, atau tempat lain yang nyaman yang dapat meningkatkan komuikasi dan sense of community.
  6. Recognition and Rewards. Rencana awal adalah pada cara penghargaan orang yang telah berkembang selama proses pengelolaan SDM. Orang akan termotivasi jika mereka merasa bahwa mereka berharga dalam organisasi dan nilai ini ditunjukkan dengan pemberikan penghargaan kepada mereka. Uang adalah hal yang terlihat dari bentuk penghargaan yang lain, walaupun bentuk penghargaan yang tak terlihat (intangible) dapat saja setara dengan uang bahkan lebih efektif. Kebanyakan anggota tim termotivasi oleh suatu kesempatan untuk tumbuh, dan mengaplikasikan keahlian profesional mereka untuk mendapatkan tantangan baru. Project manager harus memberikan pengakuan tim ini selama proyek berlangsung dan hindari untuk melakukannya setelah proyek selesai.
  7. Personnel assessment tools. Tujuan utama alat ini adalah untuk memberikan informasi kepada project manager mengenai kekuatan dan kelemahan tim. Alat ini membantu project manager untuk menilai preferensi, aspirasi, bagaimana mereka berproses dan mengorganisasi informasi, bagaimana mereka ingin membuat keputusan, dan bagaimana mereka lebih ingin untuk berinteraksi dengan orang lain.

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Leadership & Project Manager, Manajemen Sumber Daya Manusia and tagged , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>