Inilah Dampak Tidak Dibuatnya WBS Dengan Benar

WBS adalah input penting bagi banyak proses dalam manajemen proyek. Tanpa WBS yang benar, maka akan banyak proses menjadi simpang-siur sehingga output hasil proses menjadi tidak mewakili keseluruhan lingkup pekerjaan. Mau bukti? Silahkan disimak.

WBS yang sedemikian penting secara aktual nyaris tidak dibuat bentuk formalnya. Sehingga banyak terjadi kekacauan dalam mengelola proyek karena kegagalan dalam mendefinisikan aktifitas yang harus dilakukan di proyek dengan lengkap. Alhasil, sulit untuk meyakinkan diri bahwa proyek telah dikelola dengan baik. Ini membuat rasa was-was sepanjang perjalanan proyek.

Sebelum dijelaskan lebih jauh, mari kita lihat beberapa kejadian dalam aplikasi proyek yang menunjukkan kelemahan pelaku proyek dalam praktik manajemen proyek akibat dari ketiadaan WBS yang baik dan benar, yaitu:

  • Jarang sekali dibuat WBS dalam bentuk formal. Padahal WBS adalah bagian dari komunikasi proyek dan menjadi dasar input penting pada banyak proses dalam manajemen proyek.
  • Ketiadaan WBS membuat estimasi biaya menjadi tidak akurat bahkan menyimpang cukup jauh.
  • Ada pekerjaan yang tidak masuk dalam BQ sehingga tidak masuk dalam schedule. Sehingga penyelesaian pekerjaan ini tidak menambah progress pekerjaan.
  • Ada juga pekerjaan masuk dalam BQ tapi secara aktual tidak ada dalam lingkup pekerjaan (gambar dan spesifikasi). Akibatnya pekerjaan tersebut tidak pernah terprogresskan sehingga progress proyek tidak pernah 100%.
  • Dimasukkannya item yang sebenarnya bukan kategori item pekerjaan seperti garansi masa pemeliharaan atau as built drawing ke dalam BQ.
  • Ada item pekerjaan yang tidak masuk dalam perencanaan waktu dalam schedule bar-chart, sehingga akurasi waktu menjadi tidak dapat diyakini dan schedule sering meleset.
  • Sering terjadi perbedaan antara item schedule S-Curve dan item schedule Bar-Chart. Hal ini karena perbedaan perspektif pendefinisian item pekerjaan saat membuat S-Curve dan Bar-chart. Sehingga bisa jadi ada kesalahan prioritas dalam item kritikal yang terbentuk pada schedule bar-chart. Jika ini terjadi, maka peluang terjadi keterlambatan proyek akan sangat besar.
  • Ketiadaan WBS menyebabkan identifikasi risiko menjadi kurang baik. Adanya item pekerjaan yang luput, membuat ada risiko yang mungkin cukup besar tidak direncanakan mitigasi risikonya. Hal ini tentu saja berbahaya.
  • Adanya miss item pekerjaan tertentu yang mungkin cukup signifikan, akan membuat kesalahan fatal dalam hal procurement. Dapat dibayangkan jika ada satu item barang yang luput karena ketiadaan WBS dimana pengadaannya butuh waktu karena import, lalu ini disadari saat sisa waktu pelaksanaan proyek sudah sangat mepet, maka dampaknya akan cukup jauh terhadap target waktu penyelesaian proyek.
  • WBS yang kurang baik juga akan menyebabkan kesalahan persepsi tentang bagaimana organisasi berikut anggota tim harus dibentuk. Kesalahan ini juga dikategorikan cukup fatal karena menyangkut organisasi proyek. Contoh dampak yang sering terjadi adalah minimnya jumlah personil atas lingkup pekerjaan
  • Sering terjadi miskomunikasi akibat dari perbedaan persepsi mengenai item dan lingkup pekerjaan dengan stakeholder yang diakibatkan oleh ketiadaan WBS formal yang disepakati semua pihak yang terlibat di proyek.
  • Tanpa WBS yang baik, maka akan sangat sulit untuk melakukan updating atas suatu perubahan lingkup yang sering terjadi di proyek seperti adanya variation order.
  • Sulitnya mengendalikan lingkup pekerjaan karena tidak adanya baseline atas lingkup yang berupa WBS yang benar. Bisa jadi berupa ada double lingkup pada beberapa lingkup subkontraktor yang tidak disadari.

 

Tentu masih banyak kejadian lain yang terjadi sebagai akibat dari ketiadaan atau kurang baiknya WBS yang dilakukan di proyek. Namun jika dilihat dari dampaknya, kelemahan tersebut berdampak serius pada main objective proyek yaitu biaya, mutu, dan waktu. Pada proyek konstruksi, bisa juga termasuk safety.

Bisa jadi, kelemahan pada WBS tersebut adalah salah satu penyebab utama kenapa pelaku proyek begitu melelahkan melaksanakan proyek. Sehingga ini perlu diinstrospeksi secara positif demi manajemen proyek yang lebih SMART untuk menghasilkan output yang lebih baik.

 

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Lingkup and tagged , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>