Kesalahan yang Sering Dilakukan Oleh Estimator Proyek

Banyak orang yang mengganggap remeh profesi estimator. Padahal menjadi estimator yang baik bukanlah profesi yang gampang. Ada begitu banyak variabel yang harus diperhitungkan dan dilakukan oleh seorang estimator. Uniknya tiap proyek membuat estimator harus lebih teliti karena tidak akan pernah terjadi perhitungan proyek yang sama persis.

 

Siapa yang tidak kesal jika melihat kenyataan bahwa estimator telah salah dalam memperkirakan biaya yang benar. Kejadian ini bisa dibilang selalu terjadi di tiap proyek. Tak hanya estimator dari pihak kontraktor yang keliru, tapi juga dari pihak konsultan dan owner. Namun, tidaklah gampang menjadi estimator yang baik. Perlu knowledge, ketelitian, kejelian, dan pengalaman yang cukup untuk menjadi estimator yang baik.

Berdasarkan pengalaman penulis yang juga pernah menjadi seorang estimator sebagai bagian dari rolling penugasan, ternyata pekerjaan ini adalah pekerjaan yang kompleks. Bayangkan jika untuk suatu proyek saja, akan terdapat ratusan hingga ribuan item pekerjaan yang harus dihitung. Sehingga menyelesaikan perhitungan satu proyek saja butuh waktu paling tidak 21-30 hari.

 

Pernah Membayangkan Menjadi Estimator Pada Proyek Ini?

 

Sayangnya seringkali kompleksitas ini harus bertambah dengan sulitnya mendapatkan kualitas data gambar dan RKS yang memadai. Sudah umum jika terdapat inkonsistensi antar gambar, antar RKS, atau antara gambar dan RKS. Kadang pula dijumpai gambar atau RKS yang tidak ada atau kurang jelas. Ini baru menghitung direct cost. Belum lagi untuk indirect cost. Problem semakin berat ketika waktu yang diberikan sangat singkat dan terjadi kesalahan dalam memilih jenis kontrak. Seperti kita ketahui bahwa jika dokumen kurang lengkap atau kurang detil maka sebaiknya menggunakan jenis kontrak unit price. Namun dalam pelaksanaannya, justru sebaliknya menggunakan kontrak lump sum dengan alasan ingin mentransfer risiko itu kepada kontraktor.

Ada cukup banyak variabel yang sering luput sehingga menjadi kesalahan dalam melakukan cost estimating atau cost budgeting. Namun dipilih 20 hal yang dianggap paling sering terjadi berdasarkan pengalaman penulis. Berikut rincian ke 20 item tersebut yang dibagi dalam tiga kelompok:

 

Proyek Dengan Potensi Kesalahan Estimasi yang Tinggi 1


Proyek Dengan Potensi Kesalahan Estimasi yang Tinggi 2


A. Direct Cost

  1. Tidak akuratnya menghitung volume pekerjaan. Kesalahan ini seolah-olah seperti menjadi hal yang kewajaran mengingat banyaknya item pekerjaan yang harus dihitung. Kondisi ini diperparah dengan ketiadaan metode standart dalam menghitung volume pekerjaan. Sehingga tiap estimator memiliki metode perhitungan yang berbeda-beda. Item pekerjaan yang sering terjadi kesalahan perhitungan yang signifikan adalah besi tulangan, bekisting, dinding bata, dan plafond.
  2. Kesalahan menentukan harga dasar. Hal ini terjadi apabila proses komunikasi yang kurang baik dalam mendetailkan RKS pada material atau alat yang diinginkan. Komunikasi lisan sering menjadi biang kerok. Kounikasi yang dimaksud adalah antara estimator dan vendor.
  3. Kurang cermatnya menentukan produktifitas tenaga kerja. Pada umumnya estimator menggunakan standar tertentu dalam menentukan besaran produktifitas tenaga kerja. Padahal besaran produktifitas tenaga kerja tergantung pada banyak parameter seperti tingkat kesulitan pekerjaan, volume pekerjaan, kualitas tenaga kerja, ketidakpastian cuaca, dan parameter lainnya. Sebagai contoh pekerjaan pemasangan keramik pada bangunan kantor dan apartemen. Pada bangunan kantor, ukuran ruangan relatif luas, sedangkan pada apartemen sangat sempit. Ini mempengaruhi besaran produktifitas tenaga kerja. Contoh lain adalah produktifitas pekerjaan galian yang dikerjakan pada musim kering dan hujan akan berbeda mengingat kondisi tanah yang berbeda yang mempengaruhi produktifitas tenaga kerja. Estimator cenderung memukul rata atas deviasi kondisi tersebut.
  4. Kesalahan menentukan besaran waste material. Kesalahan ini dianggap sebagai kesalahan turun temurun. Sebagai contoh adalah dalam menentukan waste potongan material besi tulangan. Estimator selalu menghitung dalam nilai 3-5% tanpa melihat bagaimana kecenderungan modul potongan yang terjadi berdasarkan design strukturnya. Kejadian serupa pada menentukan waste tiang pancang dimana waste tiang pancang sangat tergantung pada kedalaman tanah keras dan ketersediaan modul tiang pancang di pasaran.
  5. Kesalahan dalam menghitung pekerjaan tanah. Kesalahan yang sering terjadi adalah bahwa estimator selalu menghitung berdasarkan volume gambar. Padahal volume tanah bersifat relatif akibat adanya faktor kembang-susut tanah (swelling factor). Di samping itu, sering juga terjadi kesalahan dalam menentukan variabel-variabel penting dalam menentukan produktifitas alat yang sangat tergantung dari metode pekerjaan, kondisi tanah, alat, operator, dan faktor lainnya.
  6. Tidak terhitungnya komponen biaya transportasi. Pada faktor ini termasuk di dalamnya adalah pada komponen biaya material, alat, dan upah. Ini terutama pada proyek yang berada di luar kota besar di pulau Jawa.

 

Sisa potongan tiang pancang yang tidak terprediksi

B. Indirect Cost

  1. Kesalahan Dalam Menentukan Durasi Pelaksanaan. Menentukan durasi pelaksanaan umumnya dilakukan berdasarkan asumsi yang terlalu ideal tanpa memperhitungkan potensi masalah yang muncul dan tingkat kesulitan yang ada. Akibatnya asumsi durasi pelaksanaan menjadi keliru sehingga perhitungan biaya terutama overhead menjadi meleset.
  2. Kesalahan dalam menentukan produktifitas alat berat. Menentukan alat berat sebenarnya mirip dengan menentukan produktifitas tenaga kerja. Terdapat cukup banyak variabel yang menentukan besaran produktifitas yang sangat tergantung bagaimana situasi dan kondisi proyek yang akan dikerjakan. Estimator cenderung menggunakan besaran produktifitas pada pengalaman sebelumnya dimana tidak dilakukan proses adjustment terhadap perbedaan situasi dan kondisi proyek yang dikerjakan.
  3. Kurang akuratnya menghitung biaya energi. Harus diakui bahwa menghitung biaya kebutuhan energi sangat kompleks. Kontraktor saja belum ada yang memiliki standart yang bagus apalagi estimator dari konsultan. Padahal komponen biaya energi cukup mempengaruhi terlebih sumber energi menggunakan bahan bakar non-subsidi yang harganya mengikuti harga pasar internasional.
  4. Tidak detil dan akuratnya overhead cost. Kesalahan yang sering terjadi adalah selalu mengasumsi bahwa rate biaya adalah 5%. Padahal berdasarkan pengalaman menghitung biaya overhead cost, nilai rate sangat tergantung jenis dan bagaimana pekerjaan proyek dilakukan.
  5. Biaya risiko secara umum. Estimator umumnya tidak menguasai perhitungan biaya risiko / risk contigency. Dengan begitu banyaknya risiko yang terjadi di proyek terutama proyek konstruksi, sudah semestinya memiliki cost contigency akan besar.
  6. Biaya risiko kontrak. Ini adalah biaya cadangan khusus yang diperlakukan pada kontrak lump sum atau kondisi kontrak tidak balanced. Contohnya adalah lump sum dimana estimator tidak memasukkan risiko kesalahan perhitungan volume. Lalu pada kondisi kontrak yang tidak balanced, estimator jarang menghitung biaya tambahan risiko atas tidak balanced tersebut.
  7. Biaya risiko finansial. Risiko ini berupa biaya cost of money apabila terjadi kondisi cash flow yang defisit. Risiko ini terjadi jika Pemilik terlambat dalam melakukan kewajiban pembayaran kepada kontraktor. Tentu saja nilai risiko akan sangat relatif bagaimana persepsi terhadap karakter owner dalam merealisasikan pembayaran. Termasuk juga dalam kelompok risiko ini adalah risiko fluktuasi kurs jika terdapat beberapa alat atau material yang harus import.
  8. Biaya risiko sendiri asuransi / deductible. Dalam proyek selalu disyaratkan untuk mengadakan CAR sebagai wujud dari risk transfer ke pihak lain. Namun perlu diketahui bahwa dalam praktiknya, tidak segala kejadian akan ditanggung kerugiannya oleh pihak asuransi dalam CAR. Setidaknya ada risiko sendiri yang berupa deductible yang harus dihitung sebagai bagian dari risk contigency.
  9. Tidak terhitungnya biaya spesifik lokasi proyek. Termasuk dalam biaya ini adalah biaya sosial (social cost), security cost, dll. Estimator yang tidak melakukan survey secara langsung, dipastikan akan mengabaikan faktor ini.

Fluktuasi kurs yang sulit diprediksi

 

C. Faktor Lainnya

  1. Kesalahan dalam menentukan metode pelaksanaan. Kesalahan ini cukup berpengaruh dalam penentuan harga. Metode pelaksanaan yang tidak tepat atau tidak feasible akan membuat biaya akan meleset terhadap estimasi. Banyak estimator mengabaikan pentingnya faktor ini. Bayangkan jika metode pelaksanaan tidak feasible, maka biaya aktual akan sangat jauh meleset dari yang telah diperkirakan.
  2. Kurang cermat dan detilnya survey lokasi. Kesalahan ini juga sering terjadi. Sangat jarang sekali estimator menyiapkan checklist yang lengkap sebelum dilakukan site survey. Akibatnya banyak terjadi kesalahan asumsi-asumsi perhitungan biaya.
  3. Kesalahan dalam melakukan summary / penjumlahan. Kesalahan ini sebetulnya sederhana tapi sangat fatal. Kurang lebih 50% proyek yang dikerjakan, masih saja terdapat kesalahan dalam melakukan summary volume maupun total nilai suatu pekerjaan atau nilai total pekerjaan. Meleset nilai satu item pekerjaan saja, dampaknya sangat fatal. Perlu ketelitian dalam melakukan proses ini.
  4. Kesalahan dalam melakukan link file. Kesalahan ini terjadi pada perhitungan volume dan perhitungan harga satuan saat melakukan rekap perhitungan. Ini adalah kesalahan sepele namun sayangnya cukup sering terjadi. Akibatnya volume pekerjaan menjadi salah rekap dan estimasi keseluruhan menjadi keliru fatal.
  5. Tidak update dalam re-calculation saat ada perubahan design. Kesalahan ini termasuk sering terjadi mengingat saat proses design, sering terjadi perubahan design untuk penyempurnaan. Item pekerjaan yang telah dihitung sebelumnya sering luput untuk dihitung ulang ketika ada perubahan design.

 

Ketepatan metode pelaksanaan sangat mempengaruhi akurasi estimasi pada proyek ini

Informasi dalam posting ini dapat menjadi suatu lesson learned bagi para estimator agar dapat berkarya lebih baik pada proyek konstruksi. Semoga bermanfaat.

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Biaya, Manajemen Kontraktor and tagged , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>