Efficiency is Easy

Akhir-akhir ini saya cukup getol bergelut dengan efisiensi di proyek. Dua posting terakhir pun mengenai efisiensi. Bahkan kategori dalam blog saya tambahkan khusus mengenai efisiensi. Ciri-ciri bakal banyak posting mengenai efisiensi? Mudah2an…

Sudah sejak lama bidang ini saya dalami, dari efisiensi yang sifatnya sederhana hingga yang cukup kompleks dan perlu sentuhan IT seperti software SOWB (Software Optimasi Waste Besi) yang rampung pada tahun 2007. Tahun 2008 diminta perusahaan tempat saya bekerja untuk menjadi anggota tim khusus (seperti satgas) Efisiensi dengan nama Spirit ’08. Lalu dalam sebulan terakhir diminta untuk memberikan training khusus mengenai efisiensi yang judul materinya saya samakan dengan judul blog ini. Maksudnya agar memberi kesan psikologis untuk membudayakan efisiensi di proyek.

 

Pada beberapa personil proyek yang saya tanyakan mengenai efisiensi proyek, mereka mengernyitkan kening sambil memegang kepala seraya berkata “hmm, apa ya?” ada juga yang menjawab “saya dulu pernah, tapi lupa pak”, untuk yang agak antik plus jago ngeles bilang “ Kita sudah cukup efisien kok ini pak…”.

 

Apakah sulit membuat efisiensi di proyek? Rasanya tidak sama sekali, dan bahkan begitu banyak peluang untuk menciptakan efisiensi baru atau menjalankan efisiensi yang sudah pernah dilakukan. Seperti yang pernah dijelaskan pada posting sebelumnya bahwa proyek konstruksi di Indonesia cenderung lamban perkembangannya. Kesalahan berulang begitu banyak terjadi. Kerugian yang tidak perlu masih ada di sana-sini. Inilah peluang efisiensi yang sesungguhnya. Sehingga seharusnya tidak pernah ada kata “kita sudah cukup efisien”.

 

Kelemahan yang terasa mungkin pada knowledge management. Perusahaan konstruksi di Indonesia kebanyakan lemah di area ini. Knowledge pada hampir semua perusahaan konstruksi adalah empunya si pencetus, lalu jika si pencetus tidak ada lagi karena resign, pensiun atau yang lainnya, maka knowledge itu juga ikut pergi. Lalu generasi baru memulai dari nol dalam menghadapi masalah proyek. Kalaupun diserap oleh perusahaan, mungkin hanya sebagian kecil saja. Sayang sekali knowledge yang begitu mahal hilang percuma. Ini pulalah yang mendasari adanya blog ini.

 

Seiring perjalanan waktu, untuk membantu staf saya dalam usaha mencapai proyek yang efisien, saya lalu mengumpulkan item tindakan efisiensi proyek yang pernah dan yang masih menjadi ide dari beberapa referensi maupun rekaman yang ada untuk dijadikan sebagai suatu data base. Tak terasa sudah terkumpul lebih dari 200 item. Tentu saja jika ini menjadi database akan sangat bermanfaat. Proyek akan lebih efisien atau paling  tidak targetnya adalah agar proyek tidak meleset target labanya.

 

Dalam mengumpulkan item efisiensi tersebut, tanpa sadar tercetus beberapa item efisiensi tambahan. Sebagai contoh adalah sebagai berikut:

  • Ketika menuliskan SOWB yang berbasiskan optimasi waste berdimensi satu, secara otomatis saya mencetuskan Software baru yang berbasis dua dimensi yang aplikasinya pada optimasi waste pada material ACP, Kaca, Keramik, dll. Bukan tidak mungkin bisa menjadi software baru berdimensi tiga.
  • Ketika menuliskan item percepatan siklus bekisting dengan metode pembongkaran shoring, tercetus ide tentang framing beberapa main frame schafolding sekaligus untuk membuang durasi siklus bongkar pasang schafolding.
  • Ketika menuliskan item precast pelat lantai, tercetus pula precast untuk tangga
  • Ketika menuliskan sisa tulangan dipakai sebagai kaki ayam, tercetus ide kaki ayam dari sisa beton dalam mixer yang biasanya terbuang begitu saja.
  • Ketika menuliskan moveable precast access road, tercetus pula ide moveable toilet.
  • Ketika menuliskan membuat shelter pekerja agar mengurangi waktu hilang karena pulang ke barak, tercetus pula ide untuk menyediakan tempat istirahat untuk karyawan di kantor.
  • Ketika menuliskan sentralisasi pengadaan besi beton, tercetus ide tentang sentralisasi pengadaan semen yang selama ini bermasalah
  • Ketika menuliskan penggunaan kembali kertas bekas, tercetus ide untuk justru menggunakan data softcopy yang dikirim lewat jaringan intranet atau internet.
  • Ketika menuliskan penghematan tinta dengan sistem isi ulang, tercetus ide untuk menggunakan kualitas print level draft untuk penggunaan internal proyek.
  • Ketika menuliskan mess karyawan sedekat mungkin dengan kantor lapangan, tercetus ide untuk mendekatkan barak pekerja dengan lokasi proyek untuk menghemat BBM dan mengurangi waktu hilang karena perjalanan, dll.

Banyak sekali ide yang tercetus tiba-tiba ketika menuliskan item efisiensi tersebut. Entah kenapa waktu itu belum terjawab.

 

Belakang ada buku yang saya baca yaitu mengenai problem solving (a quick quide to problem solving – Mind Tools). Pada bagian Generating Alternative Solutions, dijelaskan beberapa tools yang memicu ide kreatif. Bagian ini menjelaskan bagaimana kita dapat men”generate” suatu ide berdasarkan cara-cara tertentu yang sudah diteliti dan dibahas secara ilmiah. Tak terkecuali tool Provocation, yang menjadi tool andalan Albert Enstein dalam menemukan teori relativitas.

Ada 10 tools yang dijelaskan dimana masing-masing tool memiliki karakteristik yang berbeda untuk penggunaan yang berbeda-beda pula. Namun di luar itu, pada kesimpulannya saya merasa bahwa buku tersebut telah menjawab kenapa efisiensi begitu mudah untuk dicetuskan pada saat saya menulikan item efisiensi ke dalam suatu daftar data base.

10 tools tersebut adalah reversal, SCAMPER, attribute listing-morphological analysis-matrix analysis, random input, brainstorming, concept fan, reframing matrix,  provocation,  DO IT, dan simplex. Pada posting berikutnya, saya akan menjelaskan 10 mind tools tersebut.

 

Dengan adanya 10 tools yang sudah lebih tersistem, saya sangat meyakini bahwa apabila 10 tools tersebut diinstall ke dalam pikiran tiap orang tak terkecuali pelaku proyek, maka ide-ide solusi masalah akan jauh lebih gampang tercetus termasuk ide tentang efisiensi. Jika ini terjadi, maka melaksanakan proyek yang begitu kompleks tentu akan jauh lebih mudah, lebih berkualitas, dan menghasilkan keuntungan yang lebih baik dengan cara yang lebih smart.

 

Angan-angan ini saya mulai dengan memberikan training efisiensi dengan menyertakan materi tentang 10 tools tersebut kepada personil inti proyek dari beberapa proyek sebagai tugas perusahaan. Jika semangat efisiensi + 10 tools creativity terinstall dengan baik, efisiensi akan terasa begitu mudah seperti judul posting ini “Efficiency is Easy”.

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)

 

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Biaya, Manajemen Kontraktor, Riset, Inovasi & Teknologi and tagged , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>