Maksud dan Fungsi Efisiensi Bagi Kontraktor

Efisiensi dalam pelaksanaan proyek oleh kontraktor adalah merupakan suatu keharusan dalam rangka menjaga laba yang telah ditargetkan. Eit..efisiensi sama sekali tidak boleh dipelesetkan sebagai tindakan mengurangi takaran, karena efisiensi mensyaratkan suatu output yang sesuai dengan gambar dan spesifikasi rencana.

Banyak definisi tentang efisiensi dalam penelusuran di internet. Tapi dalam posting ini saya akan berikan definisi yang lebih membumi, tentunya versi saya dengan sudut pandang kontraktor (boleh dong..).  Efisiensi adalah suatu keadaan atau ukuran perbandingan antara biaya aktual yang dikeluarkan untuk suatu pekerjaan/output/item biaya tertentu dengan biaya yang direncanakan di awal. Efisiensi ternyata adalah kata keterangan, bukan kata kerja.

Definisi efisiensi disini adalah pengembangan definisi standar tentang efisiensi. Dikarenakan merupakan perbandingan antara dua nilai (positif), maka hasilnya tentu > 1 atau < 1 (positif). Saat ini dikatakan efisiensi bila biaya aktual < biaya rencana awal atau perbandingan antara biaya aktual vs biaya rencana awal < 1. Lalu jika sebaliknya dikatakan inefisiensi.

Setelah dicermati, makna efisiensi ternyata menyempit. Seharusnya berdasarkan definisi bermakna suatu keadaan atau ukuran. Saat ini efisiensi bermakna tindakan dimana biaya aktual < biaya rencana awal. Sehingga terjadi penyempitan makna. Tapi apapun itu, rasanya tinggal kita sepakati saja bahwa jika biaya aktual < biaya target (rencana awal) berarti terjadi efisiensi, jika sebaliknya adalah inefisiensi. Semoga bisa disepakati.

Konsep efisiensi yang ingin saya pertegas dalam posting ini dan posting berikutnya adalah konsep bagaimana tindakan-tindakan dalam pelaksanaan konstruksi proyek akan menghasilkan efisiensi biaya dimana produk atau output yang dihasilkan haruslah tetap sesuai gambar rencana dan RKS yang disyaratkan dalam kontrak.

Efisiensi biaya atas tindakan-tindakan dalam konstruksi proyek diharapkan sebagai tambahan laba atau setidaknya sebagai extra cost contigency jika terjadi risiko yang tidak terduga. Menurut pengalaman mengerjakan proyek, rasanya tidak pernah ada prediksi risiko yang diperhitungkan dengan baik saat tender. Jangankan perhitungannya, item risiko pun sering diabaikan. Bahkan ada juga kontraktor yang tidak menghitung risiko sama sekali. Jawaban ngeles paling gampang dan tidak akan ada yang berani melawan adalah ”jika semua risiko diperhitungkan, kapan bisa menang tendernya?”. Saya hanya mbatin, yang ngeles belum canggih ilmu risk managementnya hehe..

Umumnya tindakan yang dilakukan pada kontraktor untuk mendapatkan efisiensi yang utama adalah mendapatkan discount harga yang paling tinggi dengan para vendor sehingga harga aktual yang diharapkan akan serendah mungkin terhadap harga rencana awal. Setelah mendapatkan discount tertinggi dengan para vendor, kontraktor seperti sudah bekerja keras mendapatkan keuntungan. Lalu tarik nafas panjang dan istirahat. Padahal pemilihan vendor dengan harga terendah (bukan harga terbaik) adalah keputusan yang seringkali keliru. Harga terendah seringkali menyimpan risiko bagi kontraktor dalam pelaksanaannya. Ini sudah sering terbukti.

Suatu kasus nyata yang tak perlu dijelaskan siapa kontraktornya. Di proyek diperlukan suatu alat berat excavator. Kontraktor sibuk mencari penjual excavator bekas yang paling murah. Tak peduli waktu pelaksanaan sudah terlambat. Ketika akan menguji excavator yang termurah (mungkin se-Indonesia), Kontraktor mendapat info bahwa ada excavator yang lebih murah lagi. Maka dibatalkanlah rencana uji coba excavator yang sudah direncakan. Kontraktor akhirnya membeli excavator yang lebih murah dari yang termurah. Efisien sekali? Ternyata tidak. Ketika alat excavator tersebut mulai digunakan di proyek, ternyata ada komponen yang perlu dibeli dulu. Beli komponen alat berat tentu perlu transport karena hanya tersedia di kota besar. Kemudian begitu dipakai beberapa saat, ada kabel yang korslet. Setelah berhasil sempat digunakan beberapa jam, tingkat konsumsi solar sangat tinggi (mungkin karena saking tua dan maintenance yang jelek). Daya tahan pemakaian hanya beberapa hari. Akhirnya kantor proyek jadi bengkel sepanjang pelaksanaan proyek. Alat tersebut setelah setahun proyek selesai tidak juga di demob walaupun personil kontraktor sudah lama tidak ada di lapangan karena pekerjaan yang sudah selesai. Efisiensi yang berubah jadi inefisiensi /risiko yang tak terlihat (hidden cost).

Berdasarkan pengalaman, kejadian hal yang terduga dalam pelaksanaan proyek berdampak pada biaya sekitar 1-5%. Jika dianggap keberhasilan mengatasi masalah (problem solving) adalah 50% (termasuk bagus), maka dampaknya menjadi 0,5 – 2,5%. Angka ini jika dihubungkan dengan Laba bersih suatu perusahaan jasa konstruksi yang berkisar 3-5%, tentu menjadi sangat riskan, sangat rawan bagi perusahaan tersebut mengalami kerugian secara korporat. Efisiensi adalah jawaban tepat agar target laba dapat tetap tercapai dan bahkan jika dilakukan secara sistematis, diharapkan dapat menambah laba perusahaan. Perlu penelitian atas data-data yang disebutkan di atas.

Posting ini merupakan buah pengalaman saya selama mengerjakan proyek, dimana pada beberapa proyek yang awalnya rugi secara biaya, berbalik menjadi untung karena tindakan efisiensi yang dilakukan secara sistematis dan konsisten. Prediksi saya, efisiensi akan menjadi senjata dalam persaingan dimasa yang akan datang. Semoga efisiensi  juga akan menjadi bermanfaat bagi para pembaca.

 

 

 

 

 

 

 

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Kontraktor, Smart Project Efficiency and tagged , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>