Bagaimana Agar Proyek Dapat Dimulai?

Begitu banyak proyek mengalami kebuntuan saat akan dimulai. Kebanyakan Project Manager dihadapkan begitu banyak hal yang menghambat proyek untuk dapat segera dimulai. Sehingga menghabiskan begitu banyak waktu tanpa melakukan apapun atau tanpa progress apapun. Lalu, bagaiama caranya agar proyek dapat dimulai?

 

Jawabannya cukup sederhana. Segera laksanakan project kick-off meeting untuk membantu mengumpulkan informasi dasar proyek. Kumpulkan pihak-pihak yang terkait. Tujuan utama meeting ini adalah untuk mendefinisikan proyek dan melakukan perencanaan tingkat tinggi yang esensial.

Beberapa agenda yang sebaiknya ada pada kick-off meeting adalah:

  • Meeting Objectives: Terkait apa yang ingin dicapai pada akhir meeting
  • Project Objectives:  Menentukan apa yang ingin diraih pada akhir proyek
  • Project Approach: Mendefinisikan komponen utama proyek, apa yang diharapkan selama proyek berjalan, metodologi spesifik apa yang harus dilakukan.
  • Deliverables: Bicarakan dan diskusikan serta dokumentasikan pencapaian apa yang diharapkan dari proyek. Sedemikian hingga tidak ada misunderstanding terhadap hal-hal yang akan dihasilkan.
  • Project Team: Menentukan struktur organisasi proyek, termasuk stakeholder utama, tenaga ahli yang diperlukan, dan lain-lain.
  • Roles & Responsibilities: Membuat aturan dan tanggung jawab pada masing-masing anggota tim
  • Change Control: Mendefinisikan proses yang akan digunakan untuk memanage perubahan terutama perubahan lingkup.
  • Communication Plan: Mendefinisikan bagaiman komunikasi proyek akan dilakukan, status laporan, frekuensi meeting, dan lainnya.
  • Risks: Identifikasi risiko utama proyek. Buatlah risk assesment sederhana pada sesi khusus meeting.
  • High-level Requirements: Sangat penting untuk mendefinisikan masing-masing persyaratan yang kemudian diberikan kode dan dinilai dalam bentuk indicator high, medium, low.
  • Timeline: Diskusikan timeline tentative untuk proyek. Yakinkan peserta untuk mengetahui timeline tersebut diperlukan untuk memvalidasi detail schedule proyek telah terselesaikan.

(sumber : www.pmhut.com)

 

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Komunikasi and tagged , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>