Teknik Mengelola Kompleksitas Proyek : Proyek Dengan Ketergantungan Waktu yang Tinggi

Deadline yang kaku sering membuat risiko proyek bertambah karena ketergantungan waktu dengan pemenuhan syarat yang lain seperti lingkup proyek, risiko, kualitas dan biaya. Kesuksesan proyek adalah apabila dapat menghasilkan produk yang memenuhi semua aspek yang diperlukan yaitu waktu yang sesuai, lebih murah, dan lebih baik. Persyaratan waktu yang tidak dapat berubah akan memberikan kerumitan tersendiri dikarenakan adanya benturan atas target-target yang lain.

 

Produk proyek haruslah memenuhi aspek waktu, mutu, dan biaya. Tak jarang proyek menghadapi situasi dimana target mutu yang tinggi dengan biaya yang mepet dan target waktu yang terlalu pendek untuk mencapai kedua target lainnya. Ini memberikan tantangan tersendiri dalam pengelolaan proyek karena jelas akan menghasilkan kerumitan yang tinggi dalam pelaksanaannya. Sebagai contoh adalah Kontraktor yang mengerjakan suatu pekerjaan rumah sakit dimana terdiri atas begitu banyak item pekerjaan yang biayanya cenderung rugi sebagai akibat dari tingkat kompetisi tender yang tinggi dan tender dilakukan dalam waktu yang singkat. Namun tetap dituntut untuk menghasilkan kualitas yang tinggi dalam waktu pelaksanaan yang tidak wajar atau tidak normal yang diakibatkan oleh batasan waktu penyerapan anggaran pada birokrasi pemerintah dan penyelenggaraan tender yang sudah terlambat. Kontraktor harus memiliki strategi khusus dalam mengerjakan proyek-proyek seperti ini.

Beberapa teknik yang dapat digunakan beserta aplikasinya di lapangan adalah sebagai berikut:

Flexible, High-Performing Team Members : Teknik ini adalah dengan membentuk tim dengan karakteristik yang memiliki performa yang tinggi yang mampu berjuang dalam rangka menembus segala rintangan yang ada atau singkatnya adalah tim yang powerfull. Tim tersebut juga memiliki fleksibilitas yang memadai dalam menghadapi berbagai masalah yang ada. Aplikasi di lapangan adalah dengan membentuk tim yang terdiri atas anggota yang memiliki keahlian yang tinggi, memiliki kemampuan komunikasi yang sesuai dalam menghadapi perubahan yang cepat karena tingginya tingkat perubahan organisasi dan strategi yang dilakukan. Tim juga harus selalu dimotivasi agar tetap semangat dalam bekerja. Tim harus dapat bergerak atau berubah secara bebas dan cepat atas perubahan prioritas proyek. Karakteristik tim ini harus dikomunikasikan kepada tim pada saat proyek dan secara rutin direview untuk menjaga kekuatan tim.

A Time-Boxed Schedule : Teknik ini akan meningkatkan tingkat urgensi yang dirasakan oleh anggota tim proyek dan menekankan agar keputusan harus dibuat secara cepat dan dengan efisien.

The Minimal Viable Solution : Teknik ini adalah dengan memberikan standart solusi yang mampu diterjemahkan dengan jelas oleh tim dan bersifat memberikan semangat kerja yang tinggi atas adanya solusi itu sendiri. Pelaksanaannya di lapangan adalah dengan menghilangkan kebiasaan memberikan gambaran yang menghanyutkan dan gambaran-gambaran lain yang tidak diperlukan.

Stage-Gate or Milestone Management : Teknik ini adalah dengan menciptakan suatu saat-saat tertentu pada tiap proses atau aspek proyek untuk dilakukan review dan check atas pekerjaan yang telah dilaksanakan dengan cara dan sistem tertentu dan parameter penilaian yang memadai untuk dilakukan langkah-langkah perubahan dalam rangka menjaga agar target proyek dapat tercapai. Bentuk aplikasinya adalah dengan membuat struktur schedule pelaksanaan dalam bentuk rangkaian milestone dengan pencapaian-pencapaian utama, dan melaksanakan kontrol pada tiap milestone yang telah dibuat.

Make The Project Critical Paths : Teknik ini adalah dengan membuat suatu jalur kritis atas rangkaian pekerjaan dalam suatu milestone tertentu. Teknik ini tidak hanya pada target schedule, tapi juga pada aspek penting proyek lainnya seperti biaya dan kualitas, serta safety. Hal ini bertujuan agar proyek fokus pada prioritas atas banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan. Bentuk aplikasinya adalah dengan membuat flow chart proses pekerjaan dan menentukan jalur kritisnya. Semua anggota tim harus mengetahui hal ini dan komitmen dalam pelaksanaannya.

 

 

Referensi : “Introduction the Project Complexity Model, A new Approach to Diagnosing and Managing Projects” by Kathleen B. Hass, PMP, Published in PM World Today – August 2007, Vol. IX, Issue VIII.

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Proyek and tagged , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>