Menilai Kompleksitas Proyek Dengan Mudah

Pada dasarnya terdapat cukup banyak cara dalam menilai kompleksitas proyek. Beberapa literatur disebutkan cara menilai kompleksitas proyek oleh Robert Joker, Pascoe, Davies, Kaimann, Johnson, dan masih ada beberapa yang lainnya. Namun tentunya dengan tetap bersandar pada prinsip kompleksitas proyek, harus dicari cara menilai yang cukup mudah agar aplicable di lapangan, terutama di Indonesia.

 

Mengelola kompleksitas proyek tak jauh berbeda dengan mengelola risiko proyek karena kompleksitas proyek pada dasarnya serupa dengan risiko proyek. Kompleksitas proyek memiliki cakupan yang lebih luas dibanding dengan risiko proyek. Hal ini ditunjukkan dalam banyak literatur bahwa risiko adalah bagian dari kompleksitas proyek itu sendiri.

Dalam proses pencarian metode menilai kompleksitas proyek, ditemukan dua pedoman yang cukup mudah karena telah berisi kriteria menilai yang lebih jelas. Dua literatur ini dicoba untuk diangkat dalam tulisan ini sebagai tambahan literatur yang pernah ditulis yakni dari Robert Joker. Dua literatur ini akan digabungkan dengan konsep saling melengkapi. Berdasarkan dua literatur tersebut, dibuatlah suatu tabel yang diharapkan akan membantu pelaku proyek dalam menilai kompleksitas proyeknya dengan mudah sebagai bagian dari proses pengelolaan kompleksitas proyek. Sebagian angka diubah untuk disesuaikan dengan kondisi di Indonesia. Misalnya nilai kontrak, waktu / schedule, dan jumlah anggota tim. Penyesuaian ini dilakukan karena memang diperlukan pendekatan yang walaupun belum memiliki dasar. Dapat saja angka-angka ini diteliti lebih lanjut.

Cara menilai kompleksitas yang disampaikan dalam tulisan ini memiliki perbedaan dengan cara menilai oleh Robert Joker. Cara yang akan disampaikan ini tidak menilai dalam bentuk scoring, tapi langsung menentukan batasan suatu kondisi parameter apakah termasuk dalam kompleksitas rendah, medium, atau tinggi.

 

Parameter Kompleksitas Rendah Kompleksitas Medium Kompleksitas Tinggi
Waktu / Schedule dan ketergantungan < 3 bulan, sederhana, Hampir tidak ada ketergantungan pada schedule 3-9 bulan, medium, Memiliki beberapa ketergantungan pada schedule > 9 bulan, kompleks, Banyak ketergantungan pada schedule
Biaya < Rp. 1 M, rendah Rp. 1 M – Rp. 20 M, medium > Rp. 20 M, tinggi
Ukuran tim < 5 orang 6 – 15 anggota tim > 15 anggota tim
Komposisi tim Semua anggota tim dari internal Beberapa anggota tim dari internal dan beberapa dari external Struktur tim kompleks
Fleksibilitas target Schedule, biaya, dan lingkup fleksibel Schedule, biaya, dan lingkup boleh naik dalam nilai yang kecil, tapi batasan benar2 kuat Deadline tetap, dan tidak dapat berubah. Schedule, biaya dan lingkup tidak ada tempat untuk fleksibel
Kejelasan masalah dan solusi Masalah dan solusi dapat dipahami dengan mudah, solusi dapat dijalankan dengan teknologi yang ada Masalah lain sulit untuk dipahami, solusi tidak jelas atau sulit untuk dijalankan Baik masalah maupun solusi sulit didefinisikan atau dipahami, solusi sulit untuk dijalankan.
Kestabilan persyaratan Persyaratan dipahami, jelas dan stabil atau tetap Persyaratan dipahami, tapi diharapkan untuk berubah Persyaratan tidak dipahami dan sebagian besar tidak terdefinisi
Implikasi politis penting yang strategis, 

Tingkat jumlah stakeholder

Tidak ada implikasi politis Beberapa misi langsung berdampak, implikasi politis minor, kelompok stakeholder 2-3 kelompok Berdampak pada misi inti dan implikasi politis besar, terlihat pada level organisasi tertinggi, kelompok stakeholder yang banyak dengan ekspektasi yang bersebrangan
Tingkat perubahan Mempengaruhi satu unit bisnis Mempengaruhi sejumlah / beberapa unit bisnis Perubahan organisasional berskala besar yg mempengaruhi perusahaan, mengubah organisasi.
Teknologi, teknik, dan prosedur Telah diuji, telah diketahui Beberapa belum diuji atau belum diketahui Belum diuji dan belum diketahui sama sekali

Pedoman dalam menentukan apakah proyek berada pada kompleksitas tinggi, medium, atau rendah berdasarkan hasil penilaian dengan menggunakan kriteria di atas adalah:

Kompleksitas Tinggi : Tingkat perubahan berdampak berskala besar bagi perusahaan, Masalah dan solusinya sulit didefinisikan dan sulit dipahami, solusi sulit untuk dijalankan, dan akan menggunakan teknologi yang belum tersedia, atau empat atau lebih parameter berada pada kriteria kompleksitas tinggi.

Kompleksitas Medium : Empat atau lebih parameter berada pada kriteria kompleksitas medium, Atau jika satu parameter berada pada kriteria kompleksitas tinggi dengan tiga kriteria kompleksitas medium

Kompleksitas Rendah : Jika tidak merupakan kombinasi atas kriteria dua kompleksitas di tas

Agar dapat lebih mudah untuk dipahami, berikut disampaikan suatu contoh proyek yang riel terjadi di lapangan yang didiskripsikan kondisinya berdasarkan parameter kompleksitas di atas untuk dinilai apakah termasuk kompeksitas rendah, sedang, dan tinggi dalam bentuk tabel.

 

Parameter dan Penjelasan Kondisi

Kompleksitas

Parameter Penjelasan Kondisi Rendah Medium Tinggi
Waktu / Schedule dan ketergantungan Waktu pelaksanaan 7 bulan, terdiri atas lebih dari 10 item pekerjaan yang memiliki hubungan ketergantungan yang banyak
Biaya Nilai Kontrak Rp. 30 M
Ukuran tim 20 orang
Komposisi tim Sebagian dari internal, sebagaian dari luar
Fleksibilitas target Schedule, biaya, dan lingkup boleh berubah dalam batasan kecil
Kejelasan masalah dan solusi Ada beberapa masalah yang belum jelas termasuk solusi pelaksanaannya
Kestabilan persyaratan Spesifikasi sebagian membingungkan / ambiguitas dan kemungkinan berubah
Implikasi politis penting yang strategis, 

Tingkat jumlah stakeholder

Ada dampak politis, kelompok stakeholder setidaknya ada 6 kelompok (Owner, Perencana, Pengawas, Vendor, Tim proyek, Manajemen perusahaan)
Tingkat perubahan Melibatkan beberapa unit bisnis di perusahaan
Teknologi, teknik, dan prosedur Teknik pelaksanaan biasa, telah sering dilaksanakan

Dari hasil penilaian dalam bentuk tabel di atas terlihat bahwa proyek memiliki dua kriteria kompleksitas tinggi dengan lebih dari tiga kriteria medium. Proyek ini dapat dinilai memiliki kompleksitas sedang / medium. Tabel pemetaan kompleksitas proyek di atas juga menunjukkan suatu prioritas bagi project manager untuk fokus terhadap biaya dan organisasi tim. Project manager harus membuat strategi khusus untuk mengatasi aspek kompleksitas tinggi di proyeknya sedemikian hingga proyek managable.

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Proyek and tagged , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>